檔案在醫(yī)院管理中的重要性

張恩堂 陳麗麗

摘要：醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院綜合管理中具有極其重要的位置和價(jià)值，全面加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視能促進(jìn)檔案感力作用的發(fā)揮，為醫(yī)院綜合管理工作的創(chuàng)新化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此新時(shí)期在全面促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，客觀解析檔案的價(jià)值，爭(zhēng)取為醫(yī)院管理工作的開(kāi)展提供相應(yīng)參考。本文將數(shù)字化檔案在醫(yī)院管理中的重要性作為研究對(duì)象，進(jìn)行了適當(dāng)?shù)奶骄?，旨在?duì)檔案在醫(yī)院管理中的價(jià)值形成更加明確的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；檔案；重要性

檔案是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中對(duì)各項(xiàng)工作情況進(jìn)行準(zhǔn)確記錄的文獻(xiàn)，結(jié)合檔案資源的應(yīng)用能為各項(xiàng)研究和醫(yī)療工作提供相應(yīng)的參考依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)綜合管理水平的提高。因此在當(dāng)前社會(huì)背景下，要注意對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行分析，并把握時(shí)代發(fā)展需求正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案優(yōu)越性的彰顯，為醫(yī)院管理方面檔案資源的優(yōu)化利用奠定基礎(chǔ)。

檔案資料對(duì)醫(yī)院管理的重要性表現(xiàn)在，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的一個(gè)歷史追溯，前期工作對(duì)后期工作的影響、指導(dǎo)，某個(gè)周期內(nèi)的整改情況，都需要提供檔案料進(jìn)行追蹤。比如我院評(píng)審新一輪的二級(jí)甲等綜合醫(yī)院，評(píng)審專家查看的是三年以業(yè)的數(shù)據(jù)和材料，就需提供三年以來(lái)的相關(guān)檔案材料；再比如院長(zhǎng)在任或離任的經(jīng)現(xiàn)審，可能是5年，甚至是10多年間的任職情況，更是需要提供很長(zhǎng)時(shí)間的檔案材料。檔案材料對(duì)醫(yī)院的發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、干部更迭、設(shè)備采購(gòu)、基礎(chǔ)建設(shè)、財(cái)務(wù)審計(jì)等等都具有重要意義。

一、數(shù)字化檔案所占空間小

在醫(yī)院檔案管理工作中，按照傳統(tǒng)管理技術(shù)和管理模式，每年會(huì)產(chǎn)生1-2萬(wàn)冊(cè)的病歷以及其他的檔案資源，往往會(huì)占用較大的空間，管理難度大，如果不進(jìn)行科學(xué)的管理還會(huì)出現(xiàn)遺失的問(wèn)題，影響檔案資源的合理化應(yīng)用，不利于檔案作用的發(fā)揮，也難以結(jié)合醫(yī)院管理工作的現(xiàn)代化需求為醫(yī)院綜合管理工作提供良好的支持。而在結(jié)合信息技術(shù)和電子技術(shù)的應(yīng)用引入數(shù)字化檔案管理模式后，一方面數(shù)字化檔案本身所占空間相對(duì)較小，能夠在數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理，管理難度降低，管理便利性進(jìn)一步提高，可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、高效化和有序化發(fā)展[1]。同時(shí)，在引入數(shù)字化檔案管理模式后，還能對(duì)檔案的查詢、借閱和調(diào)閱功能進(jìn)行完善，在檢索系統(tǒng)的支持下優(yōu)化開(kāi)展檔案的管理工作，管理效果會(huì)得到明顯的提高，并且為檔案資源的優(yōu)化利用提供相應(yīng)的支持，逐步加快醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程，為醫(yī)院綜合管理工作的開(kāi)展創(chuàng)造條件。此外，在構(gòu)建數(shù)字化檔案體系后，檔案管理人員可以對(duì)重要的醫(yī)院病歷檔案和科研檔案等進(jìn)行備份，并在云端上以及計(jì)算機(jī)實(shí)體硬盤(pán)上存儲(chǔ)，可以增強(qiáng)管理的科學(xué)性，避免出現(xiàn)檔案遺失的問(wèn)題，也會(huì)促進(jìn)檔案管理效果的逐步增強(qiáng)，推動(dòng)醫(yī)院綜合管理工作的優(yōu)化，在醫(yī)院管理工作中逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案價(jià)值的彰顯。

