醫(yī)院固定資產(chǎn)全閉環(huán)管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用

李歡 周磊

摘要：隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷增大，同濟(jì)醫(yī)院從原單院區(qū)模式，逐步發(fā)展到漢口、光谷、中法三院區(qū)集團(tuán)運(yùn)營模式。在這種運(yùn)營模式下，醫(yī)院的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)變得更加復(fù)雜，資產(chǎn)管理也越發(fā)薄弱。因此，需要建立一個(gè)基于全閉環(huán)固定資產(chǎn)管理的跨院區(qū)管理系統(tǒng)，對固定資產(chǎn)全生命周期覆蓋、相應(yīng)業(yè)務(wù)信息自動轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)更高效的管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；資產(chǎn)管理；跨院區(qū)；全閉環(huán)

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）22-0058-02

Abstract： With the continuous increase in the size of the hospital， Tongji from the original single district model， and gradually developed to Hankou， Optical Valley， China and France three homes group operating mode. In this mode of operation， the hospital's asset structure has become more complex， asset management is also increasingly weak. Therefore， it is necessary to establish a cross-district management system based on the closed-loop fixed asset management. The whole life cycle coverage of fixed assets and the corresponding business information are automatically converted into financial information to realize the more efficient management of fixed assets.

Key words： hospital； asset management； cross – hospital； closed - loop

1 引言

固定資產(chǎn)占醫(yī)院資產(chǎn)總額中的70%-80%，是醫(yī)院開展醫(yī)、教、研等各項(xiàng)工作的基本物質(zhì)要素，管理效果直接影響到醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的開展[1]。從現(xiàn)在大多醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀來看，存在以下常見問題[2-3]：固定資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門脫節(jié)、多頭管理、資產(chǎn)閑置等。為了解決這些常見的問題，并能夠跨院區(qū)對固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，需要設(shè)計(jì)一套高效的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（以下簡稱新系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)全生命周期的閉環(huán)管理。

為了使固定資產(chǎn)管理更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)及科研，本文致力于解決固定資產(chǎn)管理跨院區(qū)與常見等問題，全面及深入。

2 多院區(qū)架構(gòu)支持

原有漢口院區(qū)運(yùn)行的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，并不支持多院區(qū)的資產(chǎn)管理，而多院區(qū)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的獨(dú)立運(yùn)行又會形成“信息孤島”。而新系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，客戶機(jī)上只要裝一個(gè)瀏覽器，就可以遠(yuǎn)程訪問同一套資產(chǎn)管理系統(tǒng)[4]。

原有漢口院區(qū)每個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)都有一套獨(dú)立的用戶名賬號，為實(shí)現(xiàn)對全院人員的管理，新系統(tǒng)采用統(tǒng)一用戶管理模式。統(tǒng)一用戶管理對醫(yī)院三個(gè)院區(qū)的科室、院內(nèi)職工、院外人員使用醫(yī)院信息系統(tǒng)的行為進(jìn)行統(tǒng)一管理，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)自完成對系統(tǒng)用戶的授權(quán)工作，實(shí)現(xiàn)全院人員每人只維護(hù)一個(gè)賬號。用戶采用分級授權(quán)的管理方式，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)自完成對系統(tǒng)用戶的授權(quán)工作，固定資產(chǎn)管理人員只需要從管理員那里得到授權(quán)，就可以遠(yuǎn)程登錄固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

3 固定資產(chǎn)編碼與分類

老系統(tǒng)根據(jù)《醫(yī)院會計(jì)制度》對固定資產(chǎn)進(jìn)行分類，會造成部分固定資產(chǎn)歸類口徑不一致、數(shù)據(jù)上不好核對等問題。而新系統(tǒng)依據(jù)資產(chǎn)編碼規(guī)則，在系統(tǒng)中根據(jù)《醫(yī)院會計(jì)制度》和《固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)》對每一項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行兩個(gè)維度的資產(chǎn)分類，建立統(tǒng)一資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)及編碼規(guī)則。新系統(tǒng)為每個(gè)固定資產(chǎn)指定符合醫(yī)院會計(jì)制度的資產(chǎn)分類及編碼醫(yī)技符合“國標(biāo)”的資產(chǎn)分類及編碼，方便編制會計(jì)憑證，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)不同維度的數(shù)據(jù)獲取及核對需求。實(shí)現(xiàn)一套識別編碼，同時(shí)顯示多種信息，包括：供應(yīng)商信息及不同維度下對資產(chǎn)的分類情況[5]，方便審查和核算?？稍O(shè)定資產(chǎn)標(biāo)簽打印選項(xiàng)，標(biāo)簽上僅顯示統(tǒng)一編碼，經(jīng)過掃描槍掃描即可獲得所有信息。

