農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)代化研究

文/德州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院 朱秀娟

農(nóng)業(yè)科研檔案是對(duì)相關(guān)研究結(jié)果的歸檔，是十分寶貴的資料也是難得的資源，對(duì)于農(nóng)業(yè)科研檔案的管理是整個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的一個(gè)重要的組成部分，同樣也是整個(gè)科研管理系統(tǒng)工程中不可或缺的一部分。做好檔案管理工作，是對(duì)參與科研的工作人員所做出的結(jié)果的一種尊重，保護(hù)好了檔案對(duì)以后科研人員或者其他工作人員的工作都會(huì)帶來(lái)極大的方便。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是農(nóng)業(yè)科技管理工作中的重要組成部分。在新的環(huán)境下，科技檔案工作者要更新觀念，積極探索農(nóng)業(yè)科研檔案管理的新途徑，努力提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏專職的檔案管理人員。農(nóng)業(yè)科研單位改制以來(lái)，對(duì)省級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所的管理人員進(jìn)行了精簡(jiǎn)，很少有單位能夠設(shè)置專職的檔案管理人員。各個(gè)研究所的檔案室管理人員多數(shù)是兼職人員，且身兼數(shù)職，這部分管理者往往被繁雜的行政事務(wù)纏身；檔案整理需要有必要的時(shí)間保證，兼職人員能夠用在檔案管理的時(shí)間是非常有限的，僅在工作時(shí)間上就難以保證檔案管理過(guò)程的連續(xù)性，在管理質(zhì)量上能夠保證交上來(lái)的檔案不丟失，完成基本的查閱利用都需要工作之余完成，想使檔案管理工作上檔升級(jí)和檔案開發(fā)利用就相當(dāng)困難了。

（二）對(duì)檔案管理工作不夠重視。農(nóng)業(yè)科研單位以科研為主，領(lǐng)導(dǎo)把主要精力大都放在了科研工作和事業(yè)發(fā)展上，沒(méi)有太多的精力顧及檔案管理，有的人認(rèn)為檔案管理工作做到存放不丟失即可，對(duì)檔案管理工作的搜集、整理、編研、開發(fā)和利用等一整套工作方法缺乏了解，導(dǎo)致對(duì)檔案室基本設(shè)施建設(shè)一般投入不足，或者說(shuō)重視程度不夠，這就導(dǎo)致了檔案管理人員對(duì)搞好檔案管理工作缺乏信心。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案室基本設(shè)施條件的建設(shè)，做到防火、防盜、防蟲、防濕和降溫，改善檔案的存放條件，使檔案資料存放條件達(dá)到最佳，避免檔案資料的損壞。有條件的要積極購(gòu)置高科技電子管理設(shè)備，如照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、電腦等設(shè)備，使檔案室硬件條件達(dá)到檔案管理上檔升級(jí)的必備條件。

（三）專業(yè)知識(shí)更新緩慢。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，專業(yè)知識(shí)更新速度慢，特別是缺少最新的科技檔案管理知識(shí)。這些人員平時(shí)與專業(yè)人員交流的機(jī)會(huì)較少，工作環(huán)境相對(duì)比較閉塞，思想比較滯后。長(zhǎng)期以來(lái)從事單一枯燥的工作，難免產(chǎn)生不良的情緒，加上收入少，顯示才華的機(jī)會(huì)少，職稱晉升難，不堪社會(huì)生活壓力，壓抑的心情長(zhǎng)久得不到釋放，勢(shì)必會(huì)影響工作質(zhì)量。

二、提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)代化的方法

（一）依法治檔，提高檔案意識(shí)。采取多種形式，認(rèn)真學(xué)習(xí)、大力宣傳、嚴(yán)格實(shí)施《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作管理?xiàng)l例》，提高科技人員依法管理科研檔案的自覺(jué)性，為開展科技檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)過(guò)程管理和服務(wù)。檔案人員要從過(guò)去重視檔案的驗(yàn)收、成果申報(bào)材料齊全的監(jiān)督和指導(dǎo)，轉(zhuǎn)向以過(guò)程管理深化服務(wù)為中心的檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督和指導(dǎo)；從管理所有檔案轉(zhuǎn)向重點(diǎn)保管成果檔案，管理正在研究項(xiàng)目檔案材料的形成；從重視歸檔后的監(jiān)管轉(zhuǎn)向文件材料形成過(guò)程和形成前的監(jiān)管。把檔案收集管理工作延伸到項(xiàng)目研究的每一個(gè)階段、每一道程序、每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)形成材料的節(jié)點(diǎn)上，使每一個(gè)科研項(xiàng)目材料的形成、積累、整理、歸檔等始終處于受控狀態(tài)。

（三）創(chuàng)新管理機(jī)制，探索新型管理模式。從保存和利用的層面出發(fā)，積極尋求適應(yīng)農(nóng)業(yè)科研單位特點(diǎn)的檔案管理新機(jī)制，探索以研究所為中心，以項(xiàng)目組為紐帶的分級(jí)管理模式，即研究所抓項(xiàng)目組，一級(jí)抓一級(jí)，管理網(wǎng)絡(luò)化。以項(xiàng)目組為單位保管結(jié)題檔案和管理正在研究課題形成的材料，每個(gè)項(xiàng)目組確定一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的檔案，并建立綜合卷，對(duì)項(xiàng)目組的研究課題進(jìn)行綜合管理。項(xiàng)目組每年將結(jié)題項(xiàng)目形成材料目錄、研究進(jìn)展、項(xiàng)目簡(jiǎn)介及經(jīng)費(fèi)使用情況等分別報(bào)科研管理部門、檔案部門、研究所備案，以便隨時(shí)掌握每個(gè)課題的研究動(dòng)態(tài)及材料形成情況。

（四）搞好協(xié)作管理，提高農(nóng)業(yè)科研檔案質(zhì)量?？蒲袡n案工作是科研管理工作的重要組成部分?？蒲袡n案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是科研單位科研管理狀況的綜合反映，而科研檔案管理對(duì)科研計(jì)劃的管理、項(xiàng)目的實(shí)施、成果的推廣、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)有著很強(qiáng)的促進(jìn)和反饋?zhàn)饔谩Ｒ虼?，農(nóng)業(yè)科研檔案管理要突破長(zhǎng)期以來(lái)檔案部門與科研管理部門各自為政、條塊分割、相互脫節(jié)的模式，建立起科研項(xiàng)目管理與科研檔案管理一體化的模式，切實(shí)把科研檔案建檔工作納入科研管理的工作制度，使科研管理與檔案管理融為一體，相得益彰。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，農(nóng)業(yè)科研檔案是非常珍貴的農(nóng)業(yè)科學(xué)資源，對(duì)發(fā)展農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步具有重要意義。隨著當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要性日益凸顯。筆者從農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的特點(diǎn)著手，并結(jié)合作者多年檔案管理工作的體會(huì)，分析了農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題，提出了加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的對(duì)策與建議，希望為以后檔案管理提供一定幫助。