信息化在檔案管理中的應(yīng)用

曲偉達(dá)

【摘要】隨著中國的快速發(fā)展，檔案管理是必不可少的一項(xiàng)工作。無論是人事檔案管理還是行政檔案管理財于各部門來說都是很重要的。以前行政部門在進(jìn)行行政檔案的歸檔時都會采用手寫的方式，但是隨著科技的不斷發(fā)展以及行政檔案的不斷增多，各部門檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用也越來越普遍了。

【關(guān)鍵詞】行政部門 行政檔案 信息化管理

引言

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷發(fā)展，電子信息化和我們走的越來越近，我們都知道行政部門是我國核心力量，在行政部門內(nèi)部當(dāng)中，有很多行政檔案是需要管理的。按照老舊的方法，行政檔案應(yīng)該是由相關(guān)行政人員進(jìn)行檔案的管理，書寫檔案編號，把檔案放到檔案盒中去保管。但是隨著信息化的不斷發(fā)展，電子檔案系統(tǒng)已經(jīng)越來越普遍。本文筆者主要談一下在行政部門當(dāng)中行政檔案管理信息化的應(yīng)用。

一、行政檔案的現(xiàn)狀

1、管理手段不夠先進(jìn)

現(xiàn)階段的檔案管理基本上都是采用手寫的方式，信息化檔案管理的方式還沒有完全普遍，而且在行政部門當(dāng)中，某些管理人員長久習(xí)慣性的檔案管理方式就是裝訂成卷、編號、存檔等內(nèi)容，這種管理方式管理檔案雖然足夠保密以及安全，但是在查閱檔案的時候會非常不方便，給檔案管理人員造成很多困難，其需要翻閱一系列的自錄才能找到檔案在哪個檔案柜中的哪個位置，所以現(xiàn)階段的檔案管理手段還不夠先進(jìn)。

2、行政檔案管理過程中保密意識不強(qiáng)

在信息化的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，許多行政部門將某些涉密的文件和不涉密的文件混裝在一起，這樣的行為很容易造成泄密；一旦互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)或者內(nèi)部計算機(jī)被攻擊，里面的涉密檔案就很容易被竊取，存在安全隱患。

3、部門現(xiàn)有的檔案管理方法利用率不高

現(xiàn)階段，許多部門都建立了自己的檔案管理辦法，但是實(shí)際遵循檔案管理辦法去管理檔案的卻很少，這就造成了很多部門檔案管理混亂，檔案管理辦法形同虛設(shè)，這樣對于部門的管理來說是十分不利的。

二、在行政部門檔案管理中信息化的應(yīng)用

1、計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

現(xiàn)如今，在部分的行政部門當(dāng)中已經(jīng)建立了自己部門的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員將不涉密的行政檔案掃描到計算機(jī)中，上傳至檔案管理系統(tǒng)，同時給此檔案進(jìn)行編號排序，建立查詢索引，再將原紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號排序放入到檔案盒當(dāng)中，保存在檔案柜中即可。如果相關(guān)人員需要查閱檔案，僅僅在電腦上輸入想要查詢檔案的名稱，采用關(guān)鍵詞模糊搜索，便可以在電腦上顯示出其檔案的掃描件，如果需要的話，通過打印機(jī)打印出來即可。這樣的操作方式方便了檔案的整體管理，也提高了查閱檔案的效率。

2、涉密檔案的信息化管理應(yīng)用

我們都知道在行政部門當(dāng)中保密是十分重要的。所以涉密文件的管理也是行政部門檔案管理的一個重點(diǎn)，現(xiàn)階段，行政部門檔案庫房基本都配備了涉密計算機(jī)，將單機(jī)版的涉密檔案管理系統(tǒng)建立在涉密計算機(jī)上，再將某些涉密文，掃描后上傳到涉密計算機(jī)的涉密檔案管理系統(tǒng)中。涉密計算機(jī)是有開機(jī)密碼的，有些有條件的部門甚至采用了指紋虹膜等登錄方式，同時涉密計算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)是需要加密鎖的，基本上需要雙重認(rèn)證才能夠打開涉密計算機(jī)查看涉密檔案。

3、檔案自動化掃描技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)階段某些行政部門采用的是自動一體化掃描儀，只需將檔案放到掃描儀上，100頁的檔案基本上能在一分鐘之內(nèi)掃描進(jìn)系統(tǒng)，非常方便，快捷，為檔案管理人員，檔案的錄人提供了便利條件。

三、行政部門行政檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

1、檔案整理機(jī)器人的應(yīng)用

在現(xiàn)階段的檔案管理中，電子檔案是由人工進(jìn)行掃描上傳到檔案系統(tǒng)的，但是紙質(zhì)的檔案是需要存放到檔案盒當(dāng)中，隨后放入到檔案庫房。所以將紙質(zhì)檔案放到檔案盒當(dāng)中再放入到檔案庫房是需要一定的人力的，根據(jù)未來的發(fā)展趨勢，這些操作在今后全部都能由機(jī)器人進(jìn)行代替，檔案整理機(jī)器人會幫助檔案管理人員整理檔案，自動編號、自動裝訂、自動放到檔案盒當(dāng)中，隨后傳送帶自動將檔案盒運(yùn)送到相應(yīng)的檔案柜中。

2、檔案共享的應(yīng)用

在現(xiàn)階段行政部門的檔案管理中，基本模式是檔案管理人員每年進(jìn)行檔案的回收和歸檔，隨后錄人檔案系統(tǒng)，如果有需要查閱檔案的人員，其應(yīng)該填寫相關(guān)手續(xù)，到檔案庫房去查閱，工作人員幫你進(jìn)行檢索，隨后查詢到電子檔案，進(jìn)行查看或者打印。但是如果行政部門涉及到全國各個地市，其它地市的人員想查閱總公司的相關(guān)檔案時，還需要到總公司去查閱，這就耗費(fèi)了人力和物力。所以檔案共享是今后的發(fā)展趨勢，部門建立全國化的檔案管理系統(tǒng)，其能夠在全國各地聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查看，這樣一來，不僅能對行政部門的人力物力進(jìn)行節(jié)約，而且方便了行政部門的員工進(jìn)行檔案的查詢。

3、培養(yǎng)高科技檔案管理人才

我們都知道檔案管理離不開檔案管理員，這就需要其掌握大量的檔案管理知識，同時還要足浪隨時代的潮流，了解最新的檔案管理技術(shù)，通過自身的不斷學(xué)習(xí)、不斷提高自己部門當(dāng)中的檔案管理效率。對于行政部門來說，應(yīng)該加大資金的投入，舉辦一系列的培訓(xùn)來從理論上提升這支檔案管理隊(duì)伍的整體水平，只有這支隊(duì)伍整體水平有所提高，公司的整體管理才會更上一層樓。

四、結(jié)束語

在本文當(dāng)中，筆者介紹了行政部門行政檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容。其實(shí)在未來，檔案管理會越來越現(xiàn)代化、科技化，但是對于行政部門來講，光靠信息化的行政檔案管理是完全不夠的，文中筆者也提到了，在今后不僅要提高檔案管理的信息化，更重要的是培養(yǎng)高科技檔案管理人才，二者兼顧才能讓行政部門的檔案管理有序進(jìn)行，才會讓部門的發(fā)展越來越好。

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