檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究

翟少華

摘要：與以往的檔案管理工作有所不同，現(xiàn)階段的工作理念講究的是科學(xué)、高效、合理。在檔案管理的過程中，企業(yè)必須對不同類型的檔案進(jìn)行重新劃分等級和內(nèi)容，堅持按照新的理念進(jìn)行優(yōu)化處理。與此同時，在檔案管理的過程中，企業(yè)應(yīng)按照大數(shù)據(jù)分析的原則，對工作中的一些細(xì)節(jié)問題進(jìn)行整理和分析，才能及時解決遺留的隱患。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新要點(diǎn)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對于檔案利用也愈加重視，這是因?yàn)闄n案信息本身的真實(shí)性較強(qiáng)，能夠給國家機(jī)構(gòu)以及社會組織提供依據(jù)。并且，無論是什么行業(yè)都會進(jìn)行檔案的形成，記錄的內(nèi)容也比較的廣泛。在人們遇到問題的時候，可以通過檔案的查閱來了解相關(guān)的問題，并找到問題解決的策略。檔案管理工作主要通過管理檔案幫助人們更好的獲得比較有效的信息。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理較為復(fù)雜

在現(xiàn)代化的進(jìn)程中，企業(yè)也開始重視檔案管理工作，但是檔案管理現(xiàn)狀并不樂觀，主要表現(xiàn)為檔案管理工作較為復(fù)雜。首先，企業(yè)在發(fā)展壯大的過程中，各類項(xiàng)目、信息、數(shù)據(jù)不斷增加，為了獲得更好的發(fā)展，必須運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，對復(fù)雜的檔案進(jìn)行定期分類、整理、更新。筆者在調(diào)研的過程中發(fā)現(xiàn)，很多單位、企業(yè)在檔案管理方面，還是采取按照傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行處理，表面上沒有嚴(yán)重的隱患，實(shí)際上已經(jīng)在工作體系上出現(xiàn)了嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象，如果不能在將來的工作中進(jìn)行積極改善，將不利于開展檔案管理工作。其次，檔案管理較為復(fù)雜還表現(xiàn)在工作人員的工作態(tài)度不一。例如，有些工作人員的素質(zhì)較高，能夠在日常工作中保持端正的態(tài)度，努力做好自己的本職工作；有些工作人員則表現(xiàn)一般，絲毫沒有團(tuán)隊(duì)意識；還有一部分工作人員完全是拖沓工作，影響了團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度。如此復(fù)雜的工作團(tuán)體，不但無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)，而且不利于提高檔案管理的效率。

2.缺乏完善的檔案管理機(jī)制

與其他工作不同，檔案管理的敏感性較高，即便是出現(xiàn)了很小的問題，都容易對將來的長久發(fā)展構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。筆者在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)缺乏完善的檔案管理機(jī)制，甚至是出現(xiàn)了模糊條文的現(xiàn)象。首先，檔案管理機(jī)制方面不夠完善，就會造成工作的手段不夠?qū)I(yè)，在獎懲模式上也過于主觀化。例如，有些企業(yè)、單位在制定檔案管理機(jī)制的過程中，認(rèn)為工作表現(xiàn)良好員工，可適當(dāng)進(jìn)行獎勵和晉級。在這樣的條文當(dāng)中，“表現(xiàn)良好”是一個非?？辗旱母拍?，如何評定完全停留在領(lǐng)導(dǎo)者的手中，因此無法激發(fā)員工的工作熱情。其次，在部分情況下，檔案管理機(jī)制完全效仿成功案例，未考慮本單位、企業(yè)的特殊情況，這就導(dǎo)致機(jī)制在實(shí)施過程中，容易出現(xiàn)嚴(yán)重的矛盾、缺失現(xiàn)象，由此造成的各類問題將會持續(xù)增加。

二、檔案管理工作創(chuàng)新策略

1.重視檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案管理人員本身的綜合素質(zhì)會直接決定檔案管理的實(shí)際水平，這便要求企業(yè)或者相關(guān)單位必須認(rèn)識到檔案管理人員素質(zhì)提高的重要性。首先，應(yīng)該選拔那些素質(zhì)比較高，并且水平比較高的人員來從事檔案管理。其次，對于選拔的工作人員，應(yīng)該對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保其能夠掌握和檔案管理有關(guān)的專業(yè)知識。在進(jìn)行培訓(xùn)的時候，企業(yè)應(yīng)該給這些人提供一個比較好的環(huán)境，讓其更好的學(xué)習(xí)，切實(shí)提高管理人員本身的綜合素質(zhì)。在進(jìn)行培訓(xùn)的時候，還可以組織一些活動，比如知識競賽等，這些活動的開展能夠?qū)Υ蠹业暮献骶襁M(jìn)行培養(yǎng)，將其學(xué)習(xí)熱情真正的激發(fā)出來，切實(shí)提高其綜合素質(zhì)，從而更好的開展檔案管理的相關(guān)工作。

