淺議綜合檔案室在供電企業(yè)發(fā)展中的重要意義

文/國網(wǎng)青海省電力公司西寧供電公司 趙麗娜

檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。做好檔案管理工作是企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范地管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。綜合檔案室是企業(yè)統(tǒng)一保管和管理本單位各門類檔案的獨立實體，將企業(yè)里的文書、會計、科技及其它門類、載體的檔案集中起來統(tǒng)一保管和管理，并為企業(yè)提供利用服務(wù)。

一、行政管理方面

企業(yè)綜合檔案室的設(shè)立有利于對檔案工作的組織領(lǐng)導。檔案工作是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)將檔案工作列入議事日程，經(jīng)常督促、檢查，解決工作中存在的實際問題。供電企業(yè)綜合檔案室的正式設(shè)立，實現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，有利于對企業(yè)檔案工作實行統(tǒng)一指揮和管理決策；有利于單位領(lǐng)導更加準確地掌握和處理檔案信息，有利于對全局工作的控制和協(xié)調(diào)；有利于及時貫徹落實黨和國家及上級單位關(guān)于檔案工作的各項方針政策。

二、檔案管理方面

（一）有利于檔案管理的規(guī)范化和標準化。一些企業(yè)檔案分散管理，由于沒有統(tǒng)一的組織機構(gòu)，沒有相應(yīng)的管理制度，使檔案工作無章可循。企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理后，建立了綜合檔案室，從組織機構(gòu)上有了保證。檔案人員制定檔案的收集、整理、借閱等制度、標準，有利于檔案工作的制度化、規(guī)范化和標準化建設(shè)。

（二）有利于檔案的收集、整理和保管。在一些檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理的企業(yè)，各部門形成的檔案由若干個兼職的檔案人員分頭管理，檔案的收集、整理和保管沒有保障。有的單位文件資料散失嚴重，形成的材料不少，保存下來的卻是寥寥無幾。企業(yè)建立綜合檔案室，配備專職檔案員，有利于企業(yè)形成的檔案能夠及時收集、整理、歸檔。可以集中財力、物力保障檔案庫房的設(shè)施設(shè)備，更有利于檔案的長期保管、有效利用。

三、檔案信息開發(fā)利用方面

檔案工作的最終目的是為了利用。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理檔案，有利于檔案信息的開發(fā)利用。

（一）決策參考方面。企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）項目管理方面。檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的記錄，具有憑證和參考作用。供電企業(yè)電網(wǎng)建設(shè)項目較多，項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生諸多資料，項目的驗收投運等工作都建立在項目檔案收集、整理的基礎(chǔ)上，檔案整理與項目管理工作同步開展、相互促進。

（三）企業(yè)文化方面。檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價值觀，文化氛圍等。

（四）法律方面。檔案是當時、當?shù)睾彤斒氯嗽跇I(yè)務(wù)活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據(jù)。能夠保護企業(yè)、員工、業(yè)主合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。

（五）培訓方面。檔案是重要的教育資源，其原始記錄性對教育工作具有強大的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高培訓的效率和效果。

四、檔案人才隊伍建設(shè)方面

檔案工作是一項專門業(yè)務(wù)，也是一門技術(shù)工作，檔案人員不是一朝一夕就能掌握和勝任的。檔案人員要有較高的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能不斷提高整個單位檔案工作水平。在分散管理的形式下，檔案人員多為兼職造成了精力分散，經(jīng)常是兼而不管，而且不穩(wěn)定，檔案管理工作難有建樹。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，檔案數(shù)量和工作量逐步增加，專職檔案人員的設(shè)立，改變了檔案人員兼職過多，無時間顧及檔案工作的被動局面。檔案人員可以有充分的時間進行檔案整理和管理工作，有精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，保持人員相對穩(wěn)定，實現(xiàn)檔案人員的專業(yè)化建設(shè)。

從以上分析可以看出，企業(yè)綜合檔案室的設(shè)立，實現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，既滿足了企業(yè)現(xiàn)實發(fā)展的需求，又有利于企業(yè)長遠規(guī)劃的決策，利在當代，功在千秋。