大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)單位檔案管理的思考

文/浙江省嘉興市婦幼保健院 姚靜靜

近些年來，大數(shù)據(jù)一詞越來越多地被提及，人們用它來描述和定義信息爆炸時代產(chǎn)生的信息量巨大的數(shù)據(jù)。哈佛大學社會學教授加里·金說：“這是一場革命，龐大的數(shù)據(jù)資源使得各個領域開始了量化進程，無論學術(shù)界、商界還是政府，所有領域都將開始這種進程?！痹诖髷?shù)據(jù)背景下，國家檔案局“十三五”規(guī)劃中已經(jīng)將檔案信息化工作列入工作要點；在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案的數(shù)量將成倍增長，檔案管理工作載體、儲存方法均發(fā)生了巨大變化；在大數(shù)據(jù)背景下，企事業(yè)單位長期的發(fā)展過程中，積累了大量以紙質(zhì)載體為主的檔案資料，查找利用非常不方便；大數(shù)據(jù)背景下，也打破了原有信息傳播的局限性，信息打破時間空間的局限性快速傳播……

大數(shù)據(jù)背景下，要積極清醒地認識到檔案管理信息化發(fā)展的重要性，利用好大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)優(yōu)勢，積極創(chuàng)新思路，創(chuàng)新檔案工作手段，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與大數(shù)據(jù)的融合，從理論到實踐，從基礎業(yè)務到檔案利用服務再到檔案資源開發(fā)利用的全面創(chuàng)新，使檔案管理工作能夠更好地適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，成為擺在我們面前的重要課題。

檔案管理信息化最重要的是數(shù)字檔案資源建設。數(shù)字檔案資源建設包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件收集、檔案信息資源的數(shù)字化整合。相對而言，傳統(tǒng)載體的數(shù)字化是這三塊內(nèi)容中各企事業(yè)單位做得相對較好的一塊，對于紙質(zhì)版本檔案的數(shù)字化，可以方便利用并有效降低查檔時間，檔案人員和企事業(yè)管理者相對有更多的動力投入到這塊工作?，F(xiàn)有情況下，電子文件收集整合相對欠缺。企事業(yè)單位越來越多地把信息放到各種新媒體上，網(wǎng)絡檔案信息數(shù)量激增而且雜亂分散，要做到對網(wǎng)絡檔案信息的快捷有效利用，必須將信息進行有效的分類整合。面對成倍增長的大量電子文件，我們傳統(tǒng)的逐份閱讀直接鑒定法將遇到嚴峻的考驗，如何對這些文件進行快速分類，鑒定歸檔內(nèi)容和期限，我們或許更需要大數(shù)據(jù)從技術(shù)上來解決。

而對檔案信息資源的數(shù)字化整合必須借助于軟件系統(tǒng)才能實現(xiàn)，軟件系統(tǒng)處于檔案管理模式的中心，成為優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，發(fā)揮檔案信息有效利用的重要實現(xiàn)媒介。專業(yè)的整合工具，一站式的檢索，利用者在界面輸入檢索關鍵詞即可一次性檢索到信息。利用軟件，基于利用者的偏好和實際情況，將分散無序的檔案信息匯聚、集成、關聯(lián)、整合到統(tǒng)一界面中，有效提供利用服務。檔案信息資源建設是當前檔案信息化的核心和關鍵，是搞好檔案服務的基礎，是檔案信息化取得實效的必要前提條件。

檔案保管工作的最終目的在于利用，檔案在使用中才能體現(xiàn)其價值所在。傳統(tǒng)的“重保管、輕利用”觀念根深蒂固，對各項工作的支持較少，更多的是保管記錄。努力抓住這個機遇，關注云計算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，不斷深入研究，努力發(fā)揮檔案的潛在價值。強化檔案資料的開發(fā)挖掘，不僅局限于硬件方面的更新，更要加快檔案資源加工工作的進展，對零散的檔案信息資料整合分類處理。根據(jù)實際需求抓住編研的重點，對檔案的深度加工，提供系統(tǒng)的、全面的專題編研材料，主動提供服務。檔案信息資源應轉(zhuǎn)向以人為本，以需求為導向，滿足利用者的查檔需求。以用戶的調(diào)檔傾向、頻次等方面的特征數(shù)據(jù)進行分析，也可以在新媒體的平臺設置反饋信息，使檔案管理人員即使是身居于檔案室內(nèi)也可以暢通地與信息受眾進行交流，了解需求和意見，激發(fā)其不斷創(chuàng)新完善的動力，更好地提供人性化服務，利用服務水平得以提高。

檔案信息資源也要緊抓大數(shù)據(jù)時代這個機遇，建立起新的傳播方式。不同企事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息共享，有利于相互間交流學習。在大數(shù)據(jù)時代，企事業(yè)單位更應對自己原有的檔案信息資源結(jié)合現(xiàn)實的情況，將更具有價值的檔案進行共享，將不具備價值的檔案進行剔除，實現(xiàn)檔案資源效用的最大化。

大數(shù)據(jù)時代，企事業(yè)檔案工作者需要緊跟時代步伐學習新技術(shù)、新思維，全面提升工作效率及服務質(zhì)量。工作范式的轉(zhuǎn)向不是一蹴而就的事情，努力有效整合檔案信息，讓信息“活起來”，發(fā)揮其應有的作用。