文/北京農(nóng)學(xué)院 梁全英
新時(shí)代需要新思想,高新科技與社會發(fā)展使數(shù)字化信息化成為大趨勢,生態(tài)理念無所不在地存在于人們的活動中。高校是文化傳承和思想教育的重要基地,現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)推動著高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展,緊跟網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展腳步。面對新的理念、新的形勢檔案人要保持高度的敏感性,順應(yīng)發(fā)展積極應(yīng)對,平臺化、專業(yè)化、規(guī)范化、生態(tài)化是必由之路。檔案工作通過信息化逐步實(shí)現(xiàn)高效、融合、共享,使高校檔案工作經(jīng)歷了從一個維度的傳統(tǒng)檔案,發(fā)展到二維的數(shù)字檔案階段,進(jìn)一步升級到建立在生態(tài)系統(tǒng)上的智慧檔案,生態(tài)建設(shè)將在更高維度上,為檔案工作創(chuàng)造可持續(xù)發(fā)展的空間。
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫。它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸,并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。具體內(nèi)容還包括數(shù)字檔案收集、存儲保管和查閱利用等方面。在具體實(shí)施過程中應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌兼顧實(shí)現(xiàn)整體推進(jìn)。
檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說,檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。楊公之在《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》中提出,檔案信息化建設(shè)的體系及其構(gòu)成大體包括:基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)5個方面。
關(guān)于生態(tài)學(xué)的定義,是德國生物學(xué)家恩斯特·??藸栍?866年率先提出的:生態(tài)學(xué)是研究生物與其環(huán)境相互關(guān)系的科學(xué)。20世紀(jì)60年代以后,生態(tài)學(xué)進(jìn)入了現(xiàn)代生態(tài)學(xué)的階段?,F(xiàn)代生態(tài)學(xué)不僅是研究動植物與環(huán)境之間的關(guān)系,而發(fā)展為研究包括人類以及人類社會在內(nèi)的相互依賴的關(guān)系。具有突出的整體性思維和相互聯(lián)系的思維成為現(xiàn)代理論研究中一門獨(dú)特的學(xué)科。
檔案工作經(jīng)歷了從傳統(tǒng)檔案發(fā)展到數(shù)字檔案,到當(dāng)今時(shí)代人們所推崇的智慧檔案,檔案工作理念不斷發(fā)展。檔案工作的發(fā)展需要理論創(chuàng)新并充分結(jié)合實(shí)踐工作。2016年馬晴等在《檔案生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)成要素及其關(guān)系研究》中將檔案生態(tài)系統(tǒng)劃分為三個主要方面:作為檔案主體的人,檔案客體即檔案資源和檔案環(huán)境要素也就是檔案賴以存在的環(huán)境要素總合。說明檔案工作理論研究正在與社會學(xué)科互相滲透,互相借鑒,需要用更全面的視角研究檔案工作,直面機(jī)遇迎接挑戰(zhàn),形成特色鮮明且符合實(shí)際工作需要的理論指導(dǎo)體系。
在檔案實(shí)際工作中,人們會以當(dāng)前的、近期的利益作為價(jià)值判斷的主體,衡量工作中遇到的一切有關(guān)聯(lián)的事物,認(rèn)為能夠滿足當(dāng)前需要就是效益最大化。因此導(dǎo)致了人們對檔案價(jià)值判斷具有是一種片面性。大多數(shù)檔案工作者僅看到了“客體滿足主體需要的關(guān)系”,忽略了“主體對客體的肯定關(guān)系”,尤其是忽略了對檔案潛在價(jià)值的認(rèn)知進(jìn)而認(rèn)為檔案就是為人服務(wù)的單純客體,這種價(jià)值評定方式造成對檔案價(jià)值認(rèn)知的缺失。其影響是在工作中只滿足于人們當(dāng)前的需要,而沒有看到檔案本身所具有的巨大的不可再生的價(jià)值。不可避免造成檔案資源不完整與人們?nèi)找嬖鲩L的需求之間的矛盾。而以生態(tài)系統(tǒng)為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),而構(gòu)建出來的檔案生態(tài)系統(tǒng),會最大程度開發(fā)檔案信息的多層次全方位的價(jià)值。
