略論民政檔案的管理現(xiàn)狀

文/山東鄒城市民政局 李養(yǎng)崢

民政檔案資料記錄了民政工作發(fā)生發(fā)展的歷史過程以及取得的重要成就，是開展民政業(yè)務(wù)工作和進(jìn)行民政史研究必不可少的重要資料。民政檔案資料管理工作是民政工作的重要組成部分，包括制定民政檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施，檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督民政系統(tǒng)的檔案資料工作，收集、保管、編研民政檔案資料并提供利用，向國家綜合性檔案館移交檔案等。鑒于民政檔案資料的重要性，如何更好地加強(qiáng)對(duì)民政檔案的管理與利用，逐漸被提上日程。

一、民政檔案的形成特點(diǎn)

（一）形成內(nèi)容的專指性和豐富性。由于民政部門涵蓋多個(gè)專業(yè)業(yè)務(wù)，每種專業(yè)檔案反映著特定的專業(yè)活動(dòng)，因此，從內(nèi)容上看每種專業(yè)檔案都具有專指性。如婚姻登記檔案反映人們婚姻登記情況，收養(yǎng)檔案反映兒童的收養(yǎng)情況，將各種專業(yè)檔案綜合起來考量，就構(gòu)成了民政專業(yè)檔案內(nèi)容的豐富性。

（二）形成過程的直接性和檔案管理的動(dòng)態(tài)性。每種專業(yè)檔案都是在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中直接形成的，是該項(xiàng)專業(yè)活動(dòng)形成的副產(chǎn)品。如婚姻登記、社會(huì)組織登記等工作形成的文件材料絕大多數(shù)是格式文件、彈性表格等。業(yè)務(wù)工作的連續(xù)性和動(dòng)態(tài)性決定了業(yè)務(wù)文件材料和業(yè)務(wù)檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。如城鄉(xiāng)低保審批管理工作、傷殘撫恤人員審批管理等。

（三）形式的多樣性和同定性。民政的各個(gè)專業(yè)既有紙質(zhì)檔案，又有特殊載體檔案。既有文字、圖表、音像為記錄手段的檔案，又有電子檔案。各個(gè)專業(yè)有特定種類的文件材料，數(shù)量繁多，規(guī)格不同。另外，專業(yè)檔案的形式是固定的，不僅載體固定，如紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案，而且又根據(jù)各自形成領(lǐng)域，有固定的文件名稱和結(jié)構(gòu)形式。

二、民政檔案管理現(xiàn)狀

鑒于以上所述民政工作的特點(diǎn)，決定了民政部門形成的檔案不僅種類多、數(shù)量大，專業(yè)性強(qiáng)、管理復(fù)雜，而且有些檔案還需直接為社會(huì)提供利用，為廣大民政對(duì)象服務(wù)，這種情況在縣(區(qū))級(jí)民政部門表現(xiàn)得尤為突出。

長期以來，在各級(jí)地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)下，各地民政檔案工作有了很大發(fā)展。各級(jí)民政部門對(duì)檔案工作比較重視，在貫徹落實(shí)檔案管理法律、法規(guī)方面采取了一些措施。民政檔案部門一般都設(shè)有專職或兼職檔案管理員，配有綜合檔案室；對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案、財(cái)會(huì)檔案的管理比較規(guī)范，社團(tuán)登記、婚姻登記、收養(yǎng)登記、勘界、地名等專業(yè)、專門檔案材料，也按有關(guān)要求進(jìn)行了立卷歸檔；并且開展了檔案利用工作，為各項(xiàng)民政工作及廣大民政對(duì)象服務(wù)。長期以來，在各級(jí)地方檔案行政管理部門指導(dǎo)下，各地民政檔案工作取得了很大進(jìn)展，但是也還存在著一些問題：

（一）不少地方的民政部門沒有實(shí)行檔案綜合管理。民政廳(局)辦公室作為本機(jī)關(guān)主管檔案工作的職能部門，未能按照有關(guān)規(guī)定要求集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各部門形成的全部檔案，充分履行應(yīng)有的管理職責(zé)，致使機(jī)關(guān)部分專業(yè)、專門檔案的管理和直屬企事業(yè)單位的檔案工作處于放任自流的狀態(tài)。

