提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

于民

摘要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展進(jìn)步以經(jīng)濟體制的深化改革，事業(yè)單位也必須進(jìn)行檔案管理的深化改革，跟上時代發(fā)展的腳步。對于事業(yè)單位來講，檔案管理對其未來的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，現(xiàn)在很多事業(yè)單位都選擇投入了大量的資源進(jìn)行檔案管理。然而，事業(yè)單位里面的檔案不但種類復(fù)雜，而且數(shù)量眾多，雖然應(yīng)用信息化技術(shù)能夠有效解決這些情況，更是可以更加簡單的完成檔案管理工作，但是依舊有很多問題存在。鑒于這種情況，本文主要對當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方面存在的問題進(jìn)行了深入的分析探討，并以此為基礎(chǔ)提出了幾點解決建議，希望通過本文的研究可以為事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程的推進(jìn)起到一定的指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法策略

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)在我們國家已經(jīng)完全進(jìn)入了信息時代，信息技術(shù)對事業(yè)單位的檔案管理的影響也越來越大?，F(xiàn)在很多事業(yè)單位都引入了信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，并且還獲得了十分優(yōu)秀的成績。然而，在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，經(jīng)常會有一些問題出現(xiàn)，這種情況也使事業(yè)單位的檔案信息化進(jìn)程建設(shè)受到了比較大的影響。因此，本文展開提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法策略的研究分析有著重要的現(xiàn)實意義。

一、當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

（一）我國事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理的信息化建設(shè)不夠重視

現(xiàn)在，我們國家的事業(yè)單位很多領(lǐng)導(dǎo)人員都缺乏對于檔案管理信息化建設(shè)的重視，這種情況造成的最直接影響就是信息化檔案管理有很多的漏洞存在，甚至在很多領(lǐng)導(dǎo)人員眼中事業(yè)單位的最重要的任務(wù)就是為了培養(yǎng)以及引進(jìn)人才，而檔案管理僅僅是一項附屬工作，和事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展根本沒有什么關(guān)系，而檔案管理應(yīng)該是由專門的部門以及工作人員負(fù)責(zé)的，也完全沒有意識到這項工作和其余部門員工之間存在的重要聯(lián)系。事實上，事業(yè)單位所有員工的利益都和檔案管理有著密不可分的聯(lián)系，甚至?xí)刮覀儑业慕?jīng)濟發(fā)展以及社會建設(shè)都受到了比較大的影響，也正是因為這種原因，我們國家事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員必須提升對于檔案管理工作的重視程度，從而為我們國家的發(fā)展創(chuàng)造更大的價值，進(jìn)而為自身的工作人員提供更大的利益。

（二）我國事業(yè)單位的檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

現(xiàn)在，我們國家事業(yè)單位的檔案管理工作效率之所以難以得到有效提高，主要原因之一就是負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)性，相對來講不夠?qū)I(yè)?，F(xiàn)在很多事業(yè)單位中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員都沒有接受過相應(yīng)的培訓(xùn)，同時很多工作人員的都已經(jīng)上了歲數(shù)，其接受新鮮事物的能力也比較差，在進(jìn)行信息化建設(shè)培訓(xùn)的時候是不符合崗位的實際發(fā)展需要。同時內(nèi)部的相關(guān)管理人員也缺乏對這方面工作的重視，這種情況也就使檔案管理人員的工作態(tài)度存在問題，在進(jìn)行工作的時候不夠嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，也缺乏相應(yīng)的責(zé)任心與耐心，這個時候也就造成了管理人員沒有辦法以最快的速度最及時的完成檔案管理漏洞的彌補工作，其對事業(yè)單位的影響也變得越來越小。所以，事業(yè)單位要想切實的完成信息化的檔案管理建設(shè)工作，首先要完成的任務(wù)就是要對檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)，同時引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才，從而為檔案管理工作的信息化發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量，為相關(guān)工作的建設(shè)提供更優(yōu)秀的人才保障。

