淺議事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

袁亮

【摘 要】 隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案信息化的迅速發(fā)展，其重要性是不言而喻的。在事業(yè)單位檔案管理中存在的問題也逐漸顯露出來。這些問題影響了真實性、準確性和可持續(xù)性檔案。該機構(gòu)不僅需要相關(guān)人員的工作積極的內(nèi)部檔案管理，還需要通過有效的管理措施，加強對檔案的管理，也不能從先進的硬件和設(shè)備分離，和三將促進制度的檔案管理。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位；檔案管理；問題及對策

按目前情況來看，事業(yè)單位檔案管理方面的現(xiàn)狀并不十分樂觀，仍存在著一定的問題。而這些問題在檔案管理過程中會造成很多麻煩，不利于檔案的管理。準確有效的管理檔案，對事業(yè)單位有很大的幫助。例如管理人事檔案時，做到有序清晰能夠幫助單位選取到優(yōu)秀的人才，并合理分配和使用人才，人才在事業(yè)單位中占據(jù)著核心地位，由此可見檔案管理的重要性。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題 1.1 檔案管理人員不足且管理水平不高

檔案管理其實是一份極其考驗人的耐性的工作，工作過程瑣碎，工作內(nèi)容繁多，在管理時還需要足夠的細心。同時，大部分的檔案管理工作都被認為沒有技術(shù)含量，不需要高知識高水平的人來完成，因此一般情況下都是由單位基層員工負責。而單位的基層員工未專業(yè)學習相關(guān)管理知識，缺乏經(jīng)驗提高業(yè)務(wù)水平，提高業(yè)務(wù)技能，要培養(yǎng)既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，全面推進事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展。完善檔案管理人員待遇，建立人事檔案管理人才機制。實現(xiàn)政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)是必要的，管理人員的素質(zhì)水平和專業(yè)技能是決定政府機關(guān)檔案管理是否成功的關(guān)鍵。此外，檔案管理人員素質(zhì)低下是當前機關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)狀，但沒有真正認識到自身綜合素質(zhì)的重要意義。檔案管理缺乏與常規(guī)學習有關(guān)的管理知識，缺乏管理經(jīng)驗的總結(jié)，降低了事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案管理人員的職業(yè)認同度不高，工作不積極。

1.2 各項制度的制定不合理

在事業(yè)單位檔案管理中，管理體制的建立需要特別注意。完善的管理制度可以大大提高檔案管理人員的工作效率，使檔案管理有序、簡潔。制定人事檔案管理制度時，要嚴格遵守有關(guān)法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)章制度。在法律方面，我國已經(jīng)頒布了一些關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的法律法規(guī)，在人事檔案管理的法律規(guī)范和監(jiān)督方面還存在一些問題。規(guī)范、有序、簡明的人事檔案管理工作，可以提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率，對事業(yè)單位的嚴格管理應(yīng)在制度上進行，并要具體實施。許多高層次的機構(gòu)都抱著檔案管理的理念：檔案管理工作主要是說，做是次要的，而忙是最不必要的。這種情況的出現(xiàn)，主要是由于事業(yè)單位檔案管理制度不健全所致。標準化、條理化、簡明化要求在會議中只強調(diào)口頭，而不是在管理系統(tǒng)中，更不用說具體實施。由于在檔案工作中缺乏對管理制度的重視，使得檔案管理人員在檔案收集整理、流轉(zhuǎn)和保管上缺乏規(guī)范性和嚴密性。

1.3 硬件設(shè)備配備不齊全

大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，信息鋪天蓋地的奔涌而來，所需要的基礎(chǔ)設(shè)備卻難以保證。很多單位內(nèi)經(jīng)費上難以保證，缺乏信息化管理檔案設(shè)備，仍采用手工檔案為主，信息化水平仍舊比較低。計算機檔案停留在基本信息的記錄上，手工操作的文件檔案管理方法已不適合當前的檔案信息化管理需求。在檔案管理工作中，對出現(xiàn)的檔案損壞或丟失的現(xiàn)象要及時修復(fù)備份，要與原始檔案進行對比修復(fù)，要保證檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，這些都是采用信息化管理才能更好的發(fā)展。單位高層對檔案管理的態(tài)度決定人事檔案經(jīng)費是否充足，決定信息化管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)備能否安排到位。檔案信息化管理有利于檔案管理工作的進行及查閱檔案資料，能極大提高檔案管理人員的工作效率。

2 事業(yè)單位檔案管理的對策

2.1 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作的主要參與者還是工作人員，工作人員的綜合素質(zhì)在管理工作中起到關(guān)鍵性的作用。在選取工作人員的時候，職業(yè)素質(zhì)是第一要求，要保證人才隊伍素質(zhì)的重要基礎(chǔ)，保持平穩(wěn)的心態(tài)不要心煩氣躁。需要通過必要手段引進專業(yè)人才，全面考察了解、正確評價人才和使用人才。同時，還要加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，為事業(yè)單位培養(yǎng)出出更多更優(yōu)秀的人才。每隔一段時間，需要對 全面推進事業(yè)單位發(fā)展。完善檔案管理人員待遇，建立人事檔案管理人才機制。實現(xiàn)政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)是必要的。管理人員的素質(zhì)水平和專業(yè)技能是決定政府機關(guān)檔案管理是否成功的關(guān)鍵。結(jié)合檔案管理的重要性，提高政府檔案管理的效率和質(zhì)量。事檔案管理存在許多問題，使我們的工作更加懶散。對于事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，管理者的認知偏差和低質(zhì)量水平是影響檔案管理質(zhì)量和效率的主要因素。檔案管理人員認為工作是一個復(fù)雜而復(fù)雜的工作范疇，使人們的注意力逐漸喪失，而不是談?wù)摴ぷ鞯姆e極性，這就導致了檔案管理工作中的許多疏漏和問題。另外，檔案管理人員素質(zhì)低是機關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)狀，但沒有真正認識到綜合素質(zhì)的重要性。檔案管理缺乏與常規(guī)學習有關(guān)的管理知識，缺乏管理經(jīng)驗的總結(jié)，降低了事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.2 完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

為更好地管理檔案工作打下了良好的基礎(chǔ)。通過制定檔案管理機制，規(guī)范人事檔案管理，法規(guī)的規(guī)定，建立內(nèi)部控制和責任追究制度，加強人事檔案管理人員的責任和法律意識，規(guī)范人事檔案管理，使檔案管理的現(xiàn)狀是更好的改進。 2.3 加強信息管理人事檔案

檔案信息化的發(fā)展也很迅速，在職業(yè)生涯的檔案管理，檔案管理信息化也越來越苛刻，極大地提高了人們的工作效率。當前的文件管理方法不再適用于當前的信息管理需要的檔案。作為當前檔案分類和編目標準停留在原始的手工操作的很難適應(yīng)新形勢下的人事檔案信息管理的要求。

3 結(jié)論

檔案工作是事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展中最重要的組成部分。在實際的檔案管理，有必要建立標準文件機制，明確工作內(nèi)容和文件的工作，使機構(gòu)和機構(gòu)的發(fā)展提供服務(wù)，建立檔案管理的氛圍，加強管理人員的培訓等，以促進政府和公共機構(gòu)的穩(wěn)定發(fā)展，我們應(yīng)該盡量減少設(shè)備資源和人力資源輸出。對人事檔案管理的有效發(fā)展提供各高校選拔人才的幫助，開展專業(yè)對口，突出各崗位能力的優(yōu)秀人才。

參考文獻：

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