(一)檔案工作整體良性發(fā)展,不斷提升。高等學(xué)校可劃分為普通全日制、高職高專、獨(dú)立院校、民辦高校等類型。高校檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量巨大,是學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理等活動中,直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、各種載體的海量歷史記錄,內(nèi)容涉及教學(xué)、科研、黨政、基建、財(cái)會等多種類。學(xué)校普遍對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,檔案工作基礎(chǔ)扎實(shí)、工作規(guī)范。檔案館(室)大多獨(dú)立建制,檔案庫房建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。每年檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校的財(cái)務(wù)預(yù)算,保障檔案工作的順利開展。高校是人才匯聚的地方,相對來講檔案現(xiàn)代化管理水平比較高,實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件級目錄的檢索與查詢。檔案工作為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供服務(wù),發(fā)揮了重要的參考憑證、保駕護(hù)航的作用。
(二)檔案數(shù)字化建設(shè)力度逐年加大。高校檔案信息化建設(shè)氛圍濃厚,數(shù)字化工作良性推進(jìn)。從二十世紀(jì)九十年代開始,檔案館(室)利用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)對學(xué)校檔案進(jìn)行收集、整理并完成歸檔工作。至今檔案信息化建設(shè)大都納入各個高校檔案工作的重要內(nèi)容。各高校都配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、移動存儲器等檔案數(shù)字化所需的設(shè)備。相比較而言辦學(xué)規(guī)模大、辦學(xué)層次高的高校檔案信息化工作程度高,檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器實(shí)行自主管理。其他檔案館室與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心在業(yè)務(wù)上互相緊密結(jié)合,資源共享,由專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員負(fù)責(zé)服務(wù)器的日常維護(hù)管理,保證了系統(tǒng)的正常運(yùn)行。據(jù)統(tǒng)計(jì)90%的高校都設(shè)置了檔案網(wǎng)站。從調(diào)研結(jié)果看,檔案信息化工作總體發(fā)展態(tài)勢良好,前景樂觀。
21世紀(jì)生態(tài)系統(tǒng)在科技、工業(yè)、社會、自然和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域發(fā)展中具有廣闊的應(yīng)用前景。將生態(tài)系統(tǒng)引入檔案工作,是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。用檔案生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)成要素來具體分析高校檔案工作,具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。其中環(huán)境要素主要包括:檔案法律法規(guī)、檔案政策、檔案信息技術(shù)以及檔案館舍建筑等環(huán)境因子;檔案主體要素是指與檔案發(fā)生關(guān)系的人;檔案客體是指檔案。它們之間相互關(guān)聯(lián)、滲透、轉(zhuǎn)化、融合構(gòu)成了完整的檔案系統(tǒng)。
(一)高校檔案環(huán)境要素分析。檔案是不可再生的資源,是依托于環(huán)境生成、安全保存并得以利用的寶貴信息資源。數(shù)字資源的構(gòu)建和培育離不開制度建設(shè)和規(guī)范管理的完善,是在需求推動下,融合多種生態(tài)因子而產(chǎn)生的檔案生態(tài)系統(tǒng)。下面從環(huán)境要素對高校檔案工作進(jìn)行分析。
