對科研單位數(shù)字化檔案鑒定及檔案室建設(shè)的思考

文/中國科學(xué)院數(shù)學(xué)與系統(tǒng)科學(xué)研究院 許清

信息技術(shù)發(fā)展迅猛，各行各業(yè)正在緊跟時(shí)代發(fā)展，都在爭取讓信息技術(shù)為自己服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。我單位作為科研單位，綜合檔案室館藏具有自己的特點(diǎn)，雖然館藏檔案種類也比較豐富，但是幾乎所有的檔案都是圍繞科研活動(dòng)而產(chǎn)生的。為更好地進(jìn)行檔案管理，提高服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)查閱，我單位開始對館藏部分紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。本單位館藏檔案數(shù)字化實(shí)踐中過程中，就檔案鑒定以及數(shù)字化綜合檔案室建設(shè)遇到的問題，筆者經(jīng)過查閱文獻(xiàn)，結(jié)合實(shí)踐，進(jìn)行了一些思考。

一、檔案數(shù)字化的重要意義

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化有著非常重要的意義。

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)有利于提高工作效率。傳統(tǒng)檔案的整理、管理、查詢是一項(xiàng)較為復(fù)雜繁瑣的工程，不僅需要很長的時(shí)間，而且需要大量的人力、物力和財(cái)力。與之相比較，數(shù)字化檔案應(yīng)用新技術(shù)手段，有效減少中間環(huán)節(jié)，可以直接在數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，方便查詢，極大提高了查詢的效率。檔案數(shù)字化的另外一方面是電子檔案的管理。有些單位部分工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，這樣有利于保存電子檔案，縮短檔案整理周期，工作效率的提高就顯而易見了。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)能有效地保護(hù)檔案原件。重要檔案數(shù)字化之后，可以代替原件使用，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時(shí)間。有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，字跡出現(xiàn)了模糊擴(kuò)散或褪變。這種檔案可以經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)生成數(shù)字影像，再利用計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)就可以恢復(fù)模糊褪變字跡。

（三）檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。檔案的數(shù)字化副本以其積極的、動(dòng)態(tài)的特性改變了長久以來的檔案利用方式。如，檔案原件只有一件，而數(shù)字化之后，副本不再受“孤本”的限制，可以反復(fù)復(fù)制利用。還可異地調(diào)閱，數(shù)字影像文件可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。“時(shí)間”不再是限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。而且檔案數(shù)字化以后，有更深層次的意義，是以后檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播的基礎(chǔ)，具有很重要的作用。

二、檔案數(shù)字化的重要前提——檔案鑒定

檔案數(shù)字化之前，有一項(xiàng)重要的工作需要做，就是檔案鑒定，用通俗的話說，在資金和實(shí)際條件允許的情況下，哪些檔案值得數(shù)字化，哪些檔案沒有數(shù)字化的價(jià)值，哪些檔案數(shù)字化之后可以在互聯(lián)網(wǎng)上公開，哪些是內(nèi)部資料不宜公開。這就需要在數(shù)字化鑒定開展之前，必須根據(jù)單位的實(shí)踐制定相關(guān)的細(xì)則。細(xì)節(jié)的制訂非常重要，既是檔案數(shù)字化鑒定工作的依據(jù)，又是進(jìn)行復(fù)查的依據(jù)。我單位綜合檔案室涉及檔案種類多，導(dǎo)致數(shù)字化鑒定細(xì)則需要涵蓋文書、科研、名人檔案等各類檔案，這樣鑒定工作人員在實(shí)際工作就可以有章可循，準(zhǔn)確作出判斷。

數(shù)字化檔案鑒定對單位來說是一件非常重要及慎重的事情。必須成立鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并由主管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，然后實(shí)際工作人員要有組織、有步驟地開展鑒定工作。當(dāng)然，實(shí)際工作人員最好接受相關(guān)的培訓(xùn)。

鑒定人員的選擇非常重要，要有廣闊的知識(shí)面、過硬的政治素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力。因?yàn)榫C合檔案室保存了多種檔案，數(shù)量巨大，年代久遠(yuǎn)，保存與銷毀、開放與保密，決定檔案命運(yùn)是一件非常嚴(yán)肅的問題，態(tài)度必須嚴(yán)肅。另外，檔案的業(yè)務(wù)能力也必須具備，諸如全宗觀念、保管期限的劃分、檢索工具的編制，某些案卷的準(zhǔn)確分離及合理組合等沒有檔案專業(yè)知識(shí)是不能做好鑒定工作的。

關(guān)于檔案鑒定，業(yè)內(nèi)討論的較少。根據(jù)我單位鑒定的實(shí)踐，數(shù)字化檔案一般要遵循三個(gè)方面：一，凡是涉及黨和國家以及地方重大問題、重大政治事件尚未作出結(jié)論的、不宜公開的，對社會(huì)開放會(huì)影響黨內(nèi)團(tuán)結(jié)、黨和國家機(jī)關(guān)工作正常開展的檔案；涉及國家領(lǐng)土、邊界中敏感問題以及涉朝、涉韓、涉俄等民族糾紛、民族矛盾和宗教、統(tǒng)戰(zhàn)、僑務(wù)工作中的方針、政策，對社會(huì)開放會(huì)影響民族團(tuán)結(jié)、社會(huì)穩(wěn)定的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制使用。二，檔案是否有歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。三，鑒定的前提不能破壞當(dāng)前檔案的保存。

盡管檔案數(shù)字化鑒定是數(shù)字檔案館建設(shè)中諸多環(huán)節(jié)中的一個(gè)，但其對數(shù)字檔案館建設(shè)成敗卻舉足輕重。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使檔案信息資源得到共享，以滿足單位或社會(huì)對檔案利用的需求。

