企業(yè)檔案外包工作探析

文/西安熱工研究院有限公司 肖瀟；西安紫薇地產(chǎn)開發(fā)有限公司 陳金星

外包(Outsourcing)是指企業(yè)綜合利用外部的專業(yè)化資源，將企業(yè)內(nèi)部的某項(xiàng)職能或某項(xiàng)任務(wù)分包給其他企業(yè)或機(jī)構(gòu)來完成，從而達(dá)到降低成本、提高效率、最大限度地發(fā)揮本企業(yè)的核心優(yōu)勢(shì)，增加對(duì)外界環(huán)境應(yīng)變能力的一種管理模式。在社會(huì)分工日益細(xì)化的背景下，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，企業(yè)既有的檔案部門及專業(yè)人員已無法應(yīng)付日益龐雜的檔案管理工作，檔案外包應(yīng)運(yùn)而生。

一、檔案外包概述

企業(yè)檔案外包是指企業(yè)將其在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案內(nèi)容實(shí)體及其從事檔案管理的相關(guān)活動(dòng)委托給特定的檔案管理中介，從而優(yōu)化運(yùn)營過程，降低企業(yè)檔案工作的成本，使企業(yè)檔案人員跳出繁雜、細(xì)碎的基礎(chǔ)工作而專注于更頂層的總體管控、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、質(zhì)量監(jiān)督，使企業(yè)集中優(yōu)勢(shì)資源專注于主營業(yè)務(wù)的開展。

根據(jù)檔案介質(zhì)類型劃分，企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)包括：紙質(zhì)文件管理服務(wù)（文件保管、文件掃描、文件銷毀、編目整理等），電子文檔管理服務(wù)（特藏庫保管、備份周轉(zhuǎn)服務(wù)、災(zāi)難預(yù)防及恢復(fù)服務(wù)、電子文檔銷毀等）。

根據(jù)業(yè)務(wù)類型劃分，企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)包括：檔案存儲(chǔ)、檔案咨詢、檔案數(shù)字化（掃描）、檔案信息化平臺(tái)建設(shè)、檔案查詢、檔案運(yùn)送、檔案培訓(xùn)、檔案裝具支持等服務(wù)。

此外，部分檔案外包機(jī)構(gòu)還提供大事記編研，WEB應(yīng)用解決方案，容災(zāi)備份服務(wù)、文物鑒定、文物拍賣等業(yè)務(wù)。

二、檔案外包的業(yè)務(wù)流程

企業(yè)作為市場(chǎng)活動(dòng)的主體，其文檔工作貫穿于各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)始終，檔案外包工作不可避免的需要企業(yè)內(nèi)部各職能部門相互配合，在檔案主管部門的牽頭下與檔案外包機(jī)構(gòu)協(xié)商，簽訂檔案服務(wù)外包合同，約定雙方權(quán)利與義務(wù)，為后續(xù)外包工作的順利開展提供保障。具體來說，企業(yè)檔案外包主要包括以下幾方面：

（一）需求確定。以檔案外包的對(duì)象劃分，企業(yè)檔案外包工作分為存量外包和增量外包。存量外包是指企業(yè)將現(xiàn)有的所有檔案業(yè)務(wù)外包給檔案中介機(jī)構(gòu)，由于所涉及的文檔資料已經(jīng)由企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)整理歸檔，存量外包一般只涉及對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化及系統(tǒng)著錄等業(yè)務(wù)；增量外包則以年度、季度或月度為階段，對(duì)該階段產(chǎn)生的文檔資料搜集、整理、著錄、歸檔等全過程進(jìn)行打包招標(biāo)并委托給第三方檔案中介機(jī)構(gòu)。企業(yè)進(jìn)行檔案外包前，應(yīng)根據(jù)外包的具體對(duì)象類型確定外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容，分析檔案外包的必要性與可行性，確定檔案外包的范圍與方式，制定檔案服務(wù)外包工作規(guī)劃。特別需要注意的是，企業(yè)在進(jìn)行檔案外包之前，應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、制度標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)商業(yè)保密需求，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定和密級(jí)鑒定，明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。

（二）招標(biāo)。企業(yè)在明確檔案外包需求并制定外包工作規(guī)劃的基礎(chǔ)上，應(yīng)根據(jù)國家及上級(jí)部門關(guān)于服務(wù)采購管理的規(guī)定，制定并執(zhí)行具體的檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)篩選方案，通過單一來源采購、邀標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、公開招標(biāo)等方式選擇合適的承包方。根據(jù)所涉及檔案的重要程度、密級(jí)對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)，對(duì)于不同級(jí)別的檔案可選擇具備不同資質(zhì)、服務(wù)能力的外包服務(wù)機(jī)構(gòu)。

（三）簽訂合同。確定外包機(jī)構(gòu)后，企業(yè)應(yīng)與之簽訂書面合同，建立正式的委托與被委托的法律關(guān)系。合同須約定檔案外包服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的權(quán)利與義務(wù)、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)與付費(fèi)方式、交付物及交付標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款等內(nèi)容。