1.頂層檔案制度建設(shè)情況。檔案法律法規(guī)和相關(guān)政策是檔案生態(tài)環(huán)境要素之一,高校檔案管理制度相對健全,但是在數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行過程中存在問題。很多高校雖然已經(jīng)開始引入數(shù)字化檔案管理技術(shù),然而由于配套制度在執(zhí)行和監(jiān)管力度層面不完善,檔案管理人員在缺乏約束的情況下極易出現(xiàn)違規(guī)操作行為,對數(shù)字化檔案管理產(chǎn)生不良影響。檔案行政管理部門,從職能上可以為高校檔案工作提供有力保障。但在實(shí)際工作中,指令性、常規(guī)性動作多,針對性、可控性、落地性地監(jiān)督指導(dǎo)相對少。
2.信息技術(shù)對檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀的影響。(1)影響高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展因素。生態(tài)效益和經(jīng)濟(jì)效益是人們共同追求的目標(biāo)。可持續(xù)性發(fā)展是生態(tài)系統(tǒng)的第一要物。由于經(jīng)費(fèi)限制,大多數(shù)高校檔案館(室)無法設(shè)計(jì)功能完備的軟件和購置高級別的硬件來構(gòu)建高端的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。采取直接購買公司研發(fā)的檔案管理系統(tǒng),功能需要短期可以滿足。高校檔案館在數(shù)字化建設(shè)過程中,主要關(guān)注點(diǎn)在于針對實(shí)際問題的解決,普遍存在的弊端是工作推進(jìn)緩慢、運(yùn)作欠規(guī)范、對數(shù)據(jù)安全性控制和管理手段不強(qiáng)、對數(shù)字化建設(shè)的宣傳力度不夠、總體重視程度偏低等問題,這些都需要各方予以高度重視。比如:針對利用量大、借閱頻繁的學(xué)籍檔案和基建檔案率先進(jìn)行數(shù)字化,這也是面對經(jīng)費(fèi)緊張的權(quán)宜之計(jì)。從生態(tài)角度來看,需要大力加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)各方面的投入,力爭早日實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源的全部信息化。另一方面存在的問題是重信息錄入,輕后期管理的問題也十分突出。目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,欠缺的是全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,網(wǎng)上借閱檔案難以實(shí)現(xiàn)。高校檔案館網(wǎng)站大多僅限于訪問主頁,無具體、實(shí)質(zhì)性的資源可供查閱、利用、共享。(2)數(shù)字檔案資源安全管理。高校檔案數(shù)字化建設(shè),主要采取外包和自主進(jìn)行數(shù)字化加工兩種方式。服務(wù)外包過程中,監(jiān)管力度不夠。檔案掃描后數(shù)據(jù)錯誤和信息缺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,無法做到“零差錯”。另外高校檔案網(wǎng)絡(luò)安全保障制度存在的問題,主要體現(xiàn)在:現(xiàn)階段運(yùn)行的制度關(guān)于數(shù)字檔案信息安全管理方面有欠缺,缺乏有效的獎懲措施,責(zé)任劃分不明確,在實(shí)際工作中缺乏有效的、可執(zhí)行的具體安全保障。比如:由于用戶權(quán)限設(shè)置不當(dāng)、未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)、對用戶的使用權(quán)限定義不恰當(dāng),致使檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或背景信息很容易被人為誤讀、誤刪等。檔案信息在傳輸、遷移、轉(zhuǎn)存、存儲載體變換等操作后,存在部分歸檔文件內(nèi)容信息丟失、信息轉(zhuǎn)化不完全等的情況;由于元數(shù)據(jù)等信息應(yīng)用不規(guī)范,導(dǎo)致電子文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性受質(zhì)疑等法律問題存在。(3)檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)。辦公OA系統(tǒng)是為解決高校行政公文電子化流轉(zhuǎn)和歸檔問題應(yīng)運(yùn)而生的。但是,高校檔案館每年通過OA系統(tǒng)歸檔的電子文件只占很少的比例,而且這些文件的利用率相對于購買系統(tǒng)和進(jìn)行維護(hù)費(fèi)用的相對較高,造成性價(jià)比不高的情況。