未來高校檔案館發(fā)展趨勢的探討

文/樂山師范學(xué)院 秦紅

隨著信息化、數(shù)字化的發(fā)展，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的實施，檔案信息資料共享是未來發(fā)展的方向，高校檔案館將面臨信息的整合、機(jī)構(gòu)的整合、資源的整合，由于技術(shù)的變革、需求的變化和管理工作的需要，從目前高校檔案館的現(xiàn)狀來看，主要發(fā)展趨勢如下：一是高校檔案館一體化。二是信息技術(shù)應(yīng)用更加純熟，數(shù)字化檔案館和傳統(tǒng)檔案館協(xié)同發(fā)展。三是服務(wù)限制進(jìn)一步縮小，服務(wù)逐漸精細(xì)化。四是檔案館之間的交流合作愈加頻繁。高校檔案館想要準(zhǔn)確抓住發(fā)展的機(jī)遇，促進(jìn)檔案管理水平、服務(wù)水平的提高，為高校發(fā)展提供幫助，就要認(rèn)清發(fā)展趨勢，有針對性采取相應(yīng)措施，以保證高校檔案館持續(xù)健康發(fā)展。

一、高校檔案館發(fā)展趨勢

（一）檔案館趨于一體化。傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館共同發(fā)展從具體的功能上來看，高校的檔案館、博物館和校史館在高校發(fā)展中承擔(dān)的角色是相似的。它們共同體現(xiàn)了大學(xué)自建校以來教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)、文化傳承等各個方面的工作，系統(tǒng)地展示了一個大學(xué)的發(fā)展歷程，它給高校的未來發(fā)展提供了寶貴的依據(jù)，對提高高校軟實力有著不可忽視的作用。2018年《政府工作報告》指出：“我們要以中國特色社會主義文化的繁榮興盛，凝聚起實現(xiàn)民族復(fù)興的磅礴精神力量?！彪S著人們認(rèn)知的不斷深化，高校勢必會加大對高校軟實力建設(shè)的重視，在此背景下，高校檔案館、博物館、校史館也會更加緊密地聯(lián)系在一起，三館會逐漸走出內(nèi)在體系，逐漸趨于一體化，為高校軟實力建設(shè)提供系統(tǒng)化的幫助。

（二）數(shù)字化檔案館和傳統(tǒng)檔案館協(xié)同發(fā)展。檔案館信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，而數(shù)字檔案館是否能夠完全替代傳統(tǒng)檔案館也成為學(xué)術(shù)界議論的焦點。從數(shù)字化檔案館本身具備的功能和未來發(fā)展的趨勢來看，它提供的服務(wù)、采用的管理水平遠(yuǎn)優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館，因此它取代傳統(tǒng)檔案館是必然的趨勢。但是從具體的數(shù)字化檔案館建設(shè)來看，在建設(shè)之初提出的很多功能實際上是無法實現(xiàn)的，受資金、管理水平、人員缺乏等多方面的限制，數(shù)字檔案館的功能無法達(dá)到最初的設(shè)想，很多檔案的管理工作仍需要通過傳統(tǒng)檔案管理來進(jìn)行，如果要數(shù)字檔案館完全取代傳統(tǒng)檔案館，需要我們的檔案管理部門有先進(jìn)的技術(shù)手段、一流的管理水平和十分成熟的管理體制，但從我國大多數(shù)的檔案館看，短期內(nèi)還無法達(dá)到這樣的要求，因此，從更加長遠(yuǎn)的發(fā)展來看，數(shù)字化檔案館會占主導(dǎo)地位，短期來看還是需要數(shù)字化檔案館和傳統(tǒng)檔案館協(xié)同發(fā)展。

（三）服務(wù)時間和空間進(jìn)一步擴(kuò)大。高校檔案館服務(wù)的理想狀態(tài)就是讓用戶不受時間和空間的束縛，隨時隨地都可以進(jìn)行檔案查詢、打印等，最大限度滿足用戶的需求，要實現(xiàn)這種需求，必須依托信息技術(shù)來進(jìn)行，而隨著檔案館信息化建設(shè)的不斷完善，檔案服務(wù)的空間和時間也會逐漸擴(kuò)大，如今在基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施上我國已較為完備，4G無線網(wǎng)絡(luò)和有線寬帶鋪設(shè)網(wǎng)范圍已很大，同時大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)提供數(shù)據(jù)處理方面的支持，未來檔案館注重的更多是檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系而不是因果關(guān)系。

（四）服務(wù)精細(xì)化。未來檔案館提供的服務(wù)會越來越精細(xì)化，這一方面是因為高校對檔案使用的需求愈加多元化，另一方面也是因為隨著技術(shù)手段和管理水平的不斷提升，檔案館逐漸具備了提供精細(xì)化服務(wù)的基礎(chǔ)。第一是檔案服務(wù)方式和渠道更加多元化，如借助在線網(wǎng)站和移動APP提供檔案服務(wù)，借助微信、微博等新媒體平臺提供服務(wù)，數(shù)字化、信息化技術(shù)的運用提供了更多的服務(wù)渠道。第二是服務(wù)個性化，借助大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)對檔案使用者的使用記錄、用戶類型和使用類別進(jìn)行分析，制定個性化的服務(wù)模塊。第三是服務(wù)水平的提升，通過多個渠道對用戶使用情況的分析，能夠更好地了解高校檔案館服務(wù)存在哪些缺陷和問題，能夠更具針對性地發(fā)現(xiàn)和解決問題，提升高校檔案館服務(wù)質(zhì)量和水平。

