建立中國特色的商業(yè)性文件中心的路徑探析

摘 要：從20 世紀(jì)90年代初開始，我國一些檔案部門根據(jù)自身的工作性質(zhì)，充分發(fā)揮自身在人員、技術(shù)、設(shè)備等方面的優(yōu)勢，陸續(xù)建立了商業(yè)性文件中心，開展檔案文件中心。從沈陽市1992 年6 月成立了全國第一個商業(yè)性文件中心——沈陽市檔案信息開發(fā)服務(wù)中心以來，浙江、上海、廣東等全國各地的商業(yè)性文件中心相繼成立。其發(fā)展趨勢呈現(xiàn)出了多元化、多功能化、市場化、規(guī)范化的特點，成為檔案事業(yè)發(fā)展的一支不可或缺的重要力量。

關(guān)鍵詞：中國特色 商業(yè)性文件中心 檔案服務(wù)

1 我國現(xiàn)階段商業(yè)性文件中心的現(xiàn)狀分析

目前全國商業(yè)性文件中心主要有以下幾種類型：（1）檔案事務(wù)所。是早期商業(yè)性文件中心的形式之一，主要從事檔案整理、檔案技術(shù)開發(fā)、服務(wù)及開發(fā)產(chǎn)品的銷售等活動。以浙江省檔案局創(chuàng)辦的檔案事務(wù)所為代表。（2）檔案咨詢服務(wù)中心。包括檔案整理咨詢，檔案工作目標(biāo)管理考評咨詢，有關(guān)工程方面檔案問題的咨詢以及檔案管理現(xiàn)代化方面的咨詢等。（3）檔案寄存服務(wù)中心。主要是接受寄存保管不屬于各級國家綜合檔案館接收范圍的單位和個人的檔案資料，以及一些破產(chǎn)企業(yè)的檔案，并提供檔案的鑒定、檢索工具的編制、縮微、數(shù)字化等方面的工作。以深圳市檔案局為代表。（4）檔案管理技術(shù)服務(wù)中心。主要是利用館藏的技術(shù)、設(shè)備等對外開展服務(wù)。如利用縮微設(shè)備對有關(guān)單位和個人的檔案進行縮微品制作，對外提供有償?shù)臋n案消毒殺蟲，對外提供修裱服務(wù)等。

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，商業(yè)性文件中心在我國各地紛紛建立，發(fā)展十分迅速，商業(yè)性文件中心勢必在未來的檔案事業(yè)發(fā)展中將引領(lǐng)發(fā)展潮流。然而當(dāng)前商業(yè)性文件中心尚處于發(fā)展時期，仍存在的許多問題，結(jié)合現(xiàn)階段我國商業(yè)性文件中心發(fā)展形勢，可以看出，制約商業(yè)性文件中心發(fā)展的原因有以下幾點：

第一，職責(zé)不明確，致使商業(yè)性文件中心關(guān)系不協(xié)調(diào)。在我國，商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生往往是由政府批準(zhǔn)，且業(yè)務(wù)范圍是由檔案行政管理部門的原有職能中分離出來的，這就導(dǎo)致了商業(yè)性文件中心對于檔案行政管理部門的依附性很強，致使職責(zé)不清。

第二，觀念守舊，導(dǎo)致商業(yè)性文件中心發(fā)展緩慢。一方面，社會組織和群體對商業(yè)性文件中心的安全性和保密性提出質(zhì)疑，同時對商業(yè)性文件中心的作用和職能沒有了解很好，從而導(dǎo)致商業(yè)性文件中心營業(yè)量甚少。另一方面，商業(yè)性文件中心本身人員不明確自身的工作職責(zé)，他們大多臨時接手文件中心的工作，對前景沒有明確規(guī)劃。

第三，人才缺乏，人員素質(zhì)不高，導(dǎo)致商業(yè)性文件中心的服務(wù)與競爭能力偏低，擴展革新停滯不前。一是由于商業(yè)性文件中心的從業(yè)人員大多數(shù)是從事檔案行政管理部門工作人員或者是檔案館的退休人員、下崗人員。二是由于隨著經(jīng)濟全球化和我國經(jīng)濟的持續(xù)增長，新興的行業(yè)越來越多，專業(yè)分工越來越細，相應(yīng)地對商業(yè)性文件中心的業(yè)務(wù)能力、服務(wù)水平和專業(yè)要求也越來越高。

2 國外的商業(yè)性文件中心的現(xiàn)狀分析

國外商業(yè)性文件中心及其行業(yè)正發(fā)生著歷史性的變化：

（1）其組織形式已經(jīng)由兼營式文件管理機構(gòu)發(fā)展為專營式文件管理機構(gòu)。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)記錄，這類機構(gòu)已占文件管理機構(gòu)總數(shù)的95%。

（2）其行業(yè)布局已經(jīng)由星羅棋布式的小型文件管理機構(gòu)發(fā)展為以大型文件管理機構(gòu)為主導(dǎo)，小型文件管理機構(gòu)為補充的行業(yè)格局。

（3）其經(jīng)營規(guī)模正在由單個的文件管理公司向國內(nèi)連鎖和跨國經(jīng)營的方向發(fā)展。如IR0N M0UNTAIN公司在全球擁有600多個分支機構(gòu)；首先打入中國的“第一國際美國”公司已在本土、瑞士和中國開辦了9家分公司，并著手向北京、廣州地等拓展。

