新形勢下電子會計檔案管理規(guī)范研究

文/中國人民解放軍75769部隊 唐麗

一、電子會計檔案管理的重要性

不論是在企業(yè)的發(fā)展中還是在個人的成長過程中，每個人都有一份屬于自己的、與眾不同的信息資料，這些資料往往會被概括為檔案。在經(jīng)濟發(fā)展的過程中，也有屬于經(jīng)濟活動開展的一份資料，即檔案。按照不同的分類標準，這些檔案會被歸為不同的類別進行不同的形式和年限的保存。會計檔案室會計工作中的重要資料部分，也是對會計工作進行監(jiān)督和審核的基礎(chǔ)。會計檔案主要包括與單位業(yè)務(wù)經(jīng)濟相關(guān)的各種資料、收據(jù)以及各種憑證和歷史記錄等。根據(jù)跨級工作的內(nèi)容，又可以具體劃分為會計賬簿、會計憑證以及財務(wù)報告和其他與本單位經(jīng)濟活動相關(guān)的信息內(nèi)容。在企業(yè)的發(fā)展過程中，建立一套較為完整的開機檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠更好地保存開機檔案，同時也能夠提高會計工作的效率。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，在很多經(jīng)濟活動以及社會生活中都大量使用了電子化工具，包括以支付寶、微信支付為主的支付工具；以及以各種軟件為主的手機客戶端銀行系統(tǒng)等。很多經(jīng)濟記錄都不再以紙質(zhì)版的形式出現(xiàn)，而是采用了電子信息技術(shù)，為客戶提供了極大的方便，也促進了經(jīng)濟活動的快速發(fā)展。為了適應(yīng)經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及發(fā)揮會計在經(jīng)濟活動中的積極作用，就需要加速建立會計工作的電子信息化發(fā)展。電子會計檔案管理工作，是會計電子信息化發(fā)展中的一個重要展示，也是促進會計工作信息化發(fā)展的基礎(chǔ)和保證，做好電子會計檔案的管理工作，不論是對目前的會計工作發(fā)展還是對提高會計監(jiān)督管理工作的效率都有積極的作用。

二、新形勢下電子會計檔案管理工作的發(fā)展

近年來，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟的不斷進步，與之相關(guān)的各項工作都迎來新的發(fā)展時期。作為經(jīng)濟管理中的重要部分，會計工作也要有新的改變，這其中電子會計檔案的管理工作是需要關(guān)注的一個重要問題。電子會計檔案管理工作具有一定的綜合性，對業(yè)務(wù)人員的要求也較高。與普通的檔案管理工作相比較，電子會計檔案管理工作者需要具有一定的會計知識，能夠適應(yīng)會計工作的特殊性；與傳統(tǒng)的會計檔案管理工作相比較，電子會計檔案管理工作者則需要具有一定的電子信息處理技術(shù)，這樣才能促進工作的有效開展。在新的發(fā)展形勢下，電子會計檔案管理工作將會向著更加標準化、科學(xué)化以及國際化的方向發(fā)展，這也有利于促進我國經(jīng)濟的國際化發(fā)展。

三、新形勢下電子會計檔案管理中存在的問題

經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷進步，經(jīng)濟活動信息也在逐漸改變自身的存在形式，正在向著無紙化、電子化的方向發(fā)展，這就對會計工作提出了新的要求，其中最為明顯的是會計檔案也需要緊隨時代的步伐，向著電子會計檔案管理方向發(fā)展。由于受到發(fā)展時間段、工作任務(wù)大、技術(shù)要求高等因素的影響，在現(xiàn)階段的發(fā)展中，電子會計檔案管理工作還存在著一些問題，影響到了其積極作用的發(fā)揮。

（一）電子會計檔案管理意識淺薄，管理工作不受重視。不論是在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中，還是在各個單位的經(jīng)濟活動中，會計工作因其自身的重要性得到了越來越多的重視，但是很多管理者和經(jīng)營者對于會計工作的認識還停留在較為表面的層次，他們認為會計工作的主要內(nèi)容就是做好經(jīng)濟活動的相關(guān)賬目工作，并沒有意識到電子會計檔案管理工作的的重要性。所以很少有企業(yè)或單位重視電子會計檔案工作的開展情況，這就造成很多電子會計檔案的缺失或者是不完整，影響到會計工作的科學(xué)性和有效性，同時也為后期的會計監(jiān)督和審查工作的開展帶來了不必要的麻煩。在會計工作的相關(guān)法律法規(guī)中，對會計檔案的保存做出了明確的要求，如果在實際工作中由于管理意識不到位以及受到其他因素的影響造成會計檔案的不完整或者遺失，是需要承擔一定責任的。

（二）電子會計檔案管理缺乏專業(yè)性，管理工作效率較低。在目前的發(fā)展過程中，很多企業(yè)或單位的會計工作從業(yè)者較少，往往是一人身兼數(shù)職，這就會造成很多會計工作沒有專業(yè)的人員來完成。在會計工作開展的過程中，很少有企業(yè)或者單位設(shè)立專門的人員進行會計檔案的管理工作。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及會計工作的不斷正規(guī)化、國際化的發(fā)展，電子會計管理工作的要求也在不斷提升，但是在目前的發(fā)展中，電子會計檔案的管理工作并沒有向著更加專業(yè)化的方向發(fā)展。電子會計檔案管理專業(yè)性的缺乏，往往會造成管理工作的效率低下，同時也會影響到會計工作的有效開展。

