淺談如何利用信息化技術(shù)提升建筑企業(yè)檔案管理水平

徐秀香

隨著普遍應用的電子信息技術(shù)水平的不斷進步，我國建筑企業(yè)檔案管理工作開始朝著科學管理的方向發(fā)展，逐步健全建筑企業(yè)的管理制度，為將來企業(yè)進步發(fā)展打好基礎。檔案管理工作貫穿在建筑企業(yè)的每一個階段，與企業(yè)招投標、施工質(zhì)量有著緊密聯(lián)系。因此，需要進一步增強建筑企業(yè)檔案信息化管理工作力度，探索新的發(fā)展途徑，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，推動建筑企業(yè)檔案管理工作更加良好地發(fā)展。

一、檔案信息化建設的重要作用

（一）提高檔案工作效率

檔案管理不再耗費大量的人力以及時間，查詢應用更加準確便捷。檔案數(shù)據(jù)一次錄入即可實現(xiàn)共享，打印多種檢索工具和各種報表，十分便利，極大地提高了工作效率。進行檢索以及查詢的過程中，能夠應用多種不同的查詢方法，按照管理權(quán)限，利用網(wǎng)絡自行對檔案信息進行查詢，針對過期不歸還的借閱者可以實現(xiàn)催還行為，大大降低了工作人員的工作量。

（二）部門職能將保管變成服務

信息化技術(shù)應用到檔案管理過程中，公司的各種文書、科技檔案等都能夠在網(wǎng)絡上進行瀏覽（有權(quán)限制約），提供給公司領(lǐng)導以及設計部門良好的服務。如此一來，檔案管理職能不再是檔案的保管單位，而是公司內(nèi)部信息共享服務中心。

（三）優(yōu)化企業(yè)檔案管理業(yè)務流程，提升管理水平

經(jīng)過對企業(yè)檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化的建設，不但將檔案管理工作者的管理觀念不斷改善，而且提高了管理人員的業(yè)務素養(yǎng)以及工作技能，保證檔案管理人員充分掌握網(wǎng)絡以及軟件等的操作技巧，保證管理流程出現(xiàn)徹底的變化，保證檔案管理工作更加規(guī)范，不斷提高檔案管理水平。

（四）企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力

建筑企業(yè)檔案管理對象是企業(yè)的核心競爭信息，檔案管理工作具有非常重要的作用。如何為企業(yè)發(fā)展進步帶來保證，是所有檔案管理工作人員所面對的重要任務。建筑企業(yè)檔案管理需要將傳統(tǒng)的檔案管理以及服務模式進行改變，應用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，充分對既有資源的潛在價值進行挖掘，為企業(yè)決策帶來非常良好的參考依據(jù)，提高企業(yè)的競爭力。一成不變的檔案管理模式會制約企業(yè)的健康發(fā)展，建筑企業(yè)應當高度重視檔案信息化建設，真正將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來，切實推動企業(yè)的健康發(fā)展。

二、建筑企業(yè)檔案管理信息化管理當中存在的問題

（一）認識不足

有些建筑單位一味地關(guān)注企業(yè)的短期利益，忽略了企業(yè)檔案管理的信息化建設，導致檔案管理人力資源不足、硬件配置滯后、管理系統(tǒng)落后等。檔案管理給企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的影響見效慢這一特征，導致管理人員對檔案管理視而不見，根本不關(guān)注解決阻礙企業(yè)發(fā)展的問題。認識不足對行政支持力度產(chǎn)生了影響，制約了檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，所以造成我國建筑企業(yè)檔案管理信息化水平低。

（二）不健全的企業(yè)檔案信息化管理制度

正常的建筑企業(yè)運轉(zhuǎn)過程中，企業(yè)當中檔案信息化管理是不可或缺的一部分。檔案信息化管理工作要想順利運行下去，不能缺乏健全的企業(yè)檔案信息化管理制度。但在實際中，建筑企業(yè)檔案信息化建設受到很多因素的影響，而且管理時間較短，檔案信息系統(tǒng)并不成熟。有的企業(yè)完全不了解企業(yè)信息化檔案管理工作，也并未真正認識到企業(yè)檔案信息化管理的作用，也沒有綜合多方意見，對檔案信息化管理制度進行完善，導致和當前檔案信息化管理的要求完全不符，不符合自身的發(fā)展趨勢，無法順利進行檔案信息化管理，直接給信息化管理水平提高帶來不利影響。

（三）發(fā)展不平衡

有的大型建筑企業(yè)開始檔案管理信息化建設時間比較早，投入了比較大的人力、物力以及財力，檔案管理水平已經(jīng)實現(xiàn)較高的水平?？墒怯械闹行⌒徒ㄖ髽I(yè)還并未真正正確了解到企業(yè)檔案信息化建設的重要意義，或者雖然已經(jīng)起步但是較為緩慢，加上企業(yè)自身實力的約束，導致投入力度不足，導致信息化的檔案管理工作進程慢。信息化建設差距大，直接導致我國建筑企業(yè)檔案管理信息化建設發(fā)展不均衡，總體水平不高。

