淺談當今經(jīng)濟環(huán)境下機關(guān)檔案規(guī)范化管理存在的問題及對策

白如雲(yún)

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，字當今經(jīng)濟環(huán)境下機關(guān)檔案管理成為人們關(guān)注的話題。檔案管理工作是機關(guān)單位管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史原貌的一項重要工作。檔案規(guī)范化管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標準化、正規(guī)化的重要環(huán)節(jié)。本文通過分析在機關(guān)單位實施檔案規(guī)范化管理工作過程中的問題和不足，提出了機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理的相應(yīng)對策。

【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟環(huán)境 機關(guān) 檔案 規(guī)范化管理 問題 對策

檔案管理是機關(guān)工作的一項重要內(nèi)容，涉及事項很多，工作較為繁雜，需要不斷提升規(guī)范化水平。對此，檔案管理人員應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變思想理念，跟上時代發(fā)展步伐，創(chuàng)新機關(guān)檔案管理工作方法，加快信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，提升機關(guān)檔案管理工作效率，為今后的查詢與利用提供便利，確保真正發(fā)揮出機關(guān)檔案的應(yīng)有價值。

一、機關(guān)檔案管理工作

機關(guān)檔案管理工作難度大主要表現(xiàn)在：機關(guān)檔案管理的內(nèi)部性強，主要是為國家行政機關(guān)內(nèi)部各部門所使用，對于保密工作的要求相對較高；業(yè)務(wù)性較強，機關(guān)檔案管理工作業(yè)務(wù)涉及范圍廣、內(nèi)容全面、標準要求相對較高；行政特點較強，機關(guān)檔案管理工作一般是由行政機關(guān)的專職檔案管理部門負責(zé)，具有較強的行政管理職能。

二、檔案工作規(guī)范化管理存在的問題

（一）機關(guān)檔案管理制度體系不完善

一些行政機關(guān)的檔案管理工作缺乏健全完善的制度體系，對于機關(guān)檔案管理工作的收集、整理以及移交等工作未能明確責(zé)任部門、責(zé)任崗位以及具體的工作業(yè)務(wù)流程，造成了行政機關(guān)檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)一些關(guān)鍵的檔案資料未能及時全面歸檔保存，甚至是出現(xiàn)了檔案遺失以及收集不全的問題，制約了檔案管理工作的規(guī)范化開展。

（二）缺乏專職檔案人才隊伍

由于受機構(gòu)編制等制約，有的單位檔案工作隊伍人數(shù)不足，大部分由老同志和臨時聘用人員擔任。既熟悉檔案工作，又懂計算機及網(wǎng)絡(luò)軟件運行維護的復(fù)合型人才奇缺，檔案信息化建設(shè)的技術(shù)力量薄弱。有的單位專職檔案工作人員很少，且更換又頻繁，使檔案人才隊伍不能保持相對穩(wěn)定。大部分檔案工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，對待檔案工作存在得過且過的思想，履行職責(zé)的能力弱。由于人才缺乏相應(yīng)的穩(wěn)定性，使得查檔服務(wù)工作質(zhì)量不高，大部分單位文檔人員僅限于查檔案，而對檔案的利用效果認識不清，使得檔案在利用過程中難以產(chǎn)生社會和經(jīng)濟價值。

（三）缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視重度

一些機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性和必要性認識不清，分管檔案工作的職責(zé)不清。檔案工作還停留在簡單的檔案保管階段，存在看門守攤思想，對檔案規(guī)范化管理認識不足，重視不夠。

三、抓好機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理的相應(yīng)對策

（一）完善機關(guān)檔案管理制度建設(shè)

