大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案管理模式初探

文/浙江安防職業(yè)技術(shù)學(xué)院 賈俐研

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生，它給人們的生活和工作帶來顛覆式的轉(zhuǎn)變。與此同時(shí)，檔案管理也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

目前，各高職院校檔案管理普遍存在檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質(zhì)欠缺、檔案資源開發(fā)利用不足等眾多問題。在高科技時(shí)代，高職院校如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理水平，加快檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建新型檔案管理模式是值得我們深思的問題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案數(shù)據(jù)特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)指的是在一定的時(shí)間范圍內(nèi)，所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法用一般常規(guī)的軟件工具對數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、管理、處理并整理，幫助單位形成更可靠更目標(biāo)化的資訊。它具有數(shù)量巨大、種類豐富、真實(shí)可靠、利用價(jià)值高等特點(diǎn)。在這一背景下，高職院校檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)以下幾個特點(diǎn)：

（一）檔案數(shù)據(jù)量增大。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，具有保存價(jià)值的文件、聲像、實(shí)物等各種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都在相應(yīng)地增長，且速度驚人。

（二）檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容多元化。職業(yè)教育越來越受重視，高職院校的發(fā)展在日漸規(guī)范中呈現(xiàn)出不同特色。院校的檔案涉及的門類也日益多元化，主要包括黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基建、儀器設(shè)備、外事、產(chǎn)品、出版、財(cái)會11大門類，它們產(chǎn)生的信息資源經(jīng)過數(shù)字化加工處理，使檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容更加多樣化。

（三）檔案數(shù)據(jù)價(jià)值利用率低。大數(shù)據(jù)最重要的特征是具有高價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，不僅能提供給人們基本的數(shù)據(jù)信息，還能滿足個人的特殊需要。但就目前檔案管理工作而言，管理僅停留在立卷、歸檔和保管層面，對檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和利用不足，無法提供個性化的檔案服務(wù)，數(shù)據(jù)價(jià)值利用率低，無法給需求者提供相應(yīng)的服務(wù)。

二、高職院校檔案管理現(xiàn)狀

檔案工作是高職院校重要的基礎(chǔ)性工作之一，院校檔案全面真實(shí)地記載學(xué)院的產(chǎn)生和發(fā)展，是將來重要的歷史文獻(xiàn)資料，是體現(xiàn)一個學(xué)院文化和價(jià)值的所在地。高職院校更肩負(fù)著為國家培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)人才的重任，所以，不管對學(xué)生、教職人員，還是學(xué)院自身專業(yè)建設(shè)和發(fā)展，都必須做好檔案管理工作。但目前各高職院校普遍存在以下幾個方面問題：

（一）檔案管理制度不全。很多高職院校或是新建或是某些歷史原因，檔案管理工作普遍存在制度不規(guī)范、不健全，管理方式落后的現(xiàn)象。第一，機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。很多高職院校學(xué)生規(guī)模在萬人以上，按國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)單獨(dú)設(shè)立綜合檔案室，但多數(shù)院校設(shè)立的綜合檔案室是隸屬于黨委辦公室或院長辦公室的，沒有達(dá)到相關(guān)規(guī)定要求。第二，歸檔制度不健全。各部門沒有定期將本部門的重要活動整理成完整而系統(tǒng)的文件材料，沒有形成自己部門的歸檔制度。院校檔案管理部門也沒有根據(jù)國家相關(guān)檔案規(guī)定及自己院校的實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度，致使歸檔出現(xiàn)各自為政、混亂不堪的局面。

（二）檔案管理專業(yè)人員稀缺。首先，歸檔意識薄弱。很多院校，檔案工作邊緣化，長期缺乏檔案專業(yè)人員，直接導(dǎo)致幾年來的檔案呈現(xiàn)堆積，無人整理、無人立卷、無人歸檔現(xiàn)象。其次，各部門檔案分散在各科室，沒有集中歸檔。如學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)檔案、校建檔案、人事檔案等散存于各個部門。且因缺少專業(yè)人員整理，各部門也沒有按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)部門預(yù)立卷。最后，各處室負(fù)責(zé)檔案的檔案聯(lián)絡(luò)員自身檔案專業(yè)素質(zhì)欠缺、工作責(zé)任心不強(qiáng)、工作缺乏熱情，直接導(dǎo)致管理經(jīng)營不足，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對高職檔案管理的新要求。