通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn),高校檔案館室全面實(shí)現(xiàn)雙套制歸檔為數(shù)不多,檔案館還需要對部分檔案進(jìn)行二次數(shù)字化加工。分析原因如下,學(xué)校人事處、教務(wù)處、科研處、財(cái)務(wù)處等部門在建庫時(shí)缺乏整體規(guī)劃,大多自建自用,相互之間缺乏溝通和統(tǒng)一設(shè)計(jì),各自為政,只要能滿足本部門工作需要就行,沒有考慮到如何讓檔案在學(xué)校整個生態(tài)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。客觀上增加了檔案數(shù)字化的經(jīng)費(fèi)和人力投入,從生態(tài)系統(tǒng)角度考慮就是能源的浪費(fèi)??傊?,大多數(shù)高校檔案館仍處在相對封閉的辦館模式中,是單循環(huán),造成了人力、物力的雙重資源浪費(fèi)。
3.檔案館環(huán)境生態(tài)建設(shè)。高校檔案館庫房與辦公室是分開獨(dú)立的空間,應(yīng)用傳統(tǒng)的溫濕度控制方法。檔案實(shí)體與檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息相互獨(dú)立存在,利于安全保管。大多數(shù)檔案館室建筑可以滿足10年到20年發(fā)展需求。部分高校檔案館與校史館、圖書館合體,從規(guī)模上進(jìn)行了擴(kuò)容。從總體情況分析,高校檔案館舍距離建設(shè)綠色、規(guī)模、智能三位一體的檔案生態(tài)、文化環(huán)境,還存在差距。在檔案資源共享,融合發(fā)展,友好服務(wù)等新時(shí)代發(fā)展背景下,為檔案館建設(shè)生態(tài)、綠色的人文環(huán)境創(chuàng)造了可能性。
(二)檔案主體要素人才隊(duì)伍建設(shè)情況。與檔案產(chǎn)生關(guān)聯(lián)的人,形成了動態(tài)的關(guān)系網(wǎng)絡(luò),在檔案生態(tài)系統(tǒng)里應(yīng)該互相融合、友好發(fā)展。作為檔案管理者的高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)已經(jīng)得到普遍提升,但是檔案館(室)缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。高校都在創(chuàng)建一流大學(xué)、一流學(xué)科,需要對檔案形成的全過程進(jìn)行控制,單一的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境,比如在檔案管理系統(tǒng)選擇與招投標(biāo)過程中,參考借鑒同類院校的現(xiàn)象很普遍,沒有按照自身特點(diǎn)做到自主設(shè)計(jì)、自主研發(fā)。造成檔案管理系統(tǒng)功能需求不能完全與學(xué)校特色相匹配,不可避免地存在缺憾,從而在不同程度上影響了學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。檔案形成者對于檔案價(jià)值的認(rèn)識程度,需要提升。檔案形成者就是將來的檔案利用者,身份定位在不停更新轉(zhuǎn)換中。
(三)檔案客體與主體之間利用服務(wù)方式分析。高校是知識和技術(shù)產(chǎn)生的源泉,有條件在技術(shù)服務(wù)等方面走在檔案館室建設(shè)的前列。高校檔案管理者應(yīng)在檔案資政、存史、育人、管理服務(wù)等方面先行。2010年6月,國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》提出構(gòu)建三個服務(wù)平臺,提供相應(yīng)層級的數(shù)字檔案信息資源利用共享服務(wù),“即基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺,利用當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)建設(shè)的面向本級黨政機(jī)關(guān)各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺,利用公眾網(wǎng)建設(shè)的面向廣大社會公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺?!备咝n案館室只有少數(shù)建設(shè)成符合此項(xiàng)要求的檔案館服務(wù)平臺,如復(fù)旦大學(xué)檔案館,大多數(shù)還處于傳統(tǒng)閱覽室向電子閱覽室的過渡時(shí)期。