二、數(shù)字化檔案的應(yīng)用能為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理創(chuàng)造條件

在醫(yī)院結(jié)合電子信息技術(shù)的支持探索數(shù)字化檔案管理模式后，能夠在實(shí)際開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，并將各類(lèi)型的檔案信息錄入其中，便于醫(yī)院各科室在開(kāi)展綜合管理活動(dòng)的過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案資源的應(yīng)用，創(chuàng)造更為有利的管理?xiàng)l件，提高綜合管理效果。在具體工作實(shí)踐中，結(jié)合醫(yī)院管理過(guò)程中對(duì)數(shù)字化檔案的優(yōu)化應(yīng)用，醫(yī)院人力資源管理部門(mén)能夠?qū)⒙毠さ臋n案錄入到檔案管理系統(tǒng)中，全面系統(tǒng)的把握醫(yī)護(hù)人員的工作情況、個(gè)人學(xué)習(xí)情況、職業(yè)道德情況等，進(jìn)而通過(guò)對(duì)檔案的合理應(yīng)用對(duì)醫(yī)護(hù)人員實(shí)施有效的管理，增強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員管理工作的科學(xué)性和客觀性，在創(chuàng)新人力資源管理體系的情況下，構(gòu)建更為完善的綜合管理模式，為醫(yī)院的現(xiàn)代化管理模式的開(kāi)展創(chuàng)造便利[2]。同時(shí)，從病歷管理入手進(jìn)行研究，結(jié)合數(shù)字化檔案的應(yīng)用，在組織開(kāi)展病歷管理的實(shí)踐探索活動(dòng)中，將電子病歷納入到相關(guān)系統(tǒng)中，一方面，能夠?yàn)椴煌剖艺{(diào)取患者的病歷開(kāi)展治療工作創(chuàng)造便利，提高病歷資源的利用率，另一方面，也能方便患者個(gè)人在辦理合作醫(yī)療相關(guān)手續(xù)的過(guò)程中使用病歷提供支持，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理工作的穩(wěn)定開(kāi)展。此外，在形成電子病歷管理系統(tǒng)后，醫(yī)院在開(kāi)展科研工作的過(guò)程中，能夠?qū)σ欢〞r(shí)期內(nèi)患者的治療情況進(jìn)行對(duì)比分析，進(jìn)而為醫(yī)療研究工作的開(kāi)展提供有價(jià)值的參考依據(jù)，促進(jìn)管理工作的深入推進(jìn)，確保醫(yī)院綜合管理工作能夠取得全新的發(fā)展成效，彰顯出更大的管理效益。

三、數(shù)字化檔案的應(yīng)用能夠?yàn)獒t(yī)療糾紛的處理提供依據(jù)

醫(yī)院醫(yī)療糾紛問(wèn)題的處理需要相應(yīng)的數(shù)據(jù)和資料作為支持，但是在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于檔案的搜集、管理、歸檔等都存在一定的難度，導(dǎo)致檔案缺失的問(wèn)題較為嚴(yán)重，特別是對(duì)于一些不重要的檔案，往往無(wú)法得到長(zhǎng)時(shí)間的保存，導(dǎo)致在醫(yī)院出現(xiàn)醫(yī)療糾紛問(wèn)題后，可能會(huì)由于缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)和檔案資料支持，無(wú)法對(duì)糾紛問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)有效的處理，最終引發(fā)嚴(yán)重的后果，不僅會(huì)影響醫(yī)患關(guān)系，也會(huì)制約醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中良好社會(huì)形象的樹(shù)立，不利于我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

