推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作電算化的有效路徑

文/公主嶺市畜牧獸醫(yī)局 張玉紅

會(huì)計(jì)檔案管理工作是管理學(xué)科的一個(gè)重要組成部分，隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)越來越多地被計(jì)算機(jī)取代，會(huì)計(jì)電算化與檔案管理之間是相輔相成的關(guān)系，會(huì)計(jì)電算化拓寬了會(huì)計(jì)檔案的范圍，提高了檔案管理的效率與水平。

一、強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力，提高電算化素質(zhì)

由于會(huì)計(jì)檔案電算化管理，不僅僅是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的功能，更有利用計(jì)算機(jī)高速計(jì)算、分析的功能，同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，所以必須相應(yīng)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的電算化專業(yè)水平，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息，維護(hù)日常工作，開發(fā)更合理、高效的軟件打好基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案管理電算化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案管理人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案人員隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案管理電算化的重要基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案部門要配備具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的狀況，滿足電算化建設(shè)工作的需要，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的電算化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高他們掌握和運(yùn)用電算化技術(shù)和手段的意識(shí)和技能。建立合理的會(huì)計(jì)檔案管理人員的績(jī)效考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理電算化能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)好的人員要及時(shí)進(jìn)行鼓勵(lì)，激勵(lì)相關(guān)人員盡快學(xué)懂、弄通電算化管理業(yè)務(wù)。另外，對(duì)計(jì)算機(jī)電算化技術(shù)人員要進(jìn)行一定的檔案工作、會(huì)計(jì)管理工作知識(shí)和技能的介紹，使其了解會(huì)計(jì)檔案工作的客觀規(guī)律，更好地為會(huì)計(jì)檔案管理電算化提供技術(shù)支持。

二、強(qiáng)化設(shè)施建設(shè)，為軟硬件建設(shè)提供保障

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理電算化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。對(duì)此，部門領(lǐng)導(dǎo)要擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)檔案工作的真正意義。投入大量的精力關(guān)心支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以充分投入，把會(huì)計(jì)檔案管理電算化納入工作計(jì)劃和考核范圍，主管領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問此項(xiàng)工作，了解會(huì)計(jì)檔案管理工作的情況，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實(shí)際困難。為搞好會(huì)計(jì)檔案電算化管理，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機(jī)；選用功能符合本部門實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件；加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)功能。從而使會(huì)計(jì)檔案電算化管理工作在軟硬件上得到保障，不斷適應(yīng)現(xiàn)代管理的工作需要。

三、強(qiáng)化制度建設(shè)，使管理工作規(guī)范化、程序化

為了進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理程序，要按照《檔案法》的要求，從管理入手，建章立制，完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)制度。

一是建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

二是建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。依據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

三是建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

四是建立電算化檔案定期備份制度。電算化會(huì)計(jì)檔案要定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；由于磁性介質(zhì)的特殊性，檔案管理人員對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

五是建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的多項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而涉及原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，只有主管人員或程序開發(fā)人方能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。