（二）檔案管理規(guī)章制度不健全。一些地方民政部門只有文件材料的歸檔制度，沒有檔案保管、查(借)閱等方面的制度及檔案管理人員的崗位責(zé)任制；各地普遍缺少機(jī)關(guān)檔案綜合管理和專業(yè)、專門檔案管理的制度，目前，民政系統(tǒng)除1983年制定的《全國地名檔案管理暫行辦法》和1997年頒布實(shí)施的《勘界檔案管理暫行規(guī)定》外，多數(shù)專業(yè)、專門檔案基本上沒有全國統(tǒng)一規(guī)范的管理辦法和管理標(biāo)準(zhǔn)。

（三）對(duì)機(jī)關(guān)全部檔案缺少必要的總體分類。長期以來，一些地方民政部門對(duì)檔案沒有進(jìn)行總體分類；有的雖然作了分類，但又各不相同，五花八門，例如將安置對(duì)象檔案、優(yōu)撫和社會(huì)救濟(jì)對(duì)象管理檔案列入財(cái)會(huì)檔案、文書檔案或人事檔案等等，管理很不規(guī)范。

（四）檔案保管條件較差。相當(dāng)一部分地、縣級(jí)民政部門沒有檔案保管專用庫房或?qū)Ｓ迷O(shè)備，一部分檔案柜仍是陳舊的木質(zhì)文件柜，既不能防火、防鼠、防蟲，又不能隔潮，對(duì)于長期保存檔案十分不利。

三、今后民政檔案工作的幾點(diǎn)建議

今后一個(gè)時(shí)期的民政檔案工作要與形勢發(fā)展相適應(yīng)，從民政檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，全面貫徹落實(shí)有關(guān)法律法規(guī)，積極配合檔案行政管理部門，以實(shí)現(xiàn)檔案法制化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理為目標(biāo)，以實(shí)行檔案綜合管理為手段，進(jìn)一步提高民政檔案的管理水平。

（一）進(jìn)一步完善管理體制，明確管理職責(zé)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的各項(xiàng)原則，各級(jí)民政部門的檔案工作要繼續(xù)認(rèn)真接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，在一定范圍內(nèi)對(duì)民政系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行必要的監(jiān)督和指導(dǎo)；通過制定某些專業(yè)、專門檔案的管理辦法和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，推行檔案綜合管理；召開有關(guān)檔案工作會(huì)議，組織經(jīng)驗(yàn)交流，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，加強(qiáng)對(duì)各類民政專業(yè)、專門檔案的管理。

（二）大力開展機(jī)關(guān)檔案綜合管理。鑒于民政部門檔案的復(fù)雜性，各級(jí)民政檔案部門要認(rèn)真按照有關(guān)規(guī)定的要求，切實(shí)履行應(yīng)有的管理職責(zé)。通過檔案綜合管理的形式，將本機(jī)關(guān)的全部檔案尤其是各業(yè)務(wù)部門形成的專業(yè)、專門檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，決不能對(duì)其不管不問、放任自流。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)直屬企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（三）建立健全規(guī)章制度，加強(qiáng)民政檔案法制建設(shè)。增強(qiáng)檔案法治觀念，是加強(qiáng)民政檔案法制建設(shè)和民政事業(yè)發(fā)展的需要。各級(jí)民政部門要依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際，建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)多數(shù)民政專業(yè)、專門檔案缺少統(tǒng)一規(guī)范的管理辦法和管理標(biāo)準(zhǔn)的情況，民政部檔案資料館將積極會(huì)同國家檔案行政管理部門及有關(guān)業(yè)務(wù)部門，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，抓緊起草制訂各種業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章。

隨著檔案部門的數(shù)字化發(fā)展，各級(jí)民政部門應(yīng)當(dāng)立足當(dāng)前，著眼未來，積極采取措施，努力掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)，以逐步實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的現(xiàn)代化。