企業(yè)人事檔案管理工作的運用與創(chuàng)新

文/河南省駐馬店市檔案局 劉芳

一、企業(yè)人事檔案管理的含義

企業(yè)人事檔案是指企業(yè)人力資源部門在招聘、配置、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中直接產(chǎn)生的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位立卷歸檔保存起來的以備查考的文字、聲音、圖像、照片、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史、全面地考察員工的重要依據(jù)，是企業(yè)檔案的重要組成部分，是人事部門發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。

二、研究的意義

（一）企業(yè)間的激烈競爭離不開企業(yè)人事檔案工作。人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的地位和作用，主要表現(xiàn)是：第一，人事檔案對企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進作用。第二，人事檔案是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切的關(guān)系。第三，人事檔案是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段。人事檔案對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。同時，由于企業(yè)可以根據(jù)人事檔案進行統(tǒng)計分析，制定出長遠的人才培養(yǎng)計劃。

（二）我國企業(yè)生存和發(fā)展環(huán)境的變化要求。企業(yè)人事檔案管理進行改革入世后，我國的企業(yè)面臨著更廣闊的國際市場，也面臨著更大的挑戰(zhàn)。在企業(yè)人事方面，人才流動全球化加劇，企業(yè)吸引和留住國際上的優(yōu)秀人才是個重要的課題，各企業(yè)不但要有爭奪國際上優(yōu)秀人才的緊迫感，還要有堅定有力的行動和制度保障。企業(yè)應(yīng)采取各種靈活的人才利用措施，獲得國際上的優(yōu)秀人才資源來提高本企業(yè)的人才隊伍和科技創(chuàng)新水平，提高本企業(yè)的市場競爭力，獲得自身生存和發(fā)展的空間；而目前我國企業(yè)的人事制度僵化，人事管理問題不斷突出，我國現(xiàn)有的人事制度及管理模式逐漸成了我國企業(yè)發(fā)展中的瓶頸。

（三）現(xiàn)代企業(yè)制度對企業(yè)人事檔案工作提出了更高的要求。實踐證明，在市場經(jīng)濟發(fā)展的今天，企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制下的人事檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足市場經(jīng)濟條件下人事制度改革及人才競爭、流動頻繁對人事檔案管理的新要求。所以，為了更好地發(fā)揮企業(yè)人事檔案工作在市場經(jīng)濟中的作用，各級人事檔案部門要順應(yīng)時代的發(fā)展需要，加快人事管理體制的改革，以知識經(jīng)濟時代為背景，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)企業(yè)人力資源管理的新要求，為企業(yè)的發(fā)展作出新的貢獻。探索現(xiàn)階段人力資源管理轉(zhuǎn)變的途徑和方法，使企業(yè)在激烈競爭中不斷擴展空間和補充動力，實現(xiàn)持續(xù)健康地發(fā)展，是我國企業(yè)人事管理工作面臨的一項新課題。

三、企業(yè)人事檔案管理存在的幾個主要問題

（一）管理方式方法比較落后。很大一部分企業(yè)人事檔案管理工作仍然采用手工操作，重在收集，簡單地進行分類管理，方法繁瑣，操作起來極為不便，而且效率低，反應(yīng)慢，由于輕視提供增值服務(wù)，大多數(shù)企業(yè)沒有使用現(xiàn)代化和信息化手段，使檔案信息陳舊，內(nèi)容單一，日常表現(xiàn)空乏，形式雷同。有些企業(yè)配備了計算機作為數(shù)據(jù)庫，只用來存儲和簡單檢索，信息存儲量太少，所以實用性比較差。從這一點上看，人事檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重滯后于人力資源管理的改革。因為人才的錄用和晉升，其人事檔案是重要參考，這對檔案管理工作的主動性和系統(tǒng)性提出了高要求。

（二）檔案材料內(nèi)容不齊全，信息不真實。企業(yè)員工人事檔案應(yīng)當(dāng)完整，信息必須準(zhǔn)確，這是檔案管理的關(guān)鍵指標(biāo)，但在實際工作中存在許多明顯不足，比如沒有完整收集企業(yè)員工檔案中必備的材料，包括學(xué)歷證明、技能證書等，導(dǎo)致重要材料缺失，再如鑒別不準(zhǔn)確的問題，把一些本來不該歸檔、手續(xù)不完備，甚至存在問題的材料歸檔，影響了真實性。再有就是沒能及時整理，及時按規(guī)定歸檔，導(dǎo)致無序管理，甚者，一些企業(yè)沒有配套相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，材料隨意擺放，檔案管理的環(huán)境比較惡劣，加上不少企業(yè)對檔案管理這一塊工作不夠重視，制度不嚴(yán)，執(zhí)行不力，管理混亂，檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱等不按正常手續(xù)進行，嚴(yán)重違反相關(guān)規(guī)定。