（四）建筑企業(yè)檔案人員的業(yè)務水平參差不齊

我國的建筑企業(yè)當中，普遍存在著各級管理人員不夠重視檔案管理工作的問題，對檔案管理工作的重要性認識不到位，認為檔案管理工作就是對工程檔案的收集、整理、歸檔以及保管等任務，無需專業(yè)知識，無需配置專業(yè)人員，導致檔案工作人員來源雜亂、檔案專業(yè)知識不足、業(yè)務水平低，給檔案管理工作帶來不良影響。

三、建筑企業(yè)檔案信息化管理措施

（一）電子檔案文件格式的標準化

經(jīng)過分析檔案信息化管理當中接收以及歸檔電子檔案方式的優(yōu)劣勢，為了更好地實現(xiàn)建筑企業(yè)信息化管理，就必須統(tǒng)一電子檔案的文件格式。具體統(tǒng)一文件格式的方式如下：第一，建筑工程項目在整個施工過程中要嚴格按照每一個環(huán)節(jié)的差異選擇不一樣的應用軟件，統(tǒng)一文件格式就需要將其整合成為兼容多種格式的電子文件。第二，更加良好地確保電子檔案信息的真實、有效以及原始性。第三，檔案信息內(nèi)容一定要清楚、文檔格式要美觀，方便進行檢索查詢應用。第四，節(jié)省信息化檔案的成本，信息內(nèi)容提供批注，方便進行存儲以及管理。第五，可以對各種掃描文件進行接收，支出多種電子文件的獲取方式。第六，應用知識產(chǎn)權(quán)對電子檔案進行保護。

（二）確定紙質(zhì)檔案以及電子文件的應用制度

建筑企業(yè)當中，檔案大部分是紙質(zhì)檔案，或者是基于磁介質(zhì)的錄像帶、磁盤等。紙質(zhì)檔案在完成電子數(shù)字化之后，按照檔案整理方式實現(xiàn)整理、組卷、裝訂；數(shù)字化的檔案上傳到檔案信息化系統(tǒng)當中。有的單位將檔案管理信息化單純地理解為檔案管理數(shù)字化，基礎工作準備不充分的情況中產(chǎn)生了過分追求紙質(zhì)檔案數(shù)字化的效率、完成度。有的建筑單位單純地以為數(shù)字化加上信息上網(wǎng)即為信息化，如此一來會產(chǎn)生很多隱患，最后大部分數(shù)字化成果也會因為格式、質(zhì)量問題無法共享變成數(shù)據(jù)垃圾，造成浪費。應用紙質(zhì)檔案的過程中要按照應用對象，檔案室的專業(yè)工作者按照檔案利用制度填寫應用者信息、填報應用內(nèi)容；電子檔案的借閱要利用檔案信息化系統(tǒng)實現(xiàn)，應用者要使用專用的軟件，只能進行打印不能下載，如需下載要辦理特殊的手續(xù)，不能對檔案原始信息進行更改；電子檔案應用過程中，數(shù)據(jù)庫利用軟件識別應用者信息，自動記錄以及統(tǒng)計應用者的操作行為。電子文件處理保存要符合我國的安全保密規(guī)定，對非法操作、病毒侵害等要利用有效的防范措施。

（三）加強檔案信息安全建設力度

第一，將安全管理機制有效建立起來，確定相對應的網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)加密、口令守則等方面的制度；建立健全安全審計跟蹤體系，有效提高總體信息安全防范意識。對安全等級比較高的系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)管理者對用戶權(quán)限的分配管理，詳細記錄對系統(tǒng)維護內(nèi)容以及維護前后情況等事項。第二，加強對病毒預防的安全手段，將反病毒掃描以及殺毒的監(jiān)督管理系統(tǒng)建立起來，同時定期對文檔實現(xiàn)備份，實現(xiàn)多處異地存放的目的。第三，將計算機網(wǎng)絡安全預警中心建立健全，實現(xiàn)安全監(jiān)督控制以及預警的功能，監(jiān)視網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的安全。

（四）加強管理工作者的培訓與教育

要有效提升檔案信息化管理人員的管理水平，才可以保證檔案信息管理工作質(zhì)量不斷優(yōu)化。因此，建筑企業(yè)要關(guān)注培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息管理人才，具體是利用增強有關(guān)人員培訓教育工作力度來實現(xiàn)：第一，企業(yè)要主動開展講座，對管理工作者的管理技術(shù)以及方法進行專門培養(yǎng)。第二，企業(yè)要從招聘人員開始，嚴格對管理人員的水平進行要求，引入高素質(zhì)的人才。

總而言之，雖然我國建筑企業(yè)檔案管理信息化建設水平不高，但是只要做好上下統(tǒng)一認識，為檔案管理工作營造良好的發(fā)展氛圍，將創(chuàng)新作為依托，實現(xiàn)我國建筑企業(yè)檔案管理信息化建設的高水平目標將指日可待。

（作者單位：中國武夷實業(yè)股份有限公司）

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