淺析事業(yè)單位檔案管理工作的方法

王玉墁

【摘 要】 事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)在社會(huì)的影響力越來(lái)越大，它的快速發(fā)展與它科學(xué)合理的檔案管理分不開(kāi)。電子信息時(shí)代的來(lái)臨，使信息變得越來(lái)越重要，人們對(duì)信息也越來(lái)越依賴了，檔案的管理也變得很重要。但目前社會(huì)上很多的事業(yè)單位都不重視檔案管理，缺乏專業(yè)的管理人才，亦缺乏完整的管理體系，沒(méi)有先進(jìn)的設(shè)備，導(dǎo)致事業(yè)單位的發(fā)展緩慢。為了更好地推動(dòng)事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展，理應(yīng)采取科學(xué)合理且符合事業(yè)單位本身特點(diǎn)的管理模式來(lái)促進(jìn)其發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位；檔案管理；方法

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)和完善，社會(huì)的經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也被逐漸的重視起來(lái)。在信息時(shí)代的今天，傳統(tǒng)過(guò)時(shí)的事業(yè)單位檔案管理模式及方法并不適用于不斷發(fā)展著的現(xiàn)代社會(huì)的需要。本文在據(jù)實(shí)分析事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上提出了事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，并對(duì)提出了有效可行的方法。

1 現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作未得到足夠重視

檔案管理工作與事業(yè)單位管理能力的高低有很大聯(lián)系。檔案管理中的主要內(nèi)容包括有相關(guān)單位中各個(gè)員工的個(gè)人信息資料和單位發(fā)展歷程中的各種信息材料記錄，是對(duì)單位進(jìn)行集中系統(tǒng)的管理，可以給事業(yè)單位的后期檔案管理工作提供準(zhǔn)確詳細(xì)的參考數(shù)據(jù)，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位真實(shí)的管理水平得出合理客觀的評(píng)價(jià)，并制定出切合實(shí)際的有利于單位發(fā)展的決策，來(lái)提高事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)其持續(xù)發(fā)展。然而現(xiàn)階段的事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，使檔案管理工作變得流于形式，沒(méi)有起到其真正的作用，檔案管理工作的質(zhì)量很難得到提高。正式因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，從事檔案整理人員專業(yè)水平不高。檔案收集工作較為草率，收集到的數(shù)據(jù)可能不夠全面詳細(xì)，收集到的資料檔案也僅僅是做了簡(jiǎn)單的整理，沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行進(jìn)一步的系統(tǒng)的分類整理。這樣不完善的檔案整理流程不能發(fā)揮檔案管理真正的作用，在后續(xù)的調(diào)取研究時(shí)會(huì)有了困難，很難保證檔案管理工作的連續(xù)性。

1.2 事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理缺乏專業(yè)型人才

事業(yè)單位唯有任用專業(yè)性的發(fā)展型人才才能保證檔案管理工作的系統(tǒng)性進(jìn)行，才能使事業(yè)單位順利健康的發(fā)展，擁有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。但是檔案管理的工作長(zhǎng)期以來(lái)未受到人們的重視，多數(shù)人認(rèn)為檔案管理的工作薪酬較低，沒(méi)有什么前途，因而導(dǎo)致事業(yè)單位里專業(yè)性的檔案管理人才并非專門(mén)從事檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，大多事業(yè)單位更是沒(méi)有設(shè)置專業(yè)的檔案管理部門(mén)，例如部分企業(yè)中的管理工作僅是由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)來(lái)完成的。

1.3 事業(yè)單位用于檔案管理的設(shè)備落后

檔案管理工作的不受重視使得其可申請(qǐng)使用的資金有限，不能隨著時(shí)代的不斷更新發(fā)展來(lái)購(gòu)買更先進(jìn)、功能更全面的機(jī)器，使得檔案管理的軟件硬件條件不能得到保障。很多事業(yè)單位的設(shè)備硬件僅僅是電腦、打印機(jī)的基礎(chǔ)機(jī)器，用傳統(tǒng)的紙質(zhì)來(lái)記載保存相關(guān)的檔案資料。也有一部分注重檔案管理工作的事業(yè)單位已經(jīng)建立了完善的檔案管理系統(tǒng)和檔案存儲(chǔ)室，但因?yàn)闄n案管理專業(yè)人士的缺乏以及對(duì)其不夠重視的敷衍了事的態(tài)度，使這些先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際工作中無(wú)法體現(xiàn)其真正的作用。而這些完好全新的硬件設(shè)施經(jīng)長(zhǎng)時(shí)間的放置不使用會(huì)不斷老化，并在社會(huì)前進(jìn)更新的過(guò)程中被逐漸淘汰。且很多單位不會(huì)為檔案的存放專門(mén)設(shè)立獨(dú)立封閉的環(huán)境，更不會(huì)時(shí)刻對(duì)資料進(jìn)行匯總和檢查。諸多因素很容易使紙質(zhì)檔案在整理存放的過(guò)程中受到損壞，使收集到的信息材料變得不完整，影響后續(xù)工作的調(diào)查使用。

