新時期下崗失業(yè)人員檔案管理創(chuàng)新策略

文/保山市昌寧縣人力資源開發(fā)服務中心 段竹芳

近年來，隨著國內(nèi)國外經(jīng)濟形勢的逐漸低迷，中國的部分企業(yè)為了自身的發(fā)展不得不裁員，更有甚者，因為經(jīng)濟的不景氣而破產(chǎn)倒閉，這些問題的發(fā)生都導致了中國失業(yè)人員的增多，為了使失業(yè)人員再就業(yè)，需要相關部門做好檔案管理工作。下崗失業(yè)人員作為目前社會中的弱勢群體，需要相關政府工作人員給予這類群體更多的關注和重視，特別是對下崗失業(yè)人員檔案管理工作的重視，因為檔案關系著下崗失業(yè)人員的再就業(yè)和以后辦理其他事項。檔案主要記載這部分失業(yè)人員的個人信息、工作經(jīng)歷、思想品德、工作年限及表現(xiàn)等，這些信息恰好為以后失業(yè)人員再就業(yè)提供了參考。

一、下崗失業(yè)人員檔案管理工作存在的問題

（一）職工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重疊。企業(yè)改制后，原工人身份的下崗失業(yè)人員檔案已移交縣職業(yè)介紹服務中心托管，實行社會化管理。但原干部身份的下崗失業(yè)人員檔案仍滯留在縣人事局，這樣不利于下崗失業(yè)人員養(yǎng)老保險關系接續(xù)，給將來辦理退休手續(xù)，領取養(yǎng)老保險金等帶來不必要的麻煩。

（二）下崗失業(yè)人員檔案管理混亂，查找困難。企業(yè)改制時，由于移交下崗失業(yè)人員檔案需要一筆費用，有些企業(yè)或企業(yè)主管部門不愿意為職工出這筆費用，下崗失業(yè)人員檔案至今仍滯留在改制重組后的企業(yè)或原企業(yè)主管部門中或暫歸留守處管理，造成管理混亂、查找困難，給下崗失業(yè)人員辦理最低生活保障、落實有關優(yōu)惠政策、到齡辦理退休等帶來極大的不便，嚴重損害了下崗失業(yè)人員的切身利益。如縣國營水泥廠、國營化肥廠改制后下崗失業(yè)人員檔案仍滯留在留守人員個人手里或重組后的企業(yè)公司，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)供銷社改制后下崗失業(yè)人員檔案仍滯留在單位，至今沒有向縣職業(yè)介紹服務中心辦理移交手續(xù)。

（三）檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。具體表現(xiàn)有：第一，檔案材料不全。如缺招工錄用、轉(zhuǎn)正定級手續(xù)，歷次調(diào)資手續(xù)不全，勞動合同不連續(xù)，解除勞動合同協(xié)議書沒有裝入個人檔案。有的復轉(zhuǎn)軍人只有安置手續(xù)，入伍、退伍檔案仍滯留在武裝部或民政局，沒有并入職工個人檔案，對工齡的連續(xù)計算造成很大困難，在企業(yè)改制按工齡發(fā)放經(jīng)濟補償金時出現(xiàn)了很多上訪的現(xiàn)象。第二，對同一事項前后記錄不統(tǒng)一。如職工名字、出生時間、檔案年齡與身份證不一致、參加工作時間、工種記錄不清、從事特殊工種時間等，導致下崗失業(yè)人員不能按規(guī)定辦理退休，直接侵害了職工的合法權益。

二、下崗失業(yè)人員檔案管理工作的幾點建議

（一）明確改制企業(yè)下崗失業(yè)人員檔案管理的機構(gòu)及其職責，保證下崗失業(yè)人員檔案管理的連續(xù)性，從根本上解決下崗失業(yè)人員、靈活就業(yè)人員以及退休人員的檔案歸屬問題。企業(yè)的下崗失業(yè)人員，檔案全部移交勞動部門的職業(yè)介紹服務機構(gòu)，實行勞動事務代理，重新被用人單位招用的，由職業(yè)介紹服務機構(gòu)將本人檔案移交用人單位；改制企業(yè)已辦理手續(xù)的退休人員，其檔案在企業(yè)改制時一并移交縣勞動保險事務所進行統(tǒng)一代管。”縣職業(yè)介紹服務中心為托管檔案的下崗失業(yè)人員辦理養(yǎng)老保險接續(xù)、醫(yī)療保險參統(tǒng)、最低生活保障申報以及到齡職工退休等手續(xù)，解除他們的后顧之憂；縣養(yǎng)老保險所依據(jù)職工檔案為已退休的下崗失業(yè)人員辦理養(yǎng)老金調(diào)整以及年檢認證等手續(xù)，為維護下崗失業(yè)人員的切身利益起到了積極的作用。

