基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下人事檔案管理工作探討

文/河南省濮陽市范縣人力資源和社會保障局 辛慧莉

人事檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)的運行效率、居民個人生活的便捷性，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)融入更多信息化、現(xiàn)代化的內(nèi)容，人事檔案管理模式也應(yīng)當(dāng)有較大改變，只有使得人事檔案管理工作與時代發(fā)展相適應(yīng)，檔案管理工作才能真正體現(xiàn)其價值，并在社會中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端

（一）信息存儲效率低且資源浪費嚴(yán)重。傳統(tǒng)人事檔案管理以實體檔案為媒介，在信息錄入階段需要調(diào)用大量的人力物力，信息錄入的成本很高，且由于人力資源自身特點限制，檔案錄入的效率往往較低。以實體檔案為儲存媒介還會造成紙張資源的浪費，對環(huán)境產(chǎn)生負(fù)面影響，這與我國綠色經(jīng)濟、可持續(xù)發(fā)展的理念不相符。

（二）信息調(diào)用難度大且安全性低。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，調(diào)用信息往往要耗費較長時間，這是因為紙質(zhì)檔案的移動必須以交通工具為載體，將檔案從某一地點調(diào)至另一地點所要耗費的時間、物力成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于調(diào)用信息化檔案的成本，且在運輸紙質(zhì)檔案的途中，運輸者必須充分考慮天氣等外在因素，保證檔案不受外部因素的影響，這實際上凸顯了傳統(tǒng)人事檔案管理工作安全性低的特點。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下改進人事檔案管理工作的意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢是無紙化、信息化，對人事檔案管理工作進行無紙化、信息化改革將有利于節(jié)約企業(yè)檔案管理的物力成本，且利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案管理，企業(yè)調(diào)用各種人事檔案的效率將會極大提升，檔案的安全性也有了更多保障。除此之外，各種檔案信息對個人、企業(yè)的決策有著重要影響，對人事檔案進行信息化處理，個人、企業(yè)獲得人事檔案信息的速度大大提升，日常生活、工作的便捷性極大提升，決策的準(zhǔn)確性也有了更大保障。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下改進人事檔案管理工作的措施

（一）加大人事檔案管理領(lǐng)域的科研投入并促進企業(yè)與高校的合作。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下我國人事檔案管理的信息化進程不斷加快，但在發(fā)展的過程中，管理技術(shù)仍然是一大難題。由于我國人事檔案管理工作在很長一段時間內(nèi)并未受到社會各界的足夠重視，我國人事檔案管理技術(shù)的發(fā)展不盡人意，盡管近年來我國政府正逐漸提升科研經(jīng)費的投入，但實際應(yīng)用到人事檔案管理人員培養(yǎng)領(lǐng)域的經(jīng)費依然不足。為改變技術(shù)發(fā)展遲緩、科研經(jīng)費不足的狀況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強與高校的合作，利用優(yōu)質(zhì)的科研資源加快技術(shù)開發(fā)的進程，并通過信息共享的方式降低科研成本，從而促進人事檔案管理工作技術(shù)水平進一步提升。除此之外，國內(nèi)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強與外企的合作，在合作的過程中，我國企業(yè)不應(yīng)當(dāng)照搬外企的人事檔案管理模式，而應(yīng)當(dāng)探究外企人事檔案管理模式的科學(xué)性，并對該模式進行進一步研究和改造，使之與我國人事檔案管理工作的實際情況相適應(yīng)，為我國的人事檔案管理工作服務(wù)。

（二）加強對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)。人事檔案管理工作的信息化改革需要高素質(zhì)的工作人員與之配合，然而，由于各種因素的限制，我國大部分企業(yè)的人事檔案管理人員的素質(zhì)并不高，且在進入企業(yè)后也很少進行繼續(xù)學(xué)習(xí)，這在一定程度上降低了我國人事檔案管理的效率，也阻礙了檔案管理信息化的進一步發(fā)展。要解決人員素質(zhì)不高這一難題，企業(yè)必須重視對人事檔案管理人員的資質(zhì)審核并提升錄用標(biāo)準(zhǔn)。對已經(jīng)上崗的工作人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)活動，并在培訓(xùn)期內(nèi)向在崗人員介紹各種先進的人事檔案管理模式，使工作人員擁有國際化視角，并在自身工作中積極實踐各種創(chuàng)新、高效的人事檔案管理方法。企業(yè)還可以舉辦職業(yè)技能交流會，邀請工作于一線的優(yōu)秀人事檔案管理工作者與本企業(yè)員工進行親切交流，相互討論并解決工作中存在的問題，并為企業(yè)人事管理工作的進一步發(fā)展擬定切實可行的方案。

（三）建立更加有效的檔案安全機制。人事檔案信息化可以有效避免氣候等自然因素對檔案的影響，但無法避免各種網(wǎng)絡(luò)潛在威脅的影響。將人事檔案儲存于網(wǎng)絡(luò)之中將極大節(jié)省儲存文章的空間并提升調(diào)用文檔的效率，但將數(shù)量龐大的信息儲存在同一個網(wǎng)絡(luò)之中本身就有巨大的潛在危險。將所有信息放在一處，不法分子只需攻克一處網(wǎng)絡(luò)便可以獲得企業(yè)所有員工的信息，且網(wǎng)絡(luò)不法分子的行動難以追蹤，一旦信息丟失，追回信息的可能性微乎其微。因此，企業(yè)必須重視人事檔案信息化過程中的安全機制建設(shè)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)聚集更多網(wǎng)絡(luò)信息人才為企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全保駕護航，并要求相關(guān)員工嚴(yán)格按照工作要求進行檔案登記、調(diào)用工作，切實保證人事檔案信息的安全。

四、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，對人事檔案進行信息化處理是各個企業(yè)提升競爭優(yōu)勢的必然趨勢，但利用互聯(lián)網(wǎng)進行人事檔案管理也存在許多安全隱患，企業(yè)應(yīng)當(dāng)客觀看待信息化人事檔案的優(yōu)缺點，發(fā)揚其優(yōu)點、規(guī)避其缺點，使之更好地為提升企業(yè)運行效率服務(wù)。