淺析信息化建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

孫錫銘

[摘 要]在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，信息化建設(shè)出現(xiàn)在了各個(gè)領(lǐng)域中，而加強(qiáng)信息化建設(shè)不但可以提高工作效率，而且還能提高工作質(zhì)量。目前，在檔案管理工作中，檔案管理的信息化建設(shè)是一大趨勢(shì)。對(duì)于檔案管理部門而言，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，采取先進(jìn)的管理技術(shù)來提升檔案管理工作的效率和水平，是檔案管理部門現(xiàn)階段的重點(diǎn)工作。檔案的信息化建設(shè)和檔案管理之間有著緊密的聯(lián)系，本文將對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，在闡述檔案信息化建設(shè)內(nèi)容和特征的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的必要性和建設(shè)現(xiàn)狀，就如何加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提出了幾點(diǎn)看法。

[關(guān)鍵詞]信息化建設(shè)；檔案管理；系統(tǒng)建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.084

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）18-0-02

在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)中首先必須要清楚地認(rèn)識(shí)到信息化的概念，也就是使用信息化技術(shù)手段，并借助計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，按照相關(guān)政策規(guī)定，對(duì)信息資源進(jìn)行全面綜合分析與管理。從目前情況來看，我國(guó)檔案信息化管理方式因?yàn)橄嚓P(guān)管理理論基礎(chǔ)欠缺，所以檔案的信息化管理水平還有一定的提高空間，尤其是要認(rèn)識(shí)到檔案管理的信息化并不等于檔案資料的數(shù)字化。筆者將根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)與管理中的問題進(jìn)行全面分析，并針對(duì)這些問題提出相應(yīng)策略。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和特征

1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)指的是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，為提高檔案信息搜集、存儲(chǔ)、管理和使用的效率，利用信息技術(shù)，在遵循相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上所采取的一種檔案信息化管理方式。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)以及檔案管理人員建設(shè)。其中檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，也就是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是整個(gè)檔案信息建設(shè)的關(guān)鍵，只有做好信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)工作，才能做好檔案信息的收集、存儲(chǔ)和管理。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理水平也在不斷提高，相關(guān)檔案管理部門引進(jìn)了先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)，不但提高了檔案信息的管理效率，也為檔案信息在傳輸共享過程中提供了保障。

1.2 檔案信息化建設(shè)的特征

檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)和傳統(tǒng)檔案管理相比，最突出的特征是時(shí)效性、創(chuàng)新性和價(jià)值性。也就是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了更新升級(jí)，從而可保證檔案信息化系統(tǒng)在對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)和管理時(shí)更加及時(shí)、有效。利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，拓寬和豐富了檔案信息的收集、存儲(chǔ)和管理使用范圍。此外，通過檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，可以使所有檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度整合，然后挖掘出檔案的深層使用價(jià)值，檔案信息在共享的過程中，其利用效率也得到了有效提高。

2 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理信息化建設(shè)，一方面是為了將檔案信息在社會(huì)中進(jìn)行傳播，另一方面是為了充分發(fā)揮檔案自身的作用，通過運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)建立檔案信息系統(tǒng)，然后在該系統(tǒng)中完成信息檔案資料的建立、處理和檢索等工作，充分發(fā)揮檔案信息的作用，提高資源的利用率。

2.1 開發(fā)檔案管理的價(jià)值

對(duì)于檔案管理部門而言，想要發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，就必須要通過合理的檔案信息資源收集、整合開發(fā)、管理和應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)。作為信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，只有在工作中利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理和處理，才能充分發(fā)揮檔案信息的作用。

2.2 提高檔案信息的時(shí)效性，降低管理成本

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立檔案管理信息系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集、匯總、調(diào)閱、處理和檢索等。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)首先可以提高檔案信息的時(shí)效性，檔案管理人員可以直接利用管理系統(tǒng)自帶的程序，自動(dòng)完成檔案信息的編輯處理，從而生成所需要的檔案信息，從而不但可以減少大量的人力物力，而且也提高了檔案信息的時(shí)效性。此外，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，可以有效降低管理成本，使檔案編研成果進(jìn)行有效轉(zhuǎn)化，從而就緩解了由于經(jīng)費(fèi)不足而制約檔案管理發(fā)展的問題，同時(shí)也提高了檔案人員的工作積極性。

2.3 有利于開展檔案維護(hù)工作

檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，是國(guó)家推動(dòng)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過合理的信息化建設(shè)方案使檔案管理工作可以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，也使檔案信息能與最新的技術(shù)接軌，從而為未來的信息高速發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。此外，在信息化的條件下，可以充分發(fā)揮管理系統(tǒng)自動(dòng)歸檔整理的優(yōu)勢(shì)，有利于開展檔案維護(hù)工作，同時(shí)也緩解了檔案文件堆積的問題。

2.4 保證檔案的保密性

在紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)化檔案管理中，當(dāng)需要查閱某份檔案文件時(shí)，雖然只需要利用其中的一份或幾份文件，但是卻需要提供整卷內(nèi)容，從而查閱者可以看到整卷檔案的內(nèi)容，無法保證檔案信息的保密性。但是在電子檔案和電子化檔案管理時(shí)代，只需提供單份電子文件就可以了，這樣查閱者就無法看到其他不相關(guān)的文件，從而在一定程度上保證了檔案信息的保密性。

