醫(yī)院基建檔案的重要性及管理策略淺析

文/湛江市代建項(xiàng)目管理局 熊婧文

工程項(xiàng)目建設(shè)，檔案資料管理對(duì)整個(gè)工程順利完成有著極為重要的作用。而醫(yī)院的基建檔案又作為醫(yī)院工程基本建設(shè)工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，是醫(yī)院發(fā)展、評(píng)估、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)醫(yī)院基建工程項(xiàng)目檔案資料管理，強(qiáng)化檔案資料監(jiān)控，對(duì)醫(yī)院基建工程項(xiàng)目順利展開(kāi)具有無(wú)可替代的作用。

一、醫(yī)院基建檔案的重要性

基建工程項(xiàng)目建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，詳細(xì)記錄工程建設(shè)的過(guò)程就是整個(gè)項(xiàng)目的檔案資料。通過(guò)檔案資料，可了解項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況。同時(shí)，依據(jù)檔案資料記載，有助于各類設(shè)備安裝調(diào)試，且項(xiàng)目建設(shè)完成后的竣工驗(yàn)收、投入使用與修改等，都需依照檔案資料記載的內(nèi)容。基建工程項(xiàng)目檔案貫穿于項(xiàng)目的所有過(guò)程，其中包含的單位、部門(mén)與人員非常多。因此，一個(gè)完整的項(xiàng)目實(shí)施完成需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的時(shí)間，并且每個(gè)基建項(xiàng)目都要經(jīng)過(guò)從立項(xiàng)到竣工的過(guò)程，因此基建檔案具有較長(zhǎng)的周期性。而通過(guò)分析檔案資料內(nèi)容，能夠了解項(xiàng)目施工中的詳細(xì)情況，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可查。唯有如此，才有助于工程建設(shè)期間與完成后各項(xiàng)工作的展開(kāi)。

基建檔案的信息化管理，不但避免了基建圖紙泛黃、磨損、不易裝盒保存的弊端，而且實(shí)現(xiàn)了檔案部門(mén)與基建部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)溝通，在無(wú)條件配備專職基建檔案員的前提下，也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)解決檔案人員在整理基建檔案時(shí)的困惑，或在基建部門(mén)的遠(yuǎn)程協(xié)助下更好地完成檔案的歸類整理。醫(yī)院基建檔案的信息化管理，可以逐步減輕檔案工作者的工作量，提高檔案工作者的工作積極性。檔案的管理是一項(xiàng)繁瑣又繁重的工作，就目前實(shí)體檔案的管理情況看，從檔案材料的收集、整理、歸檔到檔案的查閱等，都需要檔案工作者付出極大的體力和腦力。而基建檔案一旦實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以有效提高檔案工作者的工作效率。

二、醫(yī)院基建檔案管理策略

（一）建立健全統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下進(jìn)行基建檔案管理工作的創(chuàng)新，建立健全統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)十分必要。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一，在此基礎(chǔ)上可以為管理人員配置專業(yè)軟件，讓管理人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的管理、維護(hù)、修改等工作，提升檔案管理的效率?；n案的數(shù)據(jù)平臺(tái)應(yīng)該具備自動(dòng)檢索和編排功能，能夠快速識(shí)別以及轉(zhuǎn)換信息數(shù)據(jù)，從而使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字一體化。

（二）強(qiáng)化立項(xiàng)中的資料監(jiān)控。所有項(xiàng)目成立、勘察、審批前，并沒(méi)有成立與之相對(duì)應(yīng)的部門(mén)。而對(duì)于各部門(mén)的資料管理人員也沒(méi)有形成。但是整個(gè)工程的材料在前期是處于分散狀的，有的文件遺留在其他部門(mén)，有的文件放在規(guī)劃部，并沒(méi)有對(duì)文件進(jìn)行必要的處理工作。同時(shí)，工程招標(biāo)和勘察的文件仍然放在管理部。如果資料過(guò)于分散，沒(méi)有及時(shí)收集，時(shí)間一久，就會(huì)加大收集的難度，且還有丟失文件的可能性。因此，工程立項(xiàng)的前期，應(yīng)注意檔案收集的及時(shí)性，并整理好，有專人負(fù)責(zé)。在此過(guò)程中，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的監(jiān)控。保證設(shè)備符合要求，確保設(shè)備工作的質(zhì)量。

（三）建立統(tǒng)一平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)?；n案工作的創(chuàng)新離不開(kāi)管理人員的努力，管理人員的專業(yè)能力以及業(yè)務(wù)素養(yǎng)對(duì)管理工作的質(zhì)量有著重要的影響，因此應(yīng)該建立統(tǒng)一的平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的改變是日新月異的，因此管理人員有必要對(duì)有關(guān)知識(shí)和變化進(jìn)行專門(mén)的學(xué)習(xí)，從而能夠讓管理工作適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)的變化?；n案的管理首先要將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，不斷提高管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。只有當(dāng)基建檔案管理人員順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，了解最新和高端的管理方式，才能最大限度地提升基建檔案管理工作的質(zhì)量，讓基建檔案管理工作緊跟時(shí)代的發(fā)展。

（四）做好基建實(shí)體檔案的收集、整理、歸檔工作。對(duì)基建檔案按照建筑名稱進(jìn)行分類，如1號(hào)病房樓基建檔案、2號(hào)病房樓基建檔案等，并對(duì)每棟建筑的檔案，以工程的進(jìn)度為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分級(jí)管理，如工程準(zhǔn)備文件、工程施工文件、工程竣工文件等，初步實(shí)現(xiàn)基建檔案的分類別分層級(jí)管理。

（五）做好基建檔案驗(yàn)收工作。國(guó)防科工局頒布了《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》，旨在加強(qiáng)基建檔案管理工作，規(guī)范執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收制度。抓住檔案驗(yàn)收前的自檢環(huán)節(jié)，從基建檔案工作管理體制，文件材料收集的完整性、內(nèi)容的規(guī)范性、整理的系統(tǒng)性等方面進(jìn)行系統(tǒng)的內(nèi)部檢查。工程竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)做好基建檔案移交工作，通過(guò)基建檔案驗(yàn)收工作提高基建工程管理和基建檔案管理水平。

三、結(jié)論

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是維護(hù)醫(yī)院檔案完整性和系統(tǒng)性的關(guān)鍵所在。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)不同基建工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，及時(shí)總結(jié)基建檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，有針對(duì)性地加以解決，促進(jìn)醫(yī)院基建檔案的規(guī)范化、安全化、科學(xué)化、信息化，以高效、快捷的服務(wù)更好地促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。