加強機關(guān)檔案合理硬件與制度建設(shè)機關(guān)檔案類型眾多，主要包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案以及電子檔案等，為提升規(guī)范化管理水平，應(yīng)該盡快對檔案管理制度予以完善。一是從《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定出發(fā)，將所需硬件配置齊全，建立專門的庫房存放機關(guān)檔案，同時設(shè)置專柜，整齊排列，規(guī)范管理，完善檢索工具，為今后查找提供便利。庫房要常通風(fēng)，保證整潔衛(wèi)生，禁止在庫房中吸煙，防止出現(xiàn)火災(zāi)，切實將防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵及防光等措施做到位，延長檔案使用壽命。二是完善機關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。要加強領(lǐng)導(dǎo)與規(guī)劃，制定機關(guān)檔案管理工作總體要求，建立與之相應(yīng)的管理制度，為機關(guān)檔案管理工作提供有效的督促與指導(dǎo)。要安排專人對文書、業(yè)務(wù)等檔案進行管理，并主動深入各個科室，全面掌握其主要業(yè)務(wù)活動狀況，提出統(tǒng)一、規(guī)范的立卷要求。這樣各業(yè)務(wù)科室才會主動形成有較高保存與利用價值的文件材料，可以及時立卷與歸檔。在文件材料歸檔以后，應(yīng)加強其歷史聯(lián)系，將保持價值嚴格區(qū)分開來，分類整理，立卷和案卷標題也要確切、簡明，為保管與利用提供便利。三是對檔案借閱手續(xù)提供嚴格規(guī)定，這樣可以避免出現(xiàn)機關(guān)檔案隨意借發(fā)的情況，為機關(guān)檔案的完整提供可靠保障。

（二）加強對檔案人員的管理與培訓(xùn)

一是要做好檔案交接工作。對于更換檔案工作頻繁的單位，在人員更換時一定要做好傳幫帶工作，防止出現(xiàn)工作脫節(jié)，給檔案管理工作帶來不便；二是強化培訓(xùn)，因材施教。根據(jù)崗位職能，年齡結(jié)構(gòu)，采取不同的培訓(xùn)學(xué)習(xí)方法，對于老同志來說要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識，對于年輕同志來說要學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)知識，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。三是抓理論學(xué)習(xí)，認真學(xué)習(xí)檔案法等檔案專業(yè)知識，還要做好思想教育工作，學(xué)習(xí)黨的方針政策，不斷提高檔案人員的政治理論水平和素養(yǎng)。

（三）強化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，不斷提高思想認識

一是提高思想認識，把做好機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作擺上重要日程。要按照機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作要求，逐條對照，逐條分析，認真執(zhí)行檔案規(guī)范化管理要求。二是加強組織領(lǐng)導(dǎo)。各單位工強化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，主要領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，主要負責(zé)同志要將機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作作為一項重點工作，拿出時間和精力，確保機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作順利進行。三是加強宣傳力度。在召開檔案工作會議時，多請分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負責(zé)人參加，通過會議提高領(lǐng)導(dǎo)的思想認識。同時隨時宣傳檔案法精神，增強各級領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案工作的責(zé)任感，進一步明確職責(zé)，強化措施，確保機關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作工作中取得好成績。

（四）重視機關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

將計算機應(yīng)用到機關(guān)檔案管理工作中，能夠隨時輸入與更改，提升存儲的密度，避免對空間造成浪費，這樣機關(guān)檔案將得到長期保持，也不容易出現(xiàn)破壞的問題。加快機關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，內(nèi)部局域網(wǎng)能夠提供網(wǎng)上查閱功能，讓機關(guān)檔案信息變得更加便捷。利用計算機收集與上傳資料的過程中，必須認真進行分辨，提升信息錄入的可靠性與準確性，要通過嚴格審查以后，才能將檔案材料進行歸檔。材料在上傳以后，應(yīng)提升材料的保密性與真實性，對開放性檔案而言，應(yīng)確保只能可讀，不能進行下載與修改。此外，還要注重安全性問題，通過配置高效防火墻，防止出現(xiàn)非法入侵的情況。同時，及時對病毒庫進行更新，做好數(shù)據(jù)庫加密工作，對重要數(shù)據(jù)信息進行備份，將用戶權(quán)限設(shè)置好。這樣機關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)才能順利開展，為實現(xiàn)規(guī)范化管理打下基礎(chǔ)。