從生態(tài)系統(tǒng)看,信息服務(wù)平臺建設(shè)不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和利用,也有利于檔案的收集整理,實(shí)現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)共享,提高檔案工作的整體效率,便于廣大師生更好地認(rèn)識檔案、管理檔案、利用檔案。目前,高校的各個檔案館(室)之間都相對獨(dú)立。各自的系統(tǒng)之間,沒有統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的管理標(biāo)準(zhǔn),館室在檔案信息以及數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間沒有關(guān)聯(lián)度,從生態(tài)系統(tǒng)上分析,高校檔案要素之間沒實(shí)現(xiàn)整個網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的資源共享,形成生命共同體。
(一)重新定位,加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)。環(huán)境是檔案賴以生存的條件。運(yùn)用生態(tài)系統(tǒng)理論去創(chuàng)造良好的大環(huán)境,自頂端開始進(jìn)行全局構(gòu)想和前端設(shè)計(jì)。從檔案法律法規(guī)層面開始,理論與實(shí)踐注重緊密結(jié)合,把復(fù)雜的問題簡單化、具體化、流程化。從檔案生態(tài)系統(tǒng)的全局高度出發(fā),設(shè)計(jì)高校檔案管理的各個層級的結(jié)構(gòu)、功能和標(biāo)準(zhǔn)。要精準(zhǔn)度高,貼合度好,普適性強(qiáng)。自上而下的頂層設(shè)計(jì)模式,可以消除各環(huán)節(jié)的障礙,執(zhí)行力度有保障。
(二)檔案主體意識先行,加強(qiáng)宣傳指導(dǎo)行動。作為檔案主體要素的人,至關(guān)重要。他們與檔案產(chǎn)生關(guān)聯(lián),他們之間也產(chǎn)生互動,形成了動態(tài)的關(guān)系網(wǎng)絡(luò),在檔案生態(tài)系統(tǒng)里應(yīng)該互相融合、友好發(fā)展。高校都在創(chuàng)建一流大學(xué)、一流學(xué)科,需要對檔案形成的全過程進(jìn)行控制,人人參與,全員重視,個個都是生態(tài)系統(tǒng)的因子。檔案從生成、流轉(zhuǎn)到再利用的過程是讓檔案信息流動起來,融入生態(tài)圈。檔案人員要發(fā)揮主觀能動性,構(gòu)建良性生態(tài)系統(tǒng)。
(三)營造以檔案生態(tài)系統(tǒng)為核心的生命共同體。生命共同體是從整體看檔案生態(tài)系統(tǒng)的主體、客體以及主客體之間的關(guān)系,檔案工作需要生存和繁衍下去,必須依靠群體,在寒冷的時(shí)候抱團(tuán)取暖,在優(yōu)質(zhì)條件下蓬勃發(fā)展,這才是檔案可持續(xù)發(fā)展的道路,營造檔案生態(tài)系統(tǒng)是必由之路。高校之間要橫向聯(lián)合,共享和諧發(fā)展。智慧城市倡導(dǎo)全社會共同參與城市治理,高校之間要加強(qiáng)橫向聯(lián)系,互相借力,同時(shí)應(yīng)加緊對海量檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行完整的收集、加工、分析、研究,從中找出數(shù)據(jù)關(guān)系,構(gòu)建互聯(lián)、感知、開發(fā)、共享的智能化網(wǎng)絡(luò)平臺。加快檔案數(shù)字化進(jìn)程,認(rèn)真落實(shí)檔案工作“存量數(shù)字化,增量電子化”戰(zhàn)略。通過整合各高校資源,突出特色之外,深度融合才是檔案工作持續(xù)發(fā)展的永恒動力。
檔案資源是檔案生態(tài)圈的核心動力,重要的生態(tài)因子,圍繞高校檔案工作整體要構(gòu)建三個體系,即:檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系。針對檔案的整個生命周期,引入生態(tài)管理模式,構(gòu)建與檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展相匹配的應(yīng)用系統(tǒng)、服務(wù)平臺,細(xì)化軟硬件設(shè)施的配置,形成適用的評價(jià)指標(biāo)體系。
從長期目標(biāo)來解析,高校要高度重視生態(tài)系統(tǒng)檔案建設(shè)的領(lǐng)頭羊作用,加大了生態(tài)檔案館(室)的建設(shè)力度,注重全方位、高視野布局進(jìn)行頂層設(shè)計(jì),激勵各高校之間進(jìn)一步發(fā)揮各自的優(yōu)勢,凝練突出學(xué)校辦學(xué)特色,不斷提高檔案工作建設(shè)水平,拓寬檔案專業(yè)學(xué)科的領(lǐng)域和服務(wù)范圍,極大地提升檔案工作的實(shí)力和社會影響力。