4 會計(jì)憑證根據(jù)物流信息自動生成

由于老系統(tǒng)資產(chǎn)購置、報(bào)廢、盤盈盤虧通過接口導(dǎo)盤，分別由不同的業(yè)務(wù)口徑以手工方式導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)來生成會計(jì)憑證，容易造成固定資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門脫節(jié)。資產(chǎn)入賬名稱、規(guī)格型號不一致都會導(dǎo)致資產(chǎn)清查時(shí)無法對賬、賬目不符等問題。

新系統(tǒng)通過統(tǒng)一的信息系統(tǒng)將業(yè)務(wù)端和財(cái)務(wù)端信息有效銜接與整合，根據(jù)業(yè)務(wù)行為自動觸發(fā)財(cái)務(wù)憑證，財(cái)務(wù)憑證只需會計(jì)人員確認(rèn)后就正式生成，無需人為進(jìn)行大量系統(tǒng)間數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出工作。從資產(chǎn)采購到資產(chǎn)報(bào)廢，各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均會產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息，這樣能有效細(xì)化財(cái)務(wù)信息產(chǎn)生節(jié)點(diǎn)，提高財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確度，對于發(fā)票未到的資產(chǎn)能夠及時(shí)暫估。由于財(cái)務(wù)信息自動生成，減少了大量數(shù)據(jù)人為的導(dǎo)入導(dǎo)出，使業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息保持高度一致，為醫(yī)院各維度的管理依據(jù)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

5 固定資產(chǎn)全生命周期閉環(huán)管理

固定資產(chǎn)的管理難度從資產(chǎn)的采購開始，到入庫、結(jié)算、付款、調(diào)撥，以及后續(xù)的折舊、維修、盤點(diǎn)、報(bào)廢、核算等，涉及資產(chǎn)的全生命周期管理。針對固定資產(chǎn)，如何把控全生命周期、與核心財(cái)務(wù)進(jìn)行對接是重中之重。圖1為固定資產(chǎn)全生命周期閉環(huán)管理模型。

5.1 網(wǎng)上申請

根據(jù)有關(guān)規(guī)定對設(shè)備進(jìn)行歸航梳理，對于科教和財(cái)政項(xiàng)目要明確其經(jīng)費(fèi)來源。不同于舊系統(tǒng)手工填寫采購申請，新系統(tǒng)采用在線填寫采購申請單的方式，科室在線填寫需要采購的設(shè)備內(nèi)容及金額等。如果管理部門審批不通過或財(cái)務(wù)審批不通過以后，采購申請狀態(tài)變?yōu)椤胺敌蕖?，此時(shí)科室可以再次修改采購申請。

5.2 卡片建立

根據(jù)采購訂單的收貨信息創(chuàng)建資產(chǎn)卡片，在資產(chǎn)卡片包括固定資產(chǎn)的基本信息，成套設(shè)備同時(shí)補(bǔ)充和完善資產(chǎn)類別，資產(chǎn)地點(diǎn)。由于醫(yī)院一張固定資產(chǎn)卡片可能涉及多個(gè)資金來源，因此新系統(tǒng)資產(chǎn)卡片中增加了資金來源頁簽，內(nèi)容包括資金來源、金額和所占比例（%）。新系統(tǒng)資產(chǎn)卡片基本信息中增加成套設(shè)備字段，附屬設(shè)備中顯示對應(yīng)的子項(xiàng)設(shè)備信息，對于批量采購的資產(chǎn)自動分解成一物一碼[6]，同時(shí)，資產(chǎn)卡片可根據(jù)需要進(jìn)行打印。

5.3 設(shè)備折舊

在進(jìn)行新增資產(chǎn)、報(bào)廢資產(chǎn)和變動資產(chǎn)價(jià)值操作時(shí)，新系統(tǒng)會觸發(fā)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)資產(chǎn)的類別制定默認(rèn)相應(yīng)的折舊年限，在資產(chǎn)增加和資產(chǎn)工作臺可以進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，月底批量運(yùn)行折舊，并將折舊信息傳回給新系統(tǒng)。新系統(tǒng)提供折舊查詢功能，可在前臺查詢設(shè)備基本信息及折舊明細(xì)。