2.完善管理的相關(guān)制度

在單位發(fā)展的過程中，必須根據(jù)實(shí)際情況和需要來進(jìn)行檔案管理觀念以及方式的創(chuàng)新，進(jìn)行完善管理制度的制定，確保其能夠和單位的發(fā)展更加適應(yīng)，切實(shí)提高管理工作的實(shí)際效率。這便要求，通過檔案管理制度來進(jìn)行內(nèi)容的創(chuàng)新。并且，還應(yīng)該約束檔案管理人員，將制度所具備的約束力很好的發(fā)揮出來，讓檔案管理工作開展的能夠更加的規(guī)范。在管理制度中，還應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)獎懲制度的制定，對于做的好的工作人員對其進(jìn)行一定的獎勵，對于做的不好的也應(yīng)該進(jìn)行懲罰，從而保證檔案的準(zhǔn)確性。

3.做好信息整合工作

檔案的管理工作，不僅僅是檔案資料的收集，簡單的將這些資料搜集起來，更為重要的是其背后的借鑒價值，為今后的發(fā)展方向提供必要的歷史史實(shí)以及決策依據(jù)。所以在檔案管理中，應(yīng)該更加關(guān)注檔案的信息整合，注意檔案的完整性。首先利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立規(guī)范的使用機(jī)制，促使檔案管理效率的提升，實(shí)現(xiàn)使用和管理的一體化目標(biāo)。讓管理人員在檔案的歸放時，充分考慮到每一份檔案的歷史聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息高效整合。其次，對現(xiàn)有管理方法和形式進(jìn)行不斷的改進(jìn)，信息整合的形式會影響到接下來檔案的利用效率。所以說，還應(yīng)該在實(shí)踐中不斷去完善信息整合的機(jī)制，為檔案管理中的信息整合提供高效的工作方式，從而實(shí)現(xiàn)提升檔案管理效果的目標(biāo)。

4.實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化

首先，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動化服務(wù)模式，樹立變被動為主動的服務(wù)思路，全面提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的價值。其次，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)和智能化技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)當(dāng)前用戶對智慧性服務(wù)的需求，從用戶的日常行為中獲取數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面分析，例如根據(jù)用戶身份的分析，探索有效數(shù)據(jù)挖掘用戶需求的方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供智能化的服務(wù)。

5.檔案管理工作人員要具備創(chuàng)新意識

從主觀的角度分析，在開展檔案管理工作的過程中，相關(guān)人員必須具備創(chuàng)新意識。目前，很多企業(yè)的檔案管理工作人員，完全是按照固步自封的模式開展工作，無論是處理特殊情況，還是應(yīng)對日常工作，都沒有考慮新的理念，或者是新的時代需求。相反，如果檔案管理工作人員具有創(chuàng)新意識，不僅能夠推動檔案管理革新，跳出固有的框架，還能為健全日后的管理體系奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。在優(yōu)化檔案管理方法的基礎(chǔ)上，企業(yè)需要加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，與時俱進(jìn)，樹立檔案管理的效率意識，不斷創(chuàng)新檔案管理方法。在此基礎(chǔ)上，由于檔案管理工作比較復(fù)雜，管理人員需要具備超前管理意識、超前服務(wù)意識，不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，才能得到使用者的認(rèn)可。由此可見，檔案管理工作人員必須在今后的工作中積極培養(yǎng)創(chuàng)新意識，不斷解決當(dāng)前存在的問題。

6.保存好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是具有其自身的優(yōu)勢的，雖然說利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠在一定程度上提升檔案管理和使用效率，進(jìn)一步節(jié)省人力、物力、財力。但是，在實(shí)際的使用過程中有著一定的缺陷。為了保持檔案的完整性，應(yīng)該保存好原始檔案，將檔案圖片化，利用多種形式對原始檔案進(jìn)行保存。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，是為了提高我們的管理效率，但是在實(shí)際的管理工作中，我們應(yīng)該正確認(rèn)識傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理的關(guān)系，繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體形式的檔案管理工作。

結(jié)束語：檔案管理工作要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，確保能夠及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。未來的檔案管理工作仍然具有很多挑戰(zhàn)，檔案管理人員要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，并采用科學(xué)的管理方式，從而不斷提升檔案管理工作的綜合水平。

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