能源企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題研究

文/中鋁寧夏能源集團(tuán)有限公司 徐冬梅

檔案管理作為一種全新的技術(shù)管理內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升和發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，特別是對(duì)于能源企業(yè)而言，高效的檔案管理工作可以有效提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，一方面促進(jìn)自身的發(fā)展，另一方面也可以有效緩解我國(guó)的能源危機(jī)，為提高國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、能源企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題研究

（一）缺乏先進(jìn)的檔案管理理念。管理理念的創(chuàng)新對(duì)于能源企業(yè)檔案管理而言十分關(guān)鍵，但是目前很多企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，使得檔案管理水平較低，具體體現(xiàn)如下：第一，思想認(rèn)知不到位。一些能源企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的資料保存，沒(méi)有清晰了解其重要性和復(fù)雜性，所以導(dǎo)致檔案管理工作難以高效開展，阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。第二，缺乏主觀能動(dòng)性。很多能源企業(yè)將重點(diǎn)放在了經(jīng)營(yíng)管理方面，對(duì)于檔案管理缺乏主觀能動(dòng)性，只是簡(jiǎn)單地走個(gè)流程，應(yīng)付上級(jí)檢查，沒(méi)有認(rèn)清其歷史責(zé)任，使得無(wú)法發(fā)揮有效價(jià)值。

（二）檔案管理力量薄弱。首先，能源企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，很多檔案管理人員是從其它部門調(diào)動(dòng)過(guò)去的，不具備相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)和技能，使檔案管理工作開展缺乏科學(xué)性和有效性。另外，檔案管理質(zhì)量水平較低，一些檔案管理人員僅僅懂得簡(jiǎn)單的立卷歸檔知識(shí)，而對(duì)于檔案的目錄號(hào)、類別號(hào)和案卷號(hào)等知識(shí)極度匱乏，使得實(shí)際的管理工作十分混亂，最終給能源企業(yè)的發(fā)展造成一定程度的影響。

（三）管理與服務(wù)相脫節(jié)。現(xiàn)階段，我國(guó)能源企業(yè)檔案管理工作中存在管理與服務(wù)相脫節(jié)的問(wèn)題，具體體現(xiàn)如下：第一，檔案管理工作注重開發(fā)和利用，同時(shí)需要豐富的檔案資源信息，這樣可以為后續(xù)的發(fā)展提供有效指導(dǎo)。但是很多企業(yè)只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行文書檔案和科技檔案的收集管理，而忽略了對(duì)于一些聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等的收集和管理，使得檔案資源不滿足多樣化的現(xiàn)實(shí)需求，影響到了能源企業(yè)檔案資源的完整性。第二，對(duì)于能源企業(yè)而言，檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，是企業(yè)秘密，一旦檔案材料出現(xiàn)丟失和損壞，對(duì)企業(yè)自身而言是巨大的損失。在實(shí)際的檔案管理中，由于檔案收集和保存不到位，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，同時(shí)檔案斷代現(xiàn)象也十分常見(jiàn)，嚴(yán)重阻礙了能源企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。第三，利用程度較低。很多能源企業(yè)盲目注重檔案的保存，沒(méi)有意識(shí)到開發(fā)利用才是核心和重點(diǎn)所在，所以使得檔案管理工作不能為企業(yè)發(fā)展提供有效服務(wù)，同時(shí)導(dǎo)致大量的檔案資源被閑置。

二、能源企業(yè)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策探究

（一）加強(qiáng)體制創(chuàng)新和優(yōu)化。首先，注重結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新。能源企業(yè)發(fā)展深受檔案管理工作的影響，而檔案管理體制的創(chuàng)新前提要注重機(jī)構(gòu)和方法的優(yōu)化，具體是將傳統(tǒng)功能單一的檔案管理儲(chǔ)藏室，改造成為企業(yè)檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案收集、資源查詢和情報(bào)信息儲(chǔ)備于一體，更好地為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，注重制度創(chuàng)新。能源企業(yè)檔案管理制度的創(chuàng)新需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)各項(xiàng)管理制度規(guī)范化進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)要求全員參與，落實(shí)責(zé)任，在提高檔案資源利用效率的同時(shí)，有效實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。另外，制度的創(chuàng)新還需要以調(diào)動(dòng)人員積極性為目的，讓檔案管理工作處于高效運(yùn)行狀態(tài)。

（二）加強(qiáng)管理創(chuàng)新和優(yōu)化。首先，能源企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)上水平、上檔次、上規(guī)模，要提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)水平，確保集中統(tǒng)一管理理念的形成。集中統(tǒng)一管理是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高企業(yè)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平，要定期舉辦檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行詳細(xì)講解，面對(duì)面地指導(dǎo)檔案人員做好裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目和裝盒等工作。其次，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)下信息化建設(shè)水平不斷提高，要求能源企業(yè)檔案管理工作需要由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案過(guò)渡到可以實(shí)現(xiàn)全文檢索的電子檔案，以提高檔案管理的自動(dòng)化水平。但是由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全性，所以在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，企業(yè)要建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防范系統(tǒng)，以確保檔案資源管理處于安全狀態(tài)。最后，能源企業(yè)檔案既是企業(yè)的寶貴財(cái)富，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。能源企業(yè)檔案管理工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，同時(shí)檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)和新方法，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與能源企業(yè)發(fā)展相同步。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，能源企業(yè)的檔案管理工作不同于其它企業(yè)的檔案管理工作，它不僅影響著能源企業(yè)自身的發(fā)展水平，同時(shí)也對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的提升有著重要的制約。當(dāng)下我國(guó)能源企業(yè)檔案管理水平相對(duì)較低，需要企業(yè)給予高度重視，不斷創(chuàng)新優(yōu)化管理體制和理念，一方面促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，另一方面也為緩解我國(guó)的能源危機(jī)奠定基礎(chǔ)。