5.4 設(shè)備轉(zhuǎn)移

各科室可以將空余的設(shè)備轉(zhuǎn)移給其他有需求的科室，但是需要做對應(yīng)的固定資產(chǎn)變更?？剖以诰€填寫資產(chǎn)轉(zhuǎn)移確認(rèn)單，管理部門審批后，對設(shè)備進(jìn)行調(diào)撥轉(zhuǎn)科，同時(shí)新系統(tǒng)將轉(zhuǎn)科信息傳至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄設(shè)備使用科室，以便于實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的固定資產(chǎn)使用科室的成本核算。

5.5 設(shè)備盤點(diǎn)

國資辦每年會對設(shè)備進(jìn)行清查，首先打印固定資產(chǎn)明細(xì)賬表，然后根據(jù)賬表去科室進(jìn)行資產(chǎn)清查，并將清查結(jié)果錄入系統(tǒng)，生成盤盈盤虧表。再觸發(fā)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)做賬，確保賬實(shí)相符、賬賬相符。

5.6 設(shè)備維修

設(shè)備在使用過程中會出現(xiàn)故障等問題，這時(shí)候就需要維修并且記錄維修的信息：如果在保修期就需要通知廠商進(jìn)行維修；如果超出保修期，則需要申請預(yù)算。老系統(tǒng)對設(shè)備的維修都是走線下流程，不能全面了解設(shè)備的詳細(xì)情況。在新系統(tǒng)中，科室在線提出維修申請，在系統(tǒng)中登記維修記錄，同時(shí)，新系統(tǒng)提供一個(gè)保養(yǎng)信息錄入界面，資產(chǎn)維修根據(jù)每一種資產(chǎn)類別的保養(yǎng)要求錄入系統(tǒng)，以供查詢。

5.7 設(shè)備報(bào)廢

根據(jù)醫(yī)院的政策，對于報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行相應(yīng)的資產(chǎn)申請審批，確認(rèn)后，在系統(tǒng)中可以進(jìn)行相應(yīng)的資產(chǎn)申請審批，確認(rèn)后，在系統(tǒng)中可以進(jìn)行相應(yīng)的報(bào)廢處理。報(bào)廢完成后，會在報(bào)廢報(bào)表中詳細(xì)記錄報(bào)廢信息。資產(chǎn)報(bào)廢后，資產(chǎn)信息會自動傳到廢品庫房，器材科可以在廢品庫房對廢品進(jìn)行處理，處理方式有廢品被拍賣、被其他科室領(lǐng)走。當(dāng)廢品被拍賣時(shí)，器材科在系統(tǒng)中檢索出廢品信息，錄入廢品收入，拍賣所得收入由財(cái)務(wù)代收；如果廢品被其他科室領(lǐng)走，則器材科需要在廢品庫房中進(jìn)行登記。

6 總結(jié)

新系統(tǒng)投入使用，有效支持了多院區(qū)之間固定資產(chǎn)的有效管理，使醫(yī)院固定資產(chǎn)管理從過去的粗放式管理過渡到精細(xì)化管理。完成固定資產(chǎn)從購入、到報(bào)廢、再到科室使用、財(cái)務(wù)核算、維修維護(hù)等方面的帳實(shí)管理，建立了一套完善的固定資產(chǎn)管理流程和制度。固定資產(chǎn)使用信息動態(tài)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，使相關(guān)數(shù)據(jù)能為使用科室提供考核指標(biāo)，為資產(chǎn)請購提供了論證依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 韓斌斌.基于HRP建立醫(yī)院固定資產(chǎn)精細(xì)化管理系統(tǒng)[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2017（3）：5-6.

[2] 劉國祥，李斌，徐小雪，等.我國公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中存在的問題與對策研究[J].中國醫(yī)院管理，2010，30（1）：31-33.

[3] 黃哲.醫(yī)院信息系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀與方向[J].中國現(xiàn)代醫(yī)學(xué)雜志，2009，19（6）：955-957.

[4] 云慶輝，李向東，羅寶蘭，等.基于B/S架構(gòu)的器材設(shè)備科管理信息系統(tǒng)探析之二：固定資產(chǎn)管理[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2015，36（2）：141-143.

[5] 李沐為.加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理提高固定資產(chǎn)管理水平[J].中國醫(yī)療設(shè)備， 2016， 31（8）：137-138.

[6] 袁鑫，李力，張曉祥.醫(yī)院固定資產(chǎn)管理新模式的研究與探討[J].中國衛(wèi)生信息管理雜志，2007，3（3）：38-40.

【通聯(lián)編輯：梁書】