（三）我國事業(yè)單位的檔案管理信息化程度還有比較大的缺陷存在

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到了方方面面，很多事情都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化。然而，現(xiàn)在我們國家的事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時候，其信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的程度還比較落后，仍然還有一些事業(yè)單位的檔案都是紙質(zhì)的，但是，紙質(zhì)檔案相對比較還是有比較大的問題存在，像是如果碰到潮濕的天氣情況，事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案很容易出現(xiàn)返潮的情況，導(dǎo)致破損的情況出現(xiàn)，尤其是一旦有破損的情況發(fā)生，也比較難以修復(fù)，非常容易導(dǎo)致重要信息的遺失。除此之外，紙質(zhì)檔案也不利于相關(guān)人員進(jìn)行資料的查詢。所以，事業(yè)單位應(yīng)該打破傳統(tǒng)觀念的限制于藩籬，引入信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，這樣不單單可以更加相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息的使用與查詢，而且也可以使自身的檔案信息安全得到更有效地保障。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）建立事業(yè)單位檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)在，通過對事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)過程進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，必須對其標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行更進(jìn)一步的健全完善，必須根據(jù)實際情況進(jìn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的建立，才可以使檔案管理的信息化得到更進(jìn)一步的提升。但是作為事業(yè)單位必須設(shè)置的一個合適的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相關(guān)工作，根據(jù)目前的實際情況來看，很難在管理過程中實現(xiàn)發(fā)展的合理，要想有效地解決這些問題，必須從以下角度入手將檔案管理信息化的作用充分的發(fā)揮出來：第一，對目前統(tǒng)一的信息化檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，一定要制定一個更加適應(yīng)發(fā)展的需要，才可以規(guī)范化的完成錄入工作，并對文字標(biāo)識、格式方法以及錄入原則等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一衡量。并在這個時候，也應(yīng)該同時完成提取檔案的檢索設(shè)置；第二，事業(yè)單位在進(jìn)行相關(guān)軟件的研究開發(fā)時，要通過統(tǒng)一作業(yè)的方式進(jìn)行相關(guān)各區(qū)域的檔案互動，一定要采用有效地辦法對檔案信息資源進(jìn)行管理，在完成信息共享的同時，爭取更進(jìn)一步的增強相應(yīng)的信息化檔案管理效率，并利用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的增強，來有效增強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的能力。

（二）進(jìn)行相關(guān)服務(wù)設(shè)施的健全完善

事業(yè)單位要想有效增強企業(yè)的檔案信息化管理能力，推動檔案管理信息化的發(fā)展腳步，一定要增強對相關(guān)硬件配置的重視，必須通過相應(yīng)的措施才能夠有效地完成檔案的信息化建設(shè)。第一，事業(yè)單位應(yīng)該從基層入手，對每一個部門都提出相應(yīng)的要求，必須完成標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施的配備工作，這樣才能夠更加高效的完成信息的傳遞與互通；第二，所有的事業(yè)單位都應(yīng)該配有打印機以及掃描儀等設(shè)備，并且積極的完成相應(yīng)的設(shè)備更新工作，防止出現(xiàn)設(shè)備老化的情況，避免相關(guān)工作的效率以及質(zhì)量受到影響；第三，事業(yè)單位應(yīng)該注意所有設(shè)備應(yīng)該有兼容性存在，這樣才可以統(tǒng)一的完成設(shè)備的配置管理；第四，事業(yè)單位應(yīng)該從局域網(wǎng)的優(yōu)化入手，積極主動的進(jìn)行局域網(wǎng)絡(luò)之間的互聯(lián)與互助工作，通過這種方式不單單能夠有效地完成檔案的收集以及提取，從而為提高檔案管理一體化工作的進(jìn)行打下更堅實的基礎(chǔ)；最后，一定要通過高質(zhì)量的服務(wù)圍繞檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)的管理工作，從而達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的，使信息化檔案管理的工作質(zhì)量得到有效提升，從而為信息化系統(tǒng)的構(gòu)建完善打下更堅實的基礎(chǔ)。