（三）人員素質(zhì)建設(shè)不足。隨著人力資源管理的不斷深入，人事檔案管理手段也相應(yīng)調(diào)整變化，對從業(yè)人員提出了知識化、年輕化、專業(yè)化等要求，但現(xiàn)實與需求之間存在明顯差距，例如人員配備比例不足，甚至無人管理，或是兼職管理，檔案管理員的素質(zhì)較低，原則性不夠，不熟悉業(yè)務(wù)，不踏實，缺少奉獻精神，整體質(zhì)量不高。

（四）透明度不高。國家管理的人事檔案只面向組織，個人都無法查閱自己的信息，企業(yè)在這方面雖有所改進，但開放性還遠遠不夠，這與政務(wù)公開、信息公開、公正透明的現(xiàn)代法治精神相違背。

四、改革與創(chuàng)新人事檔案管理的幾個主要措施

（一）決策者重新認識人事檔案管理工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層引起高度重視，各部門才會主動支持這項工作，逐漸認識到員工人事檔案的積極作用，用以翔實記載員工的特長興趣和工作閱歷，特別是在本企業(yè)的工作表現(xiàn)情況，對其職業(yè)生涯成長有極其重要的參考作用，以形成正確判斷，其重要性與員工訪談相當(dāng)，所以，企業(yè)要建立比較完善的人力資源管理體系，必須從人事檔案的整頓和管理做起。

（二）要走制度化和標(biāo)準(zhǔn)化道路，引入現(xiàn)代化的管理理念。檔案管理不能等同于一般的文件管理，這項工作專業(yè)性很強，屬于人事機密范疇，服務(wù)于人才評估和運用，因此，企業(yè)要樹立科學(xué)嚴(yán)謹?shù)膽B(tài)度，建立一整套行之有效的規(guī)章制度和管理條例，嚴(yán)格執(zhí)行，厘定人事檔案的管理范圍和部門職責(zé)，通過理順檔案保管、查閱、借用、收集、鑒定歸檔等流程，嚴(yán)密監(jiān)管。隨著科學(xué)技術(shù)的深入應(yīng)用，人事檔案管理要采用現(xiàn)代化技術(shù)，大面積使用計算機設(shè)備存儲信息，建立檢索系統(tǒng)，方便查閱的同時，提高工作效率和資料可靠程度，更有效而廣泛地利用相關(guān)社會資源。

（三）要走信息化和資源共享的路線。計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為人事檔案管理的普遍發(fā)展方向。由于這項工作實質(zhì)上就是信息管理，利用計算機技術(shù)，開發(fā)相應(yīng)的信息軟件，把檔案內(nèi)容從書面文字轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，使用友好的界面進行管理，可以迅速地在不同部門或單位之間傳輸數(shù)據(jù)，實現(xiàn)人力資源共享，大大提高人事檔案的利用率。而且，該管理系統(tǒng)還能實時跟蹤員工動態(tài)，及時更新其近期工作表現(xiàn)和成果，比純手工的人事檔案管理更準(zhǔn)確、更及時，記載內(nèi)容更為完整，幫助企業(yè)管理層在盡可能短的時間內(nèi)準(zhǔn)確了解員工情況。這種自動化管理系統(tǒng)的上線，標(biāo)志著人事檔案管理向現(xiàn)代化管理方式邁出了第一步。

（四）建立區(qū)域性人事檔案管理方法。建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立包括黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員人事檔案的管理中心，并運用先進的現(xiàn)代化手段對人事檔案進行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發(fā)等眾多職能，實現(xiàn)服務(wù)人才，促進整個社會人才資源的合理配置。區(qū)域性檔案管理可以改變單位對人事檔案的占有權(quán)，使“單位人”真正變成“社會人”。人事檔案管理中心的建立，從人事檔案管理上使“單位人”向“社會人”的轉(zhuǎn)變成為了可能。第二，它適應(yīng)時代的發(fā)展。第三，它有利于對人事檔案實體和信息的保護，避免損壞檔案的現(xiàn)象發(fā)生。第四，它有利于人事檔案的開發(fā)利用。第五，它可節(jié)省人力、物力、財力，減輕各用人單位的負擔(dān)。

（五）完善企業(yè)人事檔案保管和移交制度。近年來，人員流動現(xiàn)象已經(jīng)演變的越來越嚴(yán)重，由人員的大量流動引發(fā)的人事檔案管理難也成為企業(yè)檔案管理部門關(guān)注的焦點。人員的大量流動必然要求企業(yè)檔案管理部門完善健全人事檔案的保管和移交制度。在人事調(diào)動或職務(wù)變動時，有關(guān)單位應(yīng)及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強聯(lián)系，及時催問或索要檔案，避免“無頭檔案”出現(xiàn)；同時個人還應(yīng)及時向企業(yè)索要人事檔案并轉(zhuǎn)交新單位，保證人事檔案能夠得到及時的補充；此外，檔案管理部門還應(yīng)定期作好檢查、核對工作，保證人檔一致，防止對人事檔案涂改、銷毀和撤換，確保人事檔案的真實準(zhǔn)確性。