絲綢檔案整理辦法的探索與實踐

文/江蘇蘇州市工商檔案管理中心 周玲鳳

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，如何做到最大限度地發(fā)揮檔案作用整理好檔案是關(guān)鍵。蘇州中國絲綢檔案館（簡稱“中絲館”）的籌建不僅符合了新形勢下檔案專業(yè)化管理的發(fā)展趨勢，更發(fā)揮了絲綢檔案及其文化的獨特優(yōu)勢?！爸薪z館”自2013年開始，絲綢檔案征集工作面向全國，征集的絲綢檔案數(shù)量日益增加，絲綢檔案得到了很好的保護、利用、研究和教育宣傳。如何合理化管理，規(guī)范整理多樣化的絲綢檔案，成為目前絲綢檔案整理的重中之重。結(jié)合近幾年工作實踐，筆者就絲綢檔案的規(guī)范整理進行了一些針對性的探索和研究。

一、絲綢檔案的來源及內(nèi)涵

絲綢檔案是絲綢歷史發(fā)展過程中，直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的真實歷史紀錄。中國是絲綢的發(fā)源地，也是世界絲綢生產(chǎn)的主要產(chǎn)區(qū)，早在5000多年前，勤勞智慧的中國人民就已經(jīng)采桑、養(yǎng)蠶、繅絲和織綢了。幾千年來，從事絲綢業(yè)的勞動人民、專家學者留下了大量反映各個歷史時期絲綢文化的傳承與發(fā)展、具有較大歷史價值和典型代表性的絲綢檔案史料及實物。尤其是新中國成立后，全國的絲綢企業(yè)發(fā)展蒸蒸日上，留下大量的企業(yè)檔案，包括企業(yè)文書檔案（生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等檔案）、科技檔案（產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案等）、會計檔案、實物檔案以及與絲綢有關(guān)的史料、遺跡、名人、書籍、手稿、照片、錄音、錄像檔案等。這些前人留下的文獻資料是與絲綢有關(guān)的歷史發(fā)展的真實記錄。

二、中絲館職能及館藏現(xiàn)狀

建設(shè)中的中國絲綢檔案館是國內(nèi)首家和唯一一家專門的絲綢檔案館，肩負著對絲綢檔案進行收集、接收、整理、保管并提供利用和進行研究的重要職責。目前館藏主要有兩部分，一部分是20世紀末國有（集體）產(chǎn)權(quán)制度改革，蘇州市工商檔案管理中心接收保管東吳絲織廠、振亞絲織廠、光明絲織廠、新蘇絲織廠及蘇州其他大大小小的絲綢廠的各類檔案共計200多萬卷，這些絲綢檔案是近百年來蘇州絲綢企業(yè)在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)管理、營銷貿(mào)易、對外交流中直接形成的。另外一部分是自2013年7月中絲館籌建以來，向全國各省市征集的反映各地區(qū)各時期有代表性的、有特色的絲綢史料和實物以及各類絲綢非遺傳承人的代表作品和個人資料，目前總共有2萬余件。

三、制定絲綢檔案整理辦法的必要性、意義

檔案整理是檔案管理工作中的關(guān)鍵一環(huán)，在社會經(jīng)濟與科技快速發(fā)展的今天，如何跟上時代的腳步，是需要認真思考的問題。中絲館現(xiàn)有館藏檔案資源，主要是由蘇州市工商檔案管理中心所接收的原蘇州市屬國有（集體）絲綢企業(yè)移交的企業(yè)檔案和近幾年在國內(nèi)各地征集的絲綢檔案所組成。其分類和全宗的設(shè)置，是蘇州市工商檔案管理中心，依據(jù)特定時期管理企業(yè)檔案的需要而設(shè)置的。隨著館藏檔案資源建設(shè)的加快推進，絲綢檔案類別的逐步增加，原有整理辦法已經(jīng)難以滿足絲綢檔案管理的需要，矛盾日益突出，因此摸索一套專門的絲綢檔案整理辦法來適應(yīng)專門絲綢檔案館檔案的管理刻不容緩。

四、館藏絲綢檔案的特點及整理辦法

中國絲綢檔案館作為絲綢專門檔案館，目前擁有相對較豐富、品種齊全的絲綢檔案，傳統(tǒng)的整理方法遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代高節(jié)奏的查閱、使用等許多領(lǐng)域，合理科學地整理這些絲綢檔案是我們目前的首要任務(wù)。