（4）其業(yè)務(wù)范圍已經(jīng)由單純的文件保管、文件檢索、文件遞送和安全銷毀等簡單服務(wù)，發(fā)展為在此基礎(chǔ)上向客戶提供檔案業(yè)務(wù)咨詢、風(fēng)險管理、特藏與專門文件管理、開業(yè)咨詢與銷售、編制專題索引等綜合性服務(wù)或特色服務(wù)。

（5）其管理手段正在由作坊式、手工操作為主向人機對話、數(shù)字掃描、網(wǎng)絡(luò)傳輸為主的方向發(fā)展。這一方面的發(fā)展甚至比政府文件中心還迅速。

3 構(gòu)建我國特色商業(yè)性文件中心的途徑

通過以上對于我國和國外商業(yè)性文件中心的現(xiàn)狀的分析，不能看出，在構(gòu)建我國特色商業(yè)性文件中的道路上，我們需要改進和發(fā)展的方面還有很多，而且國外的一些先進經(jīng)驗也非常值得我們借鑒。這就需要我們根據(jù)自身的特點，傳承自有優(yōu)勢，汲取國外成功經(jīng)驗，發(fā)展具有中國特色的商業(yè)性文件中心。

首先，要明確商業(yè)性文件中心的基本職能。檔案行政管理部門原則上只對文件中心及其從業(yè)人員的資格進行審查把關(guān)，而不直接參與或干涉文件中心的具體業(yè)務(wù)和經(jīng)營。當(dāng)然，在業(yè)務(wù)上文件中心應(yīng)接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。同時，商業(yè)性文件中心要真正與檔案行政管理部門脫鉤，從業(yè)人員也應(yīng)從檔案行政管理部門分流或向社會公開招聘，使商業(yè)性文件中心真正成為獨立核算、自負盈虧的法人主體。如果這一基本職能得到充分保證，那么，商業(yè)性文件中心就有了廣闊的發(fā)展空間。

其次，要把握商業(yè)性文件中心的咨詢服務(wù)的功能。咨詢業(yè)是當(dāng)今信息時代最具發(fā)展?jié)摿颓巴镜姆?wù)產(chǎn)業(yè)，檔案作為一種非常具備實效的信息，更應(yīng)該對其進行研發(fā)和向社會、組織和個人提供咨詢。商業(yè)性文件中心可以借鑒相關(guān)的咨詢公司及機構(gòu)的經(jīng)驗，為社會、組織、個人和企業(yè)提供相關(guān)咨詢。針對不同的咨詢方向，商業(yè)性文件中心應(yīng)采取不同的策略。

再次，充實商業(yè)性文件中心人才。商業(yè)性文件中心發(fā)展的瓶頸是人才缺乏，因此，當(dāng)務(wù)之急是引進和培養(yǎng)專業(yè)人才。商業(yè)性文件中心需要的專業(yè)人才是新型專業(yè)人才，他們不再是單純只懂檔案管理的專業(yè)人員。除了檔案管理專業(yè)知識之外，還需要有商業(yè)頭腦和服務(wù)意識，創(chuàng)新意識并掌握相應(yīng)的電腦技術(shù)?，F(xiàn)行電子文件越來越多，計算機操作在檔案管理中的作用越來越重要，這要求引進更多的計算機技術(shù)人員。

同時，商業(yè)性文件中心應(yīng)該主動擴大業(yè)務(wù)范圍。除了傳統(tǒng)的為企業(yè)和組織提供檔案專業(yè)服務(wù)和咨詢之外，商業(yè)性文件中心應(yīng)該擴大視野，涉獵相關(guān)的領(lǐng)域，擴大業(yè)務(wù)。社區(qū)檔案是一種重要的新興檔案，現(xiàn)在社會的發(fā)展，城市中主要以社區(qū)為單位進行建設(shè)和管理。商業(yè)性文件中心應(yīng)該不失時機地介入這一領(lǐng)域，接管社區(qū)檔案，這樣既節(jié)省了開支又形成社區(qū)的自身檔案管理。

最后，商業(yè)性文件中心應(yīng)引進先進的管理機制和經(jīng)營機制。商業(yè)性文件中心可以借鑒其他行業(yè)的文件中心機構(gòu)和事務(wù)所的成功經(jīng)驗，引進他們的運行機制，并結(jié)合自身的特殊情況，進行機制革新。此外，商業(yè)性文件中心應(yīng)該伺機做大，形成規(guī)模，建立具有一定競爭力和實力的公司實體應(yīng)對市場和相關(guān)行業(yè)的競爭，使商業(yè)性文件中心工作健康發(fā)展。。

5 結(jié)語

在構(gòu)建我國特色的商業(yè)性文件中心的道路上，還需要走很長的一段路，才能使其不斷的發(fā)展與完善， 但隨著社會關(guān)注度的提高，檔案事業(yè)法規(guī)體系的不斷健全和完善，政府部門職能的轉(zhuǎn)化，我們一定能建立起真正的遵紀(jì)守法、規(guī)范經(jīng)營、誠實守信、政企分開、權(quán)責(zé)明晰、獨立經(jīng)營、自負盈虧、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的商業(yè)性文件中心。

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[3] 陸陽.歐美國家商業(yè)性文件管理研究初探[J].檔案學(xué)通訊，2005.

作者簡介：劉青，出生年月：1987年4月，性別：女，民族：漢族，籍貫（精確到市）：天津市，當(dāng)前職務(wù)：天津市東正房屋拆遷服務(wù)中心辦公室副部長（主持工作），當(dāng)前職稱：檔案管理助理館員，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：檔案學(xué)。