2 有效加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的方法措施

2.1 加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)的重要性

檔案管理作為事業(yè)單位快速發(fā)展的基礎(chǔ)和根本，或許不能直接為事業(yè)單位帶來(lái)利益，但對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)確是至關(guān)重要、不能缺少的。因此加強(qiáng)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職員對(duì)檔案管理工作事業(yè)的高度重視是首要的任務(wù)。在加大對(duì)檔案管理工作的重視力度，不斷提高檔案管理的重要意識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)及法律法規(guī)的不斷學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中創(chuàng)造出一套科學(xué)合理的檔案管理方案。同時(shí)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子也應(yīng)該注意對(duì)檔案管理工作宣傳力度的加強(qiáng)，強(qiáng)化相關(guān)工作人員對(duì)檔案規(guī)范化管理重要性的意識(shí)，可以制定獎(jiǎng)罰分明的制度來(lái)引導(dǎo)工作人員，定期舉行評(píng)比評(píng)優(yōu)的活動(dòng)，以調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情。

2.2 培養(yǎng)新時(shí)代的、高職業(yè)素養(yǎng)的人才

時(shí)代在不斷發(fā)展，事業(yè)單位也在不斷增多，檔案管理專業(yè)的人才的需求量亦在增加。但檔案管理以前的不受重視使得學(xué)習(xí)檔案管理的人很少，造成了專業(yè)型人才的缺乏，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展。為解決專業(yè)性技術(shù)人才的缺失，應(yīng)先改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理工作的傳統(tǒng)印象，更新他們的思想，廣泛的宣傳檔案管理工作的重要性和就業(yè)前景，引導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)這方面的知識(shí)。更要注意這方面專業(yè)課程的科學(xué)性和實(shí)用性，可以切實(shí)培養(yǎng)學(xué)生參加工作的能力。

2.3 配套現(xiàn)代化設(shè)備，改善檔案管理環(huán)境

現(xiàn)代化進(jìn)程下，電子信息技術(shù)不斷更新發(fā)展，計(jì)算機(jī)也越來(lái)越普及，新技術(shù)和新設(shè)備也已經(jīng)應(yīng)用到了檔案管理的工作中?，F(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備可以用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行保存、分類等操作，可以對(duì)繁雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行更清晰更有條理的歸檔，系統(tǒng)的給單位決策人員提供更全面的信息，提高檔案的管理效率。因此先進(jìn)的硬件對(duì)事業(yè)單位檔案管理的高效率開(kāi)展有著重要意義。電子信息庫(kù)的建立可以使信息資料的儲(chǔ)存有傳統(tǒng)紙質(zhì)改為計(jì)算機(jī)線上的保存整理。越來(lái)越先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)允許人們利用計(jì)算機(jī)建立檔案的共享平臺(tái)，可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案資料進(jìn)行整理查詢和利用。檔案資料亦可用文字、影音、圖像或視頻等多種形式進(jìn)行儲(chǔ)存，使檔案信息變得更加清晰形象，簡(jiǎn)單易懂。這少不了檔案管理部門(mén)對(duì)一些必要的先進(jìn)的檔案管理設(shè)備進(jìn)行資金投入，及時(shí)更新技術(shù)和設(shè)備，改善儲(chǔ)存環(huán)境，促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化，以提升工作的質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案整理工作是事業(yè)單位一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。目前事業(yè)單位的檔案管理工作的改革力度在不斷加強(qiáng)，且在改革過(guò)程中面臨著不同程度的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，一些本質(zhì)問(wèn)題也暴露了出來(lái)。因此，我們應(yīng)該完善規(guī)范歸檔的范圍，加強(qiáng)對(duì)歸檔文件的整理，建立健全的檔案管理制度等方式，并利用互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)等新的科學(xué)技術(shù)，用開(kāi)創(chuàng)性思維和方來(lái)不斷完善檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效開(kāi)展，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

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