新時(shí)期在引入數(shù)字化檔案技術(shù)后，能夠以電子化和數(shù)字化的手段對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中涉及到的不同類(lèi)型檔案進(jìn)行有效的處理，檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)得到進(jìn)一步彰顯，一旦醫(yī)院運(yùn)營(yíng)過(guò)程中真的出現(xiàn)了醫(yī)療糾紛問(wèn)題，相關(guān)人員也能快速的調(diào)取檔案，了解事情的真實(shí)情況，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行有效的處理。此外，結(jié)合數(shù)字化檔案資源的應(yīng)用，還能為醫(yī)療糾紛的處理提供相應(yīng)的證據(jù)支持，避免醫(yī)療糾紛引發(fā)嚴(yán)重的后果，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo)[4]。由此可見(jiàn)，在醫(yī)院管理過(guò)程中，數(shù)字化檔案具有極其重要的價(jià)值，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的應(yīng)用，能循序漸進(jìn)的改善醫(yī)療糾紛處理現(xiàn)狀，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療糾紛處理能力和水平的提高，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)和持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、數(shù)字化檔案的應(yīng)用能夠?yàn)椴少?gòu)設(shè)備的審計(jì)和監(jiān)察創(chuàng)造便利

在醫(yī)院運(yùn)作過(guò)程中，采購(gòu)管理是較為重要的內(nèi)容，并且由于難以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)管理的動(dòng)態(tài)化管控，因此采購(gòu)管理也是醫(yī)院綜合管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，受到高度重視。在傳統(tǒng)采購(gòu)管理工作中，設(shè)備的采購(gòu)流程無(wú)法以檔案的形式進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致無(wú)法通過(guò)檔案的支持促進(jìn)管理工作的創(chuàng)新，監(jiān)察和審計(jì)工作的開(kāi)展也往往會(huì)遇到相應(yīng)的發(fā)展障礙。新時(shí)期結(jié)合數(shù)字化檔案的應(yīng)用，在醫(yī)院組織開(kāi)展大型設(shè)備采購(gòu)的過(guò)程中，可以結(jié)合電子技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，將采購(gòu)全過(guò)程涉及到的各類(lèi)型信息納入到檔案管理系統(tǒng)中，并且按照檔案管理的要求對(duì)檔案流程操作進(jìn)行規(guī)范，在準(zhǔn)確掌握采購(gòu)信息的基礎(chǔ)上，為醫(yī)院綜合開(kāi)展設(shè)備采購(gòu)審計(jì)和監(jiān)察工作創(chuàng)造便利。簡(jiǎn)言之，在醫(yī)院應(yīng)用數(shù)字化檔案對(duì)設(shè)備采購(gòu)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，通過(guò)利用數(shù)字檔案資源能為采購(gòu)成本的審計(jì)和監(jiān)察提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)參考，進(jìn)而對(duì)審計(jì)和監(jiān)察工作進(jìn)行創(chuàng)新，凸顯審計(jì)和監(jiān)察工作的綜合發(fā)展成效，有效增強(qiáng)醫(yī)院審計(jì)監(jiān)察工作效果，為全面推進(jìn)醫(yī)院管理水平的提高、加快醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程創(chuàng)造有利條件，真正維護(hù)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體系在新時(shí)期背景下的良好發(fā)展進(jìn)程[5]。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在醫(yī)院管理體系中，結(jié)合信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用探索數(shù)字化檔案的建設(shè)，并加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案資源的開(kāi)發(fā)，能夠彰顯數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的全面提高。因此新時(shí)期背景下，為了能夠推動(dòng)醫(yī)院管理工作優(yōu)化開(kāi)展，在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中要正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案的價(jià)值，并對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行建設(shè)和應(yīng)用，有力支撐醫(yī)院在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的目標(biāo)，更好的為社會(huì)大眾提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)。

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