（三）檔案信息化建設(shè)緩慢?，F(xiàn)階段已經(jīng)是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，各行各業(yè)都意識到信息化管理的重要性。2015年8月，國務(wù)院印發(fā)《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，為檔案信息化建設(shè)提供了機(jī)遇。但各高職院校檔案信息化建設(shè)緩慢。首先，基本設(shè)施不齊全。由于經(jīng)費(fèi)不足、場地有限等問題，很多高職院校的檔案管理辦公室面積較小，條件簡陋，無法完成檔案庫房建設(shè)，更談不上院校博物館、展覽館的建設(shè)，這嚴(yán)重阻礙了大數(shù)據(jù)時(shí)代院校檔案事業(yè)信息化的發(fā)展。其次，檔案信息開發(fā)利用不夠。現(xiàn)階段，利用信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存、搜索是信息開發(fā)利用的主要手段，但也僅僅停留在這一層面，如何挖掘檔案數(shù)據(jù)背后的價(jià)值才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

三、建構(gòu)高職院校檔案工作“三位一體”管理模式

（一）以人為本，健全檔案管理體制。大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的檔案管理要想進(jìn)一步提高檔案管理效率，保證檔案管理質(zhì)量，就需要一支專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍和一套系統(tǒng)科學(xué)、合理可行的管理制度。第一，要加強(qiáng)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)。這支隊(duì)伍不僅需要作為檔案專業(yè)人員的基本素質(zhì)，即專業(yè)知識強(qiáng)、愛崗敬業(yè)、工作細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)等素質(zhì)，更需要具備信息處理能力，通曉檔案信息化過程中所涉及的云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等等。第二，要建立一套切實(shí)可行的檔案管理制度。首先是對檔案具體操作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求等進(jìn)行明確細(xì)化規(guī)定，如制定《立卷部門歸檔范圍和期限》。其次，結(jié)合本院校實(shí)際情況，建立健全相關(guān)檔案管理基本制度、辦法，如《檔案庫房管理制度》《檔案借閱利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》等。制度建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)分類、齊全歸檔、安全使用的前提，務(wù)必要引起重視。

（二）以信息為載體，樹立大檔案觀?！按髾n案觀”理念是21世紀(jì)以來針對傳統(tǒng)綜合檔案館服務(wù)能力下降等瓶頸而提出的新命題。主張將所有具備保存價(jià)值的檔案納入歸檔范圍，并變專門管理為集中統(tǒng)一管理，旨在宣揚(yáng)高效、開放的服務(wù)意識。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，必須樹立以信息為載體的大檔案觀，重視一切檔案信息的來源。首先，就學(xué)院自身信息而言，要加大對各部門、個人的信息收集，使檔案能真正反映學(xué)院黨群、行政、教學(xué)、科研、基建等辦學(xué)過程的全貌，真實(shí)再現(xiàn)學(xué)院發(fā)展的歷程。其次，就校外信息而言，現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)信息資源已成為校外人員了解本校的重要途徑，也是學(xué)院宣傳自身品牌的主陣地。因此，全面了解、謹(jǐn)慎選取、妥善保存網(wǎng)絡(luò)信息是檔案信息的重要來源之一。檔案管理人員必須要樹立大檔案觀，將信息資源全面收齊，不僅有利于信息的保存，也為下一步信息數(shù)據(jù)的開發(fā)打下基礎(chǔ)。

（三）以高科技為手段，加速檔案數(shù)字資源建設(shè)。2016年4月，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，明確提出了全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升的發(fā)展目標(biāo)。這就提示我們，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下各個行業(yè)包括高校利用高科技進(jìn)行檔案管理已是大勢所趨，檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。首先，要建構(gòu)高職院校檔案管理系統(tǒng)。很多高職院校在信息化建設(shè)中，已逐步搭建辦公自動化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等，當(dāng)務(wù)之急是要引進(jìn)適合職業(yè)院校發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，不僅要實(shí)現(xiàn)與其他部門系統(tǒng)的有效對接，更要實(shí)現(xiàn)自動化搜索、智能分類、自動查詢等功能。其次，要利用開發(fā)檔案數(shù)據(jù)資源。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理要從傳統(tǒng)的保管和整理逐漸向數(shù)據(jù)分析方向發(fā)展。為了將有價(jià)值的服務(wù)及時(shí)有效地提供給需求者，檔案管理者需要充分運(yùn)用相應(yīng)的檔案管理技術(shù)，分析、抽取檔案數(shù)據(jù)，獲取有價(jià)值的信息，以滿足用戶需求。

近幾年，國家大力發(fā)展高職教育，這給高職院校檔案管理提供了機(jī)遇。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，高職院校檔案管理需要構(gòu)建以人為本，樹立大檔案觀，建立健全檔案管理體制；以信息為載體，加快檔案數(shù)字資源建設(shè)；以高科技為手段，加速檔案數(shù)字資源建設(shè)“三位一體”的管理模式，以適應(yīng)新時(shí)代對該領(lǐng)域提出的新要求。檔案工作是學(xué)院所有工作的根基部分，只有更好地提高檔案的管理水平，加強(qiáng)檔案建設(shè)，才能進(jìn)一步為學(xué)院發(fā)展奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。