（五）館際合作更加頻繁。高校檔案館館際合作一方面是與其他高校檔案館進(jìn)行資源共享、交流學(xué)習(xí)、走訪參觀，另一方面是與其他檔案管理部門如當(dāng)?shù)氐臋n案局進(jìn)行合作交流。從我國目前高校檔案館館際合作的現(xiàn)狀來看，未來館際合作勢必會更加頻繁，2013年西南5省組建了西南高校檔案工作聯(lián)盟，讓我們看到了高校檔案館館際合作的趨勢，而隨著信息化技術(shù)的逐漸提高、信息資源的共享，館際合作也會更加便利，成本更低，這也促進(jìn)了高校檔案館與其他檔案館的合作交流。

二、促進(jìn)高校檔案館持續(xù)健康發(fā)展的途徑

（一）完善高校檔案館信息化建設(shè)。從高校檔案館的發(fā)展趨勢來看，很多工作都需要具備信息化的技術(shù)支撐才能夠?qū)崿F(xiàn)，如檔案個性化服務(wù)和檔案一體化就要求高校檔案館要具備一定的信息化基礎(chǔ)。首先要合理運用信息技術(shù)，增強(qiáng)技術(shù)力量并不是簡單購買先進(jìn)的設(shè)備和軟件，要針對現(xiàn)有的工作缺陷和幾年內(nèi)的發(fā)展態(tài)勢進(jìn)行技術(shù)升級，過于超前的技術(shù)納入備用目錄，在資金充裕和整體信息化建設(shè)水平較高時引入。二是增加管理工作人員的信息素養(yǎng)，加強(qiáng)信息知識的培養(yǎng)，積極引入信息技術(shù)專業(yè)相關(guān)人才，增強(qiáng)檔案館內(nèi)部的信息人才儲備，從根本上提高檔案館的技術(shù)力量。

（二）提升服務(wù)能力。提升服務(wù)能力主要從三個方面進(jìn)行：一是提升服務(wù)意識，檔案管理部門從領(lǐng)導(dǎo)層到基層員工都要樹立起服務(wù)意識，立足本職工作，增強(qiáng)服務(wù)水平，端正服務(wù)態(tài)度，了解用戶的需求，拓寬用戶反饋的渠道并有針對性地調(diào)整和優(yōu)化相應(yīng)的服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容。二是要拓寬服務(wù)渠道，依托現(xiàn)有的信息技術(shù)建立電腦中端網(wǎng)絡(luò)檔案館和移動APP檔案館，積極參與微信公眾平臺和微博公眾號檔案服務(wù)平臺的建設(shè)，同時不能忽略傳統(tǒng)檔案館的建設(shè)工作，要做好充足的應(yīng)急準(zhǔn)備，在數(shù)字化檔案館出現(xiàn)問題時擁有足夠的應(yīng)急手段提供服務(wù)。三是要豐富服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容，不斷開拓新的服務(wù)業(yè)務(wù)，根據(jù)用戶的反饋結(jié)合自身所擁有的管理水平和技術(shù)手段，不斷開拓細(xì)分領(lǐng)域下的服務(wù)內(nèi)容，從細(xì)微處著手，如優(yōu)化檔案查詢檢索方式，優(yōu)化檔案查詢界面等等，注重用戶體驗功能的優(yōu)化。

（三）提高管理水平，增加對外合作。提高管理水平首先要提高檔案意識，認(rèn)識檔案管理工作在高校急需發(fā)展軟實力大背景下的重要性，領(lǐng)導(dǎo)層要對檔案館存在的問題有著清晰認(rèn)識，深入調(diào)研，了解工作難點和重點，及時調(diào)整以適應(yīng)檔案館的整體發(fā)展趨勢，同時加大高校文化建設(shè)和檔案文化建設(shè)的宣傳和普及力度，讓檔案管理人員和廣大師生了解檔案的內(nèi)涵、作用及其重要性。二是要及時更新管理制度，針對技術(shù)水平和管理方式的改變，優(yōu)化管理制度，讓高校檔案館的管理制度適應(yīng)師生的需求和時代的發(fā)展。此外，要積極進(jìn)行館際交流活動，積極參與其他高校和其他檔案管理單位的學(xué)習(xí)交流、人才培養(yǎng)、教案資源共享等活動，共同為檔案館的發(fā)展建設(shè)出謀劃策。

三、結(jié)語

無論是從高校的軟實力建設(shè)還是從教學(xué)、科研、基建等方方面面的工作來看，高校檔案館的作用都是不容忽視的。對此，高校檔案館必須緊跟發(fā)展趨勢，增強(qiáng)檔案館的技術(shù)水平、管理能力和服務(wù)水平，發(fā)揮檔案館在高校發(fā)展建設(shè)中的重要作用，為高校發(fā)展和廣大師生提供有力幫助。