3 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

3.1 檔案信息管理人員存在的問題

目前，檔案管理部門普遍存在管理人員數(shù)量不足、文化素質(zhì)較低等問題，尤其是在信息化技術(shù)人才方面，既具備信息化知識(shí)，又具備檔案管理知識(shí)的人才非常少，從而導(dǎo)致部分先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備無法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，檔案信息化管理工作開展成效不佳。比如，在對(duì)電子文件和檔案信息的收集、保存和維護(hù)利用上，由于檔案管理人員無法熟練使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，從而導(dǎo)致檔案信息化程度較低，無法充分利用檔案資源中的豐富信息，更無法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施存在的問題

隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家雖然增加了信息化建設(shè)項(xiàng)目的資金投入，有效緩解了檔案信息化建設(shè)的資金問題，但是由于檔案管理工作的特殊性，在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施方面還存在一些問題。由于檔案管理需要大容量的服務(wù)器，需要開發(fā)和研制檔案管理的專用軟件，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的日常管理和維護(hù)，這就意味著檔案信息化管理的資金投入不僅需要硬件設(shè)施上的投入，還需要更多其他方面的資金，但是目前檔案管理機(jī)構(gòu)的投入顯然還無法完全滿足檔案管理信息化發(fā)展的需求。

3.3 紙質(zhì)文件歸檔和電子文件歸檔并存

電子檔案已經(jīng)被逐漸應(yīng)用在檔案管理工作中，但是現(xiàn)階段電子文件歸檔和紙質(zhì)文件歸檔依然同時(shí)存在，在發(fā)送檔案文件時(shí)會(huì)形成兩套檔案，實(shí)行的是雙軌制，也就是在發(fā)送和接受電子文件時(shí)也要將紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔。有的單位由于受計(jì)算機(jī)容量的限制，甚至?xí)诮邮招码娮游募髸?huì)清除原有的電子文件，從而就破壞了電子檔案信息的完整性，導(dǎo)致電子文檔失去了原有價(jià)值。將紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔，不但增加了檔案管理的工作量，也增加了檔案管理規(guī)范化的難度。

4 加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的建議

4.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

檔案管理部門必須加大技術(shù)設(shè)備方面的資金投入，比如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、路由器和掃描儀等硬件設(shè)備要滿足信息化建設(shè)的需要，并不斷完善和應(yīng)用系統(tǒng)軟件。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資料類型使用針對(duì)性的多媒體信息技術(shù)和3D技術(shù)，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容通過音頻的形式表達(dá)出來，可利用視頻和網(wǎng)絡(luò)查詢等方式加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，使人們能夠充分了解檔案管理的重要意義。

4.2 建立多功能閱覽室，進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋C(jī)構(gòu)改革

為了加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，檔案部門應(yīng)建立多功能閱覽室，為閱覽人員提供快捷的閱覽環(huán)境，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，同時(shí)還可以提供檔案檢索和網(wǎng)絡(luò)查詢等服務(wù)，從而不但可以滿足人們的需要，而且能加快檔案信息化管理。此外，檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展，需要進(jìn)行檔案館中電子化和網(wǎng)絡(luò)化方面的創(chuàng)新，因此，檔案管理部門可以在檔案館中成立檔案制作部、閱覽部和查詢部，從而能夠?yàn)楣芾砣藛T提供良好的環(huán)境，使其更好地為檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理信息系統(tǒng)順利建設(shè)的前提，一方面檔案工作人員必須在思想上重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，增強(qiáng)檔案信息化意識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的意義，從而才能做好信息化建設(shè)中的各項(xiàng)工作，使檔案信息化建設(shè)和其他信息化建設(shè)事業(yè)聯(lián)系起來。另一方面，檔案管理部門必須不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平，通過定期培訓(xùn)使他們不斷掌握專業(yè)知識(shí)，做好檔案信息的整理、保管和維護(hù)工作。

4.4 改革電子文件歸檔和紙質(zhì)文件歸檔的雙軌制

在電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)條件成熟后，我國(guó)可對(duì)現(xiàn)階段所實(shí)行的雙軌制進(jìn)行改革，一方面不可能完全放棄紙質(zhì)文件歸檔，另一方面可以將高價(jià)值的檔案文件進(jìn)行電子文件歸檔，而對(duì)于其他檔案可實(shí)行紙質(zhì)文件歸檔。對(duì)于憑證價(jià)值高的檔案首先采取的是紙質(zhì)文件歸檔，然后輔以電子文件歸檔。這樣不但可以提高檔案管理的效率，而且可以逐步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使其適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的需求。

5 結(jié) 語

在信息化建設(shè)項(xiàng)目中，檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)重要工程。對(duì)于檔案館工作人員而言，必須不斷增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，然后在相關(guān)規(guī)范和制度的基礎(chǔ)上，實(shí)行檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新改革，構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，從而能夠提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

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