（一）紙質(zhì)史料。中國絲綢檔案館作為專門的檔案館，在征集檔案時通常以史料為主，也就是圍繞絲綢歷史發(fā)展的脈落，針對相關(guān)的反映絲綢歷史、文化、產(chǎn)業(yè)等多方面的記載進行收集。紙質(zhì)史料主要包括三部分：一是文書檔案，即由機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等，這里主要是指與絲綢相關(guān)的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位。二是各類絲綢書籍、絲綢名人手稿、宣傳資料等等。三是絲綢名人的題詞、書畫和畫冊等等。紙質(zhì)檔案最大的特點是數(shù)量多內(nèi)容豐富，涉及面廣，而且形式多樣化，尤其是絲綢名人的題詞及書畫類，為查找時可以精確到每件，乃至到每一張、每一頁。因此在整理這類檔案須按以下三點來進行：1.整理此類檔案目前以“件”為單位來進行。2.整理的步驟大致可分為：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。3.文書案件的每頁都需要蓋上頁碼章。具體參照蘇州市《歸檔文件整理規(guī)則》。

（二）絲綢實物。中國有著幾千年的絲綢歷史，前人留下了大量珍貴的絲織實物。其中包括絲綢各個種類的絲織物，主要是綾、羅、綢、緞等生活用品、裝飾品、繡品等。根據(jù)目前征集實物的情況，這類實物整理時亦可分成小類，主要有：絲綢樣本、殘片；絲織品等。1.絲綢樣本、殘片等。（1）有名稱：直接命名，拍照留底，對物品進行適當清潔處理。例如熨燙，稍作整理填寫相應(yīng)的全宗號，貼標簽（方法同上）。對于年代較近的絲織物，若產(chǎn)品仍留有紙質(zhì)標簽的，在紙質(zhì)標簽上粘貼標簽（全宗號、目錄號、案卷號）；若絲織物年代久遠，破損嚴重將其把物品平鋪放入自封袋中，在自封袋內(nèi)左下角貼上標簽（全宗號、目錄號、案卷號）。盡量做到所有的織物裝入檔案盒，盒上的全宗號同盒內(nèi)織物保持一致，輸入目錄。（2）沒有名稱：對于沒有命名的絲織物，需由專家鑒定后命名，之后參照有名稱絲綢物品整理辦法。2.絲織成品。（1）對于已有包裝盒的絲織物品，先進行大小分類，做到基本整齊，再在包裝盒外貼上標簽（全宗號、目錄號、案卷號），包裝盒內(nèi)的絲織物品同樣貼上標簽（全宗號、目錄號、案卷號），最后輸入目錄。（2）對于裝裱物品，在物品背面左下角貼標簽（全宗號、目錄號、案卷號），鑒于裝裱物品，大都為易損、易碎物品，在物品表面包裹塑料泡沫紙，以防破碎，包裹好后，用白紙寫好標簽（全宗號、目錄號、案卷號）張貼在外，有利于區(qū)分、查找，最后輸入目錄。（3）對于未裝裱也無包裝盒的絲織物品就進行常規(guī)的清理、熨燙、貼上標簽（全宗號、目錄號、案卷號），裝盒，最后輸入目錄。

（三）生產(chǎn)絲綢的器具。絲綢是一種紡織品，用蠶絲通過媒介進行編織、織造出來的織物，通常生產(chǎn)絲綢的這些工具形式多樣，大小不一，作用各異。如漳緞機、宋錦機，都是超大型的實物，征集回館后基本是不常搬動的，在整理的時候可以和小的實物器具如：梭子、籰頭、紡車等等分開進行整理，入庫后直接在織機上帖上相應(yīng)的標簽即可。1.在不損壞器具的同時，盡可能清理干凈該物品。2.在不破壞檔案的情況下，將標簽（全宗號、目錄號、案號）貼在物品背面。若實物檔案太小不可粘貼全宗號的，把物品放在自封袋中，全宗號貼在自封袋內(nèi)左下角。3.裝盒給號，貼標簽。4.輸入目錄（目錄輸入時應(yīng)當把該件物品信息詳細輸入）。

（四）大型物件（如：織機、地屏、大鏡框等）。大型物件按“件”整理，整理時將標簽（全宗號、目錄號、案卷號）貼于不影響展示的位置。易碎物品需要用塑料泡沫包裹，防止破損。

（五）重復件的整理。1.單個捐贈者捐贈多件相同物品（物品有兩個或兩個以上），所有物品給相同全宗目錄號，在目錄輸入時備注物品的數(shù)量，裝盒時盡量裝入同一個檔案盒，集中保管。2.多個捐贈者捐贈相同物品（兩個或兩個以上），分別給全宗目錄號。