（三）電子會計檔案管理責任不明確，管理領(lǐng)導(dǎo)工作難開展。在現(xiàn)階段的發(fā)展中，由于在企業(yè)或者單位中，很少設(shè)置專門的人員進行電子會計檔案的管理工作，這往往就造成了電子檔案管理責任不明確的情況，當電子會計檔案管理工作出現(xiàn)問題的時候，管理者很難進行責任的追究，懲罰的效果也就不明顯。同時，電子會計檔案管理責任的不明確，也會在很多時候造成檔案保存工作的疏漏，相關(guān)人員會進行責任的推卸，增加工作中的困難和阻礙。

（四）電子會計檔案管理人才缺乏，管理人員工作素質(zhì)較低。電子會計檔案管理工作是隨著經(jīng)濟活動的信息化以及會計工作的電子化發(fā)展起來的。電子會計檔案管理工作是原來的會計檔案管理工作的信息化發(fā)展成果，但是其工作的要求卻有了新的提高。電子會計檔案的從業(yè)者不僅需要具有專業(yè)的會計知識，同時也需要具有一定的信息處理技術(shù)。在目前的會計工作發(fā)展中，很多從業(yè)人員是由原來傳統(tǒng)會計工作者發(fā)展而來的，其專業(yè)技術(shù)較強，但是對信息技術(shù)的掌握能力有限，整體的工作效率較低，阻礙了電子化會計工作的發(fā)展。

四、新形勢下電子會計檔案管理的規(guī)范發(fā)展

會計工作是經(jīng)濟活動中的重要內(nèi)容，而會計檔案管理工作雖然在表面上看起來較為普通，卻是保證會計工作質(zhì)量，做好會計工作監(jiān)督和審查的基礎(chǔ)，國家有專門的法律法規(guī)對其工作進行了明確的規(guī)定，其重要性不言而喻。為了提高電子會計檔案管理工作的質(zhì)量，使其向著更加規(guī)范的方向發(fā)展，促進新形勢下會計工作不斷進步，就要采取有效的措施，解決目前在電子會計檔案管理工作中存在的問題。

（一）樹立對電子會計檔案管理工作的正確認識，促進管理工作有效開展。在新的發(fā)展形勢下，不論是基于經(jīng)濟活動的不斷發(fā)展還是信息技術(shù)的不斷進步，都應(yīng)該對電子會計檔案管理工作樹立全面、正確的認識，為會計工作的有效開展提供更好的支持。在新的發(fā)展時期，為了促進企業(yè)或者單位中會計工作的有效開展，管理者要樹立全新的發(fā)展意識和發(fā)展理念，緊跟時代發(fā)展的趨勢，做好內(nèi)部會計管理工作，同時對原來工作中的不足進行全新的改變，加強對電子會計檔案的管理工作。在很多單位中，由于受到不同因素的影響，可能會存在信息溝通受到限制的情況，但是這并不影響到電子會計檔案的管理工作。在工作開展的過程中，可以借助局域網(wǎng)絡(luò)或者是先進的信息存儲設(shè)備，提高電子會計檔案管理工作的效率。

（二）提高電子會計檔案管理工作的專業(yè)性，提高管理工作效率。在會計工作發(fā)展的過程中，提高電子會計檔案管理工作的專業(yè)性，不僅僅能夠促進其電子會計檔案管理工作效率的提升，同時也能夠使其更好地服務(wù)于會計工作的發(fā)展。隨著經(jīng)濟發(fā)展形勢的不斷更新，在電子會計檔案管理工作開展的過程中，要根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，建立一套較為完整的、能夠使用本企業(yè)或者本單位發(fā)展的會計工作制度和電子會計檔案管理工作規(guī)范，這樣可以對相關(guān)工作的開展起到約束作用，促進工作效率的提高。

（三）明確管理責任、落實管理任務(wù)，提升電子會計檔案管理質(zhì)量。為了提高電子會計檔案的管理質(zhì)量，就必須在工作開展的過程中，做好電子會計檔案管理的責任落實工作。在會計工作的過程中，明確了各個工作人員的工作責任，不僅能夠提高電子會計檔案管理者的工作積極性，同時也能夠在問題發(fā)生時更有效地找到責任的承擔者，促進問題的有效解決。明確了電子跨級檔案管理責任，就可以更好地布置電子會計檔案的管理任務(wù)，提高管理的效率，促進相關(guān)工作的不斷發(fā)展。

（四）注重專業(yè)人才培養(yǎng)，提高管理人員整體素質(zhì)。為了提高電子會計檔案管理工作的效率，就要在發(fā)展的過程中，注重專業(yè)人才的培養(yǎng)。檔案管理是一門具有一定科學(xué)性的工作。做好電子會計檔案管理工作不僅僅需要一定的專業(yè)技能，同時要具有較高的職業(yè)素質(zhì)，包括細心嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、較強的責任心等。在目前的教育發(fā)展中，很少有專門的電子會計檔案管理專業(yè)，相關(guān)人選的培養(yǎng)往往是在實際工作中進行的，這就需要領(lǐng)導(dǎo)者在重視電子會計檔案工作發(fā)展的過程中，協(xié)調(diào)好有利資源，對工作人員進行專業(yè)輔導(dǎo)，提高整體的人員素質(zhì)。

五、小結(jié)

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，以及信息技術(shù)的進步，各項經(jīng)濟活動都向著信息化、便捷化、迅速化的方向發(fā)展。會計作為經(jīng)濟活動中的重要部分，不論是在組織中還是在企業(yè)發(fā)展中都能起到積極的作用。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，促進會計工作的信息化發(fā)展，不僅能夠促進會計工作不斷進步，同時也能更好地發(fā)揮其在經(jīng)濟管理中的積極作用。電子會計檔案作為電子會計中的基礎(chǔ)組成部分，能夠為會計積極作用的發(fā)揮奠定扎實的基礎(chǔ)，所以在促進電子會計業(yè)務(wù)發(fā)展的過程中，要做好基礎(chǔ)的電子會計檔案工作，使整體的會計工作能夠更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需求。