高校檔案管理與電子文件歸檔的要點(diǎn)分析

郭湘仁

摘要：高校檔案管理是高校管理工作的一個(gè)重要組成部分，對(duì)高校教學(xué)工作的開展、整個(gè)學(xué)院的發(fā)展具有重要意義。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，高校各類辦公應(yīng)用系統(tǒng)的普及，電子文件歸檔問題逐漸凸顯出來(lái)?；谶@種情況，本文對(duì)高校檔案管理工作中針對(duì)電子文件歸檔這一方面存在的問題及電子文件歸檔的要點(diǎn)進(jìn)行了相應(yīng)分析和探討，以期能為大家提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理 電子文件歸檔 要點(diǎn)分析

高校電子文件歸檔工作是指高校檔案工作人員利用高校自身開發(fā)或購(gòu)買的、上級(jí)部門開發(fā)的辦公應(yīng)用系統(tǒng)所收集、統(tǒng)計(jì)、處理、產(chǎn)生的各類信息的電子文件進(jìn)行鑒定、分類、整理、歸檔、保管、利用等的工作，如電子文書資料。學(xué)生的招生、錄取、學(xué)歷、學(xué)籍資料，教學(xué)資料、科研資料、基建資料等的歸檔工作。高校電子文件歸檔工作對(duì)于高校的日常運(yùn)行和未來(lái)發(fā)展具有重要作用，所以發(fā)現(xiàn)高校檔案管理工作在電子文件歸檔這一方面中存在的缺陷，同時(shí)規(guī)范高校電子文件歸檔工作，才能提高檔案管理質(zhì)量和效率。

一、高校電子文件歸檔管理工作現(xiàn)存的主要問題

（一）管理制度的缺失

目前，我國(guó)高校檔案管理工作普遍存在的一個(gè)問題就是檔案管理制度不健全。有些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠。所以忽視了檔案管理制度的建設(shè)，既沒有明確管理人員相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)，也沒有建立明確的管理標(biāo)準(zhǔn)、操作準(zhǔn)則。這就使得相應(yīng)的管理人員在工作過程中對(duì)于自己的工作責(zé)任和內(nèi)容不明確。影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)。有些高校沒有針對(duì)電子文件制定具體的收集、鑒定、分類、整理、歸檔、保存、利用操作準(zhǔn)則，檔案管理人員在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)無(wú)章可循。導(dǎo)致電子資料歸檔工作管理混亂，不利于高校電子文件歸檔工作的開展。

（二）管理隊(duì)伍的制約

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了高校電子檔案管理工作的成果和利用效果。當(dāng)前高校檔案工作人員大部分都不是檔案專業(yè)出生，職業(yè)素養(yǎng)不高，工作意識(shí)不強(qiáng)，有些高校的檔案工作人員是兼職檔案員，專業(yè)能力不夠加上精力有限。難以完成高校的整體檔案管理工作。這就容易導(dǎo)致電子檔案管理不到位，電子歸檔文件催交不及時(shí)、不全面，整理不規(guī)范等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了電子檔案的利用效率。

（三）管理觀念的落后

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子辦公應(yīng)用系統(tǒng)逐漸普及。目前的紙質(zhì)檔案也是通過電子文件或電子辦公應(yīng)用系統(tǒng)導(dǎo)出的電子文檔打印而成，如果能將這類電子文件經(jīng)過分類、整理、歸檔直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，既能方便檔案數(shù)字化工作。又能方便檔案部門管理和歸檔部門查閱。但目前高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，沒有及時(shí)更新檔案管理觀念，引進(jìn)和推行電子檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致高校的檔案管理方式開始逐漸落后，影響了高校的檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展。

二、高校電子文件歸檔要點(diǎn)分析

（一）建立合理的電子文件歸檔管理體系

高校應(yīng)根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定相應(yīng)的電子檔案管理辦法。第一。明確機(jī)構(gòu)人員設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)、設(shè)施配備、管理人員及二級(jí)管理人員的職責(zé)與義務(wù)、獎(jiǎng)懲機(jī)制。建立統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，能為電子檔案工作的展開奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案部門加強(qiáng)管理，督促實(shí)施，規(guī)范指導(dǎo)，對(duì)于提升其管理質(zhì)量具有重要作用。第二，明確電子檔案資料的回收范圍、規(guī)范電子檔案的格式。高校的電子檔案資料主要來(lái)源于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化及高校各類辦公軟件日常運(yùn)轉(zhuǎn)中所產(chǎn)生的電子文件資料。檔案管理部門應(yīng)與各個(gè)處室、系部多聯(lián)系，給予指導(dǎo)，保障各種電子檔案資源的及時(shí)回收、規(guī)范回收。

（二）制定統(tǒng)一的電子文件歸檔方法

第一。制定電子文件的鑒定、分類、整理、歸檔、保管、利用的操作準(zhǔn)則。電子文件形成部門對(duì)文件的價(jià)值做出鑒定，檔案管理部門對(duì)各種電子文件進(jìn)行科學(xué)合理的分類。同時(shí)對(duì)各類電子文件的格式嚴(yán)格把關(guān)。為電子文件歸檔工作奠定基礎(chǔ)。第二，建立高校計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)。高校應(yīng)注重電子文檔信息服務(wù)器等管理網(wǎng)的建設(shè)和完善，通過相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的分類儲(chǔ)存，這樣不僅有利于提高工作效率，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各種電子文檔的信息化、精細(xì)化管理。從而有效提高管理工作質(zhì)量和效率。

（三）實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的“雙套制”管理

電子文件的不穩(wěn)定性和易修改性決定了高校應(yīng)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的“雙套制”管理模式。即所有歸檔的電子文件，必須制成一份紙質(zhì)文檔保存，并使兩者建立互聯(lián)。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)定期檢查電子存儲(chǔ)載體，定期重新拷貝，以防文件丟損，或做異地存儲(chǔ)、微縮品等，綜合運(yùn)用兩種文檔存儲(chǔ)和管理方式。確保檔案的完整。

結(jié)束語(yǔ)：對(duì)于高校檔案管理工作來(lái)說。電子文件歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作。針對(duì)高校電子檔案管理工作現(xiàn)狀，采取有效的策略，制定相應(yīng)的電子檔案管理辦法、操作準(zhǔn)則，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)，引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)，不斷推進(jìn)相應(yīng)工作，才能有效提高電子檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)高校的未來(lái)發(fā)展。