（三）強化事業(yè)單位檔案管理信息化安全性

自從事業(yè)單位采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理開始，安全問題就一直受到了人們的重視，雖然信息化技術(shù)使事業(yè)單位的檔案管理更加的簡單方便，但是也造成了檔案管理發(fā)生了很多新的問題，特別是導(dǎo)致了安全問題的產(chǎn)生。所以，一定要提起對安全性的重視，要想有效保證信息化檔案管理的安全性應(yīng)該從以下角度入手：首先，從網(wǎng)絡(luò)共享性的角度考慮，因為網(wǎng)絡(luò)具有共享性的原因，數(shù)據(jù)被廣泛的應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，這也就造成了其具有被篡改的危險，所以，要想有效地增強檔案管理的安全性，必須提升對于訪問權(quán)限限制的重視，特別是要提升對加密設(shè)置的重視，做好身份識別工作；其次，負(fù)責(zé)事業(yè)單位信息化檔案管理的工作人員一定要對相關(guān)內(nèi)容做到嚴(yán)格的把控，特別是在維護網(wǎng)絡(luò)安全的時候，一定要從安全性入手，必須隨時做好相應(yīng)的安全升級以及維護管理工作；第三，在增強安全性的過程中，事業(yè)單位還應(yīng)該提升設(shè)置防火墻的重視，選擇質(zhì)量更為優(yōu)秀的殺毒軟件，同時重視相應(yīng)的升級工作，定期對系統(tǒng)進(jìn)行更新，完成相關(guān)漏洞的修復(fù)等工作；第四，要提升對于設(shè)備管理的重視，在進(jìn)行設(shè)備的維護管理的過程中，一定要做好相應(yīng)的清潔處理，定期的進(jìn)行防濕以及除塵等方式處理，從而防止硬件出現(xiàn)被損壞的情況，并在此同時保障硬件設(shè)備不會面臨數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

（四）增強事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)水平

不管是傳統(tǒng)的檔案管理還是信息化檔案管理都需要工作人員對其進(jìn)行管理，因此信息化檔案管理也屬于人為管理，所以，必須提升對相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)水平的重視，這樣才可以更高效的完成相關(guān)管理工作。而要想切實有效地完成檔案管理的信息化建設(shè)，事業(yè)單位應(yīng)該從以下幾個方面入手提升相關(guān)工作人員的專業(yè)技能：第一，要增強檔案管理人員的信息技術(shù)水平；第二，應(yīng)該根據(jù)檔案管理人員的實際情況，針對其不熟練的業(yè)務(wù)進(jìn)行分級培訓(xùn)，從而使檔案管理人的信息化技術(shù)掌握水平得到有效提高；第三，應(yīng)該健全完善相應(yīng)的考核評價機制，對檔案管理人員的工作情況進(jìn)行考核評價，從而找到其存在的問題，同時建立相應(yīng)的激勵機制，通過獎勵的方式將工作人員的熱情全面的激發(fā)出來，讓他們更加積極主動的投入到相應(yīng)的信息管理建設(shè)工作中去，進(jìn)而使自身的信息化檔案管理水平得到有效提高。

三、結(jié)束語

綜上所述，對于事業(yè)單位來講，檔案管理工作對其發(fā)展決策有著至關(guān)重要的作用，而且這項工作還對單位的人才考核、人才培養(yǎng)以及領(lǐng)導(dǎo)決策有著十分密切的聯(lián)系，會使事業(yè)單位的發(fā)展受到比較大的影響。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)今已經(jīng)完全進(jìn)入了信息時代，事業(yè)單位要想獲得更進(jìn)一步的發(fā)展，必須跟上時代發(fā)展的腳步，引入先進(jìn)的信息化技術(shù)以及更優(yōu)秀的人才進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理，以此來加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步，這樣才可以充分滿足員工的物質(zhì)需要，更方便快捷的完成相應(yīng)的檔案管理工作，并在降低檔案管理所需人力物力資源的同時，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益，從而為我國的經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)打下更堅實的基礎(chǔ)，進(jìn)而為中華民族偉大復(fù)興的中國夢以及社會主義現(xiàn)代化強國貢獻(xiàn)更大的力量。

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