藝術(shù)特色學(xué)校檔案編研的實(shí)踐與思考

文/江蘇省蘇州藝術(shù)高級(jí)中學(xué)校 陳利

學(xué)校檔案編研工作是以學(xué)校檔案館藏檔案為主要對(duì)象，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按照一定的題目為線索，通過對(duì)學(xué)校相關(guān)檔案信息進(jìn)行分析研究、編輯出版，以滿足學(xué)校和社會(huì)各方面工作需求為目的的一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)工作。檔案編研工作是撰寫史料、真實(shí)記錄歷史必不可少的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是開發(fā)與利用檔案直接為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)的重要手段。

檔案既是歷史文化資源，又是重要的信息資源。學(xué)校檔案編研工作作為檔案信息資源開發(fā)利用的一種重要形式，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校檔案館的管理水平。江蘇省藝術(shù)高級(jí)中學(xué)校自1940年創(chuàng)辦以來，已有78年的歷史。校綜合檔案館自1941年建檔累計(jì)已有2千余卷檔案,全面系統(tǒng)地記錄了學(xué)校由教會(huì)學(xué)校發(fā)展為具有藝術(shù)特色的江蘇省四星級(jí)普通高中學(xué)校。檔案編研工作從無到有，取得了較快的發(fā)展。檔案編研在檔案服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)工作中發(fā)揮了積極的作用。如何在實(shí)踐中將檔案編研工作更好地服務(wù)于學(xué)校工作是作者在開展檔案管理工作中一直思考的問題。

一、做好常規(guī)編研工作，全面反映學(xué)校綜合情況

檔案事業(yè)的發(fā)展已進(jìn)入了檔案信息管理和檔案信息服務(wù)的新時(shí)代。為學(xué)校、社會(huì)提供有價(jià)值的服務(wù)是學(xué)校檔案工作的根本宗旨，也是檔案工作在新時(shí)代的集中體現(xiàn)。

學(xué)校編寫的《大事記》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《發(fā)文匯集》等續(xù)編類的編研材料，是具有連續(xù)性的信息資料。根據(jù)材料積累的規(guī)律，確定恰當(dāng)?shù)木幹浦芷?，?qiáng)調(diào)做好相關(guān)信息的及時(shí)收集，在鞏固原有編研成果的基礎(chǔ)上，高質(zhì)量地做好續(xù)編工作。這類專題匯編能比較全面地反映學(xué)校的基本情況，為學(xué)校提供學(xué)生人數(shù)、教職工信息、教育經(jīng)費(fèi)預(yù)決算數(shù)、校園面積、基建情況、科研成果、圖書館藏?cái)?shù)等資料，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)工作、制定計(jì)劃、編史修志以及探索學(xué)校的發(fā)展規(guī)律等提供依據(jù)。從實(shí)用的角度來完成的匯編，成為利用者最需要的數(shù)據(jù)。

二、突出藝術(shù)類檔案材料編研，體現(xiàn)學(xué)校特色

我校是一所藝術(shù)特色學(xué)校，在檔案編研方面應(yīng)重點(diǎn)突出藝術(shù)特色。如《藝術(shù)教育集錦》《師生美術(shù)作品匯編》《藝術(shù)教師優(yōu)秀教案匯編》《藝術(shù)節(jié)專題匯編》《藝術(shù)班高考及錄取院校匯編》等，這些編研成果真正體現(xiàn)了學(xué)校的藝術(shù)教學(xué)特色。我校在江蘇省首批藝術(shù)特色學(xué)校驗(yàn)收工作中，通過查閱這類特色編研材料，使驗(yàn)收組的領(lǐng)導(dǎo)從不同角度更全面地了解學(xué)校藝術(shù)教育水平，相比從大量的原始檔案中調(diào)取相關(guān)信息，可以更科學(xué)、系統(tǒng)、集中地提供檔案資料。既節(jié)省時(shí)間提高工作效率，又有力地證明了學(xué)校各項(xiàng)工作的真實(shí)性、客觀性，并為我校成為江蘇省首批藝術(shù)特色學(xué)校發(fā)揮了巨大的作用。實(shí)踐證明，編研材料作為學(xué)校特殊的信息資源在開發(fā)利用中實(shí)現(xiàn)了它應(yīng)有的價(jià)值。

三、以多媒體編研藝術(shù)檔案，使編研成果豐富多彩

隨著信息化的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善，檔案信息除了單純的文字信息外，越來越多地出現(xiàn)了由文字、圖像和聲音等多媒體組成的綜合信息。檔案編研工作也需要用信息化的手段達(dá)到開發(fā)檔案信息資源、提供檔案信息利用、實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)化服務(wù)的目的。藝術(shù)特色學(xué)校的藝術(shù)特點(diǎn)為學(xué)校檔案編研工作指明了新方向。因此，必須改變單一利用文書檔案編研的現(xiàn)狀，充分利用學(xué)校各種門類的檔案，運(yùn)用多媒體技術(shù)開展工作。

（一）首先將不同載體的檔案信息數(shù)字化。數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案多媒體編研的基礎(chǔ)。不同載體的檔案信息，如紙質(zhì)文件、照片、錄像帶、錄音帶等進(jìn)行數(shù)字化，是實(shí)現(xiàn)檔案多媒體編研的前提。將聲音、錄像等檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，如采用精密掃描儀對(duì)照片進(jìn)行掃描，保存為圖像格式；采用專用設(shè)備和軟件如MP3 SoundRecorder將錄音帶的聲音轉(zhuǎn)成mp3文件格式；采用視頻捕捉卡（視頻編輯卡）將錄像帶轉(zhuǎn)成MPEG4格式。計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)手段為學(xué)校檔案多媒體編研提供了技術(shù)上的支持與可能。藝術(shù)特色學(xué)校的名教師講課，學(xué)生的聲樂、器樂作品，獲獎(jiǎng)作品，學(xué)校藝術(shù)節(jié)匯演均需要進(jìn)行檔案的數(shù)字化處理。

（二）在檔案材料數(shù)字化的基礎(chǔ)上利用多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案編研。多媒體技術(shù)運(yùn)用于檔案編研，是指根據(jù)客觀需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將文字、圖形、影響、聲音等各種相關(guān)檔案信息加以有機(jī)組合加工，編輯成各種形式的電子檔案編研成品的業(yè)務(wù)工作。多媒體技術(shù)的應(yīng)用有助于在同一部編研功能成品中集成多種類型的信息。如《藝術(shù)教師優(yōu)秀教案匯編》與《藝術(shù)節(jié)專題匯編》便是以多媒體展現(xiàn)的檔案編研成果。

在實(shí)踐中，運(yùn)用多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案編研具有明顯的優(yōu)點(diǎn)：圖文并茂、生動(dòng)形象；多種信息匯聚，編研效果突出；色彩鮮明，豐富多樣；聲音、視頻融合，有聲有色；文字、聲音、圖像結(jié)合，傳達(dá)信息量豐富；信息數(shù)字化，易于儲(chǔ)存、復(fù)制、重組和修改；具有良好的復(fù)用性。從而使編研成果在載體上更加豐富多彩，在形式上更讓廣大教職員工、學(xué)生喜聞樂見。

在充分認(rèn)識(shí)檔案編研工作的重要性的同時(shí)，應(yīng)用數(shù)字化多媒體技術(shù)，在常規(guī)編研的基礎(chǔ)上，緊扣藝術(shù)學(xué)校的藝術(shù)特色，形成多種類、多載體的檔案編研成果，走出一條檔案信息編研工作的新路，才能真正為藝術(shù)特色學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。