（二）實行集中管理，提供專門場所，確定專人負責，配備專柜保存，避免改檔、失檔等違反檔案管理規(guī)定的行為，確保下崗失業(yè)人員檔案的完整、真實和安全?？h職業(yè)介紹服務中心確定檔案管理專業(yè)人員，建立檔案室，配備檔案密集柜、電腦，將下崗失業(yè)人員檔案信息錄入微機，進行現(xiàn)代化管理。在咨詢、審檔、存檔、調(diào)檔和審工齡、辦理退休等一系列工作中都有嚴格的制度，規(guī)范管理。截止2010年10月底，縣職業(yè)介紹服務中心共接收37戶改制企業(yè)3125名下崗失業(yè)人員的檔案，為495名到齡下崗失業(yè)人員辦理了退休手續(xù)，受到了下崗失業(yè)人員的一致好評。

（三）檔案材料不全問題的處理辦法。企業(yè)職工檔案丟失或短缺，在企業(yè)改制移交檔案時，企業(yè)應充分利用各綜合檔案館館藏檔案，為丟失檔案人員提供依據(jù)，及時補辦檔案材料。特別是涉及職工特殊工種、工齡認定的，直接影響到職工退休時間和養(yǎng)老金的領取標準，企業(yè)更應高度重視，積極為職工尋找依據(jù)，在移交檔案前補全有關手續(xù)。檔案丟失暫時無法補辦的應由勞動和社會保障部門進行勞動關系確認。下崗失業(yè)人員可以通過勞動關系確認書辦理社會保險等相關事宜。

三、下崗失業(yè)人員檔案管理工作應采取的對策

（一）進一步提高認識，增強責任感，面對改制、破產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)狀。一是各級領導要進一步加強對下崗職工檔案處置工作重要性的認識，將檔案的清理處置工作列入議事日程。嚴格執(zhí)行《勞動法》和《檔案法》健全檔案管理制度，保證職工檔案的完整性、真實性。二是要組織勞動人事部門工作人員做好下崗失業(yè)檔案的收集工作。引起相關部門對檔案收集、管理的重視和利用。三是及時和縣（區(qū)）就業(yè)服務部門聯(lián)系，做好下崗失業(yè)職工檔案移交工作。使下崗失業(yè)人員的檔案及時轉(zhuǎn)到就業(yè)部門保管，以便于對檔案的利用，以及享受國家的各項優(yōu)惠政策。

（二）進一步完善失業(yè)人員檔案管理體制。認真貫徹“依法治檔，科技興檔，強化服務，發(fā)揮效益”的工作方針，使下崗失業(yè)人員檔案管理工作走上規(guī)范化、標準化、科學化、法制化軌道，需對現(xiàn)行下崗失業(yè)人員檔案管理進行改革和完善，做到方便、快捷、準確地為下崗失業(yè)人員服務。

（三）加強基礎失業(yè)人員檔案的設施建設。加快下崗失業(yè)人員檔案工作基礎設施建設步伐，改善檔案保管環(huán)境，是檔案管護的客觀要求，是保護下崗失業(yè)人員檔案的重要舉措。縣（區(qū)）就業(yè)服務部門應設置必要的符合要求的檔案專用庫房，檔案閱覽室，購置必要的檔案箱柜、滅火器、溫濕顯示儀和檔案管理所需用具等。有條件的還應購置去濕機、加濕器、掃描儀等現(xiàn)代管理設備，為有效保管保護好下崗失業(yè)人員檔案創(chuàng)造條件。

（四）強化失業(yè)人員檔案管理監(jiān)督和指導。檔案行政管理部門和就業(yè)服務部門應加強對縣（區(qū)）下崗失業(yè)人員檔案工作的指導，協(xié)助縣（區(qū)）就業(yè)部門有計劃、有步驟地對下崗失業(yè)人員檔案工作進行業(yè)務指導，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

（五）進一步規(guī)范失業(yè)人員檔案業(yè)務建設。一是加強檔案法制宣傳教育。通過對《勞動法》和《檔案法》等法律法規(guī)的宣傳學習，使檔案工作人員明確下崗失業(yè)人員檔案管理工作職責，掌握有關檔案工作的法律法規(guī)，學會依法治檔。二是加強檔案業(yè)務培訓。上級主管部門要經(jīng)常組織相關工作人員開展勞動力培訓，逐步提高其工作技能，達到學以致用，學了會干的目的。三是加強計算機網(wǎng)絡技術的學習，掌握現(xiàn)代檔案管理手段。

（六）充分發(fā)揮失業(yè)人員檔案信息作用?？h（區(qū)）下崗失業(yè)人員檔案管理工作人員，要做到對庫房檔案信息了如指掌、如數(shù)家珍，除準確、快速提供利用檔案信息外，還應根據(jù)下崗失業(yè)人員在勞動就業(yè)，政府扶持，退休申辦的需要，主動熱情服務，充分發(fā)揮失業(yè)人員檔案信息的憑證作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，為維護改革發(fā)展穩(wěn)定大局，實現(xiàn)國家長治久安，心系下崗失業(yè)人員冷暖，情系服務就業(yè)大事，在配合城市社區(qū)建設，全面抓好社區(qū)檔案管理工作的基礎上，應緊密結(jié)合社區(qū)下崗失業(yè)人員再就業(yè)服務管理工作，社區(qū)下崗失業(yè)人員再就業(yè)檔案管理工作，以此提升對新時期下崗失業(yè)人員檔案管理工作的職能。