三、建設(shè)數(shù)字檔案館的探索

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化和鑒定之后，下一步的重要工作就是檔案數(shù)據(jù)庫的涉及和建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化研究、安全防范措施作為建設(shè)的首要任務(wù)，盡快鋪平數(shù)字化建設(shè)的道路，推動(dòng)現(xiàn)有管理工作的轉(zhuǎn)型。

（一）采用一款科學(xué)、高效、適合自己單位的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。我單位正在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)，正在充分借鑒其他單位的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，開展數(shù)字檔案室建設(shè)。我單位采取外包形式，跟專業(yè)公司簽訂數(shù)字化合同和保密合同，配置檔案數(shù)字化加工場地，并采購了檔案管理系統(tǒng)，兼容統(tǒng)一身份認(rèn)證模塊，開展檔案數(shù)字化工作。將數(shù)字化資源掛接到檔案管理系統(tǒng)中，搭建檔案門戶網(wǎng)站和智能檢索系統(tǒng)，開展在線的檔案信息資源服務(wù)。這部分工作有很成熟的經(jīng)驗(yàn)。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，因此設(shè)計(jì)和采用一款科學(xué)、高效、適合自己單位的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是檔案數(shù)字化工作非常重要的工作。好的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫應(yīng)該含有多項(xiàng)管理?xiàng)l目，檢索功能，檔案內(nèi)容的管理與更新、新檔案的內(nèi)容、時(shí)間、保密級別等。

（二）制定數(shù)字化檔案的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定。數(shù)字化檔案室建設(shè)后，科研單位以往的檔案管理制度或管理辦法已經(jīng)不能適應(yīng)新的檔案管理要求，應(yīng)該重新制定新的標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法適應(yīng)發(fā)展的需要。新的檔案數(shù)字化建設(shè)還應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)化制度的層面改革現(xiàn)有的管理工作，對數(shù)據(jù)庫的類別、與科研單位數(shù)字化管理系統(tǒng)對接、新檔案必須具備的內(nèi)容、數(shù)字化檔案的保存等確立明確的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的收集、保存、使用應(yīng)從數(shù)字化的角度獲得制度保障。在標(biāo)準(zhǔn)化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使科研單位上下協(xié)同一致，共同在新的管理方法下開展工作。

（三）制定數(shù)字化管理的安全防范機(jī)制。檔案是否可以公開必須有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。這就要求對檔案的使用和管理的權(quán)限進(jìn)行限制和監(jiān)控。比如，閱讀檔案的人和管理檔案人的權(quán)限必須有所權(quán)重。隨著檔案內(nèi)容的數(shù)字化存儲(chǔ)，對于閱讀檔案的人員權(quán)限必須具有明確的劃分。對不同安全和保密級別的檔案，管理人員應(yīng)從授權(quán)的角度予以規(guī)范。在必要的情況下，管理人員應(yīng)通過檔案文件加密、文件防寫、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等措施確保檔案的安全，一旦發(fā)現(xiàn)問題，也能追根溯源?？蒲袉挝婚_展檔案數(shù)字化建設(shè)，既滿足了科研單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需求，又有利于單位長遠(yuǎn)規(guī)劃的決策?？蒲袉挝恢挥锌朔щy，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地為科研事業(yè)科學(xué)發(fā)展服務(wù)。

（四）預(yù)留一個(gè)模塊——是否對外開放。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并不是所有的檔案都適合對外開放。那么就面臨一個(gè)問題，哪些可以開放。但是目前缺乏可供執(zhí)行的鑒定規(guī)則?！稒n案法》第19條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放”。對我單位而言，也缺乏可供操作的實(shí)施細(xì)則。所以目前檔案是否開放，雖然很重要，這是另外一個(gè)選題，我單位采取的措施就是預(yù)留一個(gè)版塊，看看形勢的發(fā)展再做下一步的打算。當(dāng)然，當(dāng)前政府提倡“信息公開”，可以考慮檔案開放是否可以借助信息公開工作。因?yàn)榫C合檔案室通常由綜合辦負(fù)責(zé)，既然主管部門一致，兩項(xiàng)工作是否可以同步組織更合適。筆者認(rèn)為，從實(shí)踐的角度出發(fā)，校長（學(xué)校）辦公室可以參考《辦法》的信息公開范圍，將與之相對應(yīng)的檔案（文件）正本內(nèi)容公開，供查檔利用。將數(shù)字檔案室建設(shè)納入學(xué)校信息化整體建設(shè)中。綜合檔案室的自身能力有限，檔案工作人員必須提升思維層次，善于借勢，充分利用校長（學(xué)校）辦公室主管的優(yōu)勢，主動(dòng)協(xié)調(diào)，將數(shù)字檔案室的建設(shè)納入學(xué)校的整體信息化建設(shè)工作中，利用學(xué)校信息化部門的力量，做好數(shù)字檔案室建設(shè)工作。

（五）留住和培養(yǎng)數(shù)字化的檔案人才。開展數(shù)字檔案室建設(shè)，優(yōu)秀的檔案人才隊(duì)伍是關(guān)鍵。受制于體制編制、發(fā)展瓶頸等多方面因素，優(yōu)秀的檔案人才不愿意進(jìn)入綜合檔案室工作。必須探索出一套行之有效的激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)和使用好檔案工作人員。要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視檔案工作，要給予檔案工作人員榮譽(yù)，讓檔案工作人員感受到自身工作的價(jià)值。