（四）過程管控。企業(yè)應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行的全過程進(jìn)行管控，主要包括對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、保密管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等進(jìn)行有效監(jiān)控，對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期或不定期抽查。在監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)督促外包服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行改正。必要時(shí)，可在充分評(píng)估影響、制定善后方案的前提下，主動(dòng)終止服務(wù)協(xié)議并采取法律手段應(yīng)對(duì)其違約行為，降低檔案外包工作的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）評(píng)價(jià)反饋。企業(yè)應(yīng)在過程管控的基礎(chǔ)上對(duì)檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為外包服務(wù)機(jī)構(gòu)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量及后續(xù)服務(wù)項(xiàng)目準(zhǔn)入的重要參考依據(jù)。為節(jié)省招標(biāo)成本，與檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)建立持續(xù)健康的合作關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)檔案外包工作穩(wěn)步開展，企業(yè)對(duì)于增量外包型檔案業(yè)務(wù)，可在招標(biāo)過程中，重點(diǎn)挑選現(xiàn)有合作機(jī)構(gòu)中表現(xiàn)優(yōu)秀的外包機(jī)構(gòu)簽訂長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作協(xié)議。

三、檔案外包關(guān)鍵問題及應(yīng)對(duì)措施

企業(yè)在進(jìn)行檔案外包服務(wù)委托時(shí)，應(yīng)在全過程管控的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)針對(duì)外包服務(wù)過程中相關(guān)的服務(wù)質(zhì)量、安全風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問題采取必要的預(yù)防和糾正措施，確保檔案外包工作順利開展，維護(hù)企業(yè)合法利益。

（一）質(zhì)量問題。檔案作為有價(jià)值的原始記錄，應(yīng)著力確保其真實(shí)性、完整性、原始性。在檔案外包過程中，由于企業(yè)自身的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范存在出入，且由于外包服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)技能參差不齊，外包檔案的質(zhì)量不可避免會(huì)受到影響。這就需要企業(yè)檔案部門在進(jìn)行外包委托時(shí)，明確企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必要時(shí)對(duì)外包工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)；同時(shí)，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格實(shí)施全過程管控，對(duì)外包工作成果進(jìn)行監(jiān)督和抽查，及時(shí)糾正外包過程中存在的質(zhì)量問題；此外，在簽訂合同時(shí)，企業(yè)應(yīng)明確檔案外包工作的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，在最終交付驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格按照合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收審核，確保檔案工作的一致性、規(guī)范性。

（二）安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案作為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，必然承載了企業(yè)的商業(yè)機(jī)密（國有企業(yè)，尤其是涉密企業(yè)由于承擔(dān)國家及地方使命，更是涉及國家機(jī)密），涉及企業(yè)甚至國家的安全。企業(yè)在進(jìn)行檔案外包委托前，首先應(yīng)對(duì)待外包文檔對(duì)象進(jìn)行嚴(yán)格審查，剝離涉及企業(yè)及國家核心機(jī)密的文檔，對(duì)一般性涉密文檔進(jìn)行標(biāo)注，后續(xù)監(jiān)督中予以重點(diǎn)關(guān)注；其次，對(duì)相關(guān)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)開展盡職調(diào)查，重點(diǎn)審核其主體資質(zhì)、專業(yè)能力、經(jīng)營聲譽(yù)、既往業(yè)績(jī)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力等方面，及時(shí)排除不合規(guī)機(jī)構(gòu)；最后，在合同條款中嚴(yán)格規(guī)定保密條款，并與外包機(jī)構(gòu)工作人員簽訂保密協(xié)議，確保企業(yè)檔案安全。

（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案外包工作相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要包括：1.檔案本身所包含的知識(shí)產(chǎn)權(quán)；2.對(duì)檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引、掃描、匯編、研究、出版等產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)；3.檔案外包過程中形成的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、文檔管理軟件等知識(shí)產(chǎn)權(quán)。對(duì)于1、2類知識(shí)產(chǎn)權(quán)，企業(yè)檔案部門應(yīng)極力確保其為自身的固有權(quán)益，并在合同條款中予以明確，檔案外包機(jī)構(gòu)在工作中應(yīng)嚴(yán)格保護(hù)，不得擅自據(jù)為己有或進(jìn)行非法轉(zhuǎn)讓；對(duì)于第3類知識(shí)產(chǎn)權(quán)，企業(yè)須根據(jù)具體情況，主動(dòng)引導(dǎo)頂層工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定，積極參與檔案管理軟件等信息化平臺(tái)的需求分析及頂層設(shè)計(jì)，爭(zhēng)取掌握檔案工作的核心知識(shí)和技能，并在與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)協(xié)商的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)化為企業(yè)自身的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，確保企業(yè)在檔案外包工作中的主導(dǎo)權(quán)。

服務(wù)外包作為企業(yè)檔案工作一種新的潮流和趨勢(shì)，因其在節(jié)約成本、提升效率方面的優(yōu)勢(shì)，受到越來越多的企業(yè)及檔案管理機(jī)構(gòu)的關(guān)注。同時(shí)，由于相關(guān)政策法規(guī)不完善、外包服務(wù)行業(yè)規(guī)范缺失以及企業(yè)自身原因，當(dāng)前的檔案服務(wù)外包在服務(wù)質(zhì)量控制、安全風(fēng)險(xiǎn)防控及知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬方面有待進(jìn)一步完善。企業(yè)在進(jìn)行檔案外包委托時(shí)，應(yīng)從企業(yè)自身利益出發(fā)，明確檔案外包的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，通過合同規(guī)范檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)企業(yè)的合法利益。