高?；n案管理存在的問題及對(duì)策研究

文/山西大學(xué)檔案館 艾欽

隨著國家對(duì)高等教育投入的不斷加大，我國一大批高校經(jīng)歷了擴(kuò)張規(guī)模、建設(shè)新校區(qū)的發(fā)展階段。在此過程中，大量的基建項(xiàng)目工程檔案形成。這些基建檔案既是工程竣工驗(yàn)收的必需文本，也是日后工程維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，因此，對(duì)各高校基建檔案管理工作提出了更高的要求。

一、高?；n案的特點(diǎn)

高校的基建檔案除了普通檔案具有的職能性、原始性、價(jià)值性等特點(diǎn)之外，還具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是檔案的管理周期長，它主要體現(xiàn)在一項(xiàng)工作從計(jì)劃審批到竣工驗(yàn)收甚至維修所需要的一個(gè)時(shí)間段，檔案從內(nèi)容到數(shù)量都相當(dāng)龐大。二是專業(yè)性強(qiáng)，因?yàn)榛?xiàng)目是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的作業(yè)，有著嚴(yán)苛的標(biāo)準(zhǔn)體系，所以在檔案的管理方面對(duì)其科學(xué)性有較高的要求。三是成套性，基建檔案涉及從開始到建成的所有相關(guān)資料，會(huì)形成一套完整的文件。四是復(fù)雜性，基建檔案不僅數(shù)量龐大，而且涉及部門廣、環(huán)節(jié)多；檔案的管理過程必須注重統(tǒng)一管理。五是可利用性強(qiáng)。

二、高校基建檔案管理普遍存在的問題

從目前各高?；n案管理工作的總體情況來看，普遍存在有關(guān)部門重視程度不夠、管理制度不完善、管理人員缺乏專門的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等突出問題，也由此造成了基建檔案材料不齊全、利用不合理等現(xiàn)象。具體來說，主要存在以下幾方面問題：

（一）基建檔案管理人員配備不足。一般而言，高校的基建工作都是在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、基建部門以及建設(shè)人員的直接參與下完成的，整個(gè)過程都沒有配備檔案部門專業(yè)管理人員，缺乏主動(dòng)介入，導(dǎo)致了檔案管理人員對(duì)項(xiàng)目缺乏了解。而現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)基建檔案歸檔意識(shí)薄弱，存在對(duì)基建檔案歸檔指導(dǎo)不夠、管理工作效率不高的突出問題。尤其是近年來，伴隨著各高校新建分校區(qū)、基建項(xiàng)目全面鋪開，更是加大了檔案部門的工作量。如果檔案管理人員的積極性不高、認(rèn)識(shí)不足，就會(huì)影響檔案的歸檔時(shí)間，甚至?xí)?dǎo)致基建檔案的遺失。

（二）基建檔案管理運(yùn)行機(jī)制不暢。由于新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目龐大，往往都是向多個(gè)單位發(fā)包完成，大量基建檔案生成于各個(gè)單位和環(huán)節(jié)當(dāng)中，因此，極易造成檔案歸檔工作脫節(jié)的問題。從職責(zé)分工來看，各分承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理和匯總工作，或者由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位對(duì)基建檔案匯總整理。但是由于檔案管理人員沒有加入到基建項(xiàng)目的建設(shè)中，不能與施工部門進(jìn)行交流，各部門又缺乏統(tǒng)一規(guī)范的運(yùn)行機(jī)制，達(dá)不到統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，所以無法實(shí)現(xiàn)檔案匯總整理。即使個(gè)別單位發(fā)現(xiàn)了這種問題，也無法及時(shí)去更正這些問題。

（三）基建檔案管理制度不夠完善。很多高校的檔案管理部門對(duì)基建檔案的工作規(guī)范和管理水平不足，缺乏詳細(xì)科學(xué)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，甚至對(duì)基建檔案的歸檔范圍、歸檔流程都沒有切實(shí)可行的辦法，導(dǎo)致學(xué)?；n案管理成為紙上談兵，無法指導(dǎo)具體工作。同時(shí)，檔案部門資金不足，沒有足夠的資金購買專業(yè)設(shè)備對(duì)圖文進(jìn)行處理或復(fù)制，這樣就會(huì)導(dǎo)致基建資料不夠完善。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，原有的檔案保存技術(shù)、方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需求。

三、高校基建檔案管理的原則和方法

如何采取有效措施，保證高校建設(shè)中各項(xiàng)基建項(xiàng)目檔案的齊全、完整和合理開發(fā)利用，為國家建設(shè)和學(xué)校的建設(shè)發(fā)展服務(wù)，是每一個(gè)建設(shè)者和管理者的重要任務(wù)和職責(zé)，檔案工作者更是責(zé)無旁貸。我們認(rèn)為，提高高?；n案管理水平應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下原則和方法：

（一）統(tǒng)一性。高校基建檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理，責(zé)任明確，責(zé)任到人，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

（二）完整性?；n案應(yīng)全面反映基建項(xiàng)目從申請(qǐng)立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過程，建立切實(shí)可行的歸檔進(jìn)度表，加快歸檔工作進(jìn)程，保證檔案的完整性。具體來說，可以實(shí)行“工程竣工檔案保證金制度”，將工程款的5%作為押金，利用經(jīng)濟(jì)手段治理來保證檔案的完整性。

（三）準(zhǔn)確性。在基建項(xiàng)目的各個(gè)階段都重視文件材料的價(jià)值，如文字材料要有主要負(fù)責(zé)人簽字，以單位名義形成的文件要加蓋公章，圖紙標(biāo)簽欄不得有漏簽等，基建檔案歸檔前應(yīng)認(rèn)真審核，保證基建檔案的準(zhǔn)確。

（四）系統(tǒng)性?；n案應(yīng)制定詳細(xì)的歸檔范圍，按不同類目及時(shí)收集、整理，在建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)階段生成的的文件材料原件，如工程前期的文件材料和工程竣工驗(yàn)收合格后的的各種文件都要及時(shí)歸檔，便于管理和使用。

（五）安全性。基建檔案必須妥善保管，有完整的查閱與借閱制度，以確保檔案的安全。

高校的基建檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，因此對(duì)基建檔案管理工作有著很高的要求。我們認(rèn)為，通過以上舉措，可以理順高?；n案工作的運(yùn)行機(jī)制，有效提高基建檔案管理工作的科學(xué)化水平，從而為我國高等教育事業(yè)的全面發(fā)展提供有力保障。