我國適宜推行的檔案機構(gòu)
——檔案室和聯(lián)合檔案室

文/華中師范大學信息管理學院 祝苑

針對我國機關(guān)檔案室的種種不足之處，檔案學界有許多不同的主張，一些學者認為應(yīng)該在我國推行文件中心；有的學者認為應(yīng)該推行檔案管理多元化，主張檔案館、機關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室、檔案寄存中心、文件中心等多種檔案機構(gòu)并存。而筆者認為，我國適宜推行檔案室和聯(lián)合檔案室。本文首先介紹和分析了國內(nèi)外的檔案機構(gòu)；通過對國內(nèi)外檔案機構(gòu)的介紹和分析，筆者認為我國適宜推行檔案室和聯(lián)合檔案室并列舉出了五點理由；最后分析了檔案室和聯(lián)合檔案室的發(fā)展方向，以期對我國檔案機構(gòu)的合理設(shè)置問題提供一定的想法和借鑒。

一、國內(nèi)外現(xiàn)行的檔案機構(gòu)

多年來，檔案室工作都是中國檔案事業(yè)的重要組成部分，在中國檔案事業(yè)建設(shè)中起著很大作用。檔案室是中國檔案事業(yè)的特點之一，世界上很少有國家設(shè)置檔案室這一機構(gòu)，但國外有與機關(guān)檔案室功能類似的文件中心或中間檔案館作為檔案機構(gòu)，文件中心在美國很常見且受歡迎，歐洲各國則大多設(shè)置中間檔案館來保管半現(xiàn)行文件。20世紀80年代末，國內(nèi)開始有一些檔案學界的專家學者對國外的文件中心進行了研究和介紹，甚至試點推行，1988年4月，我國第一個文件中心在甘肅省永靖縣正式建立。隨著我國政治經(jīng)濟體制的改革，檔案寄存中心、檔案事務(wù)所、檔案咨詢機構(gòu)等新的檔案機構(gòu)也相繼產(chǎn)生。

（一）我國的檔案機構(gòu)。中華人民共和國成立不久，中共中央辦公廳、中央人民政府政務(wù)院分別召開會議，研究中央一級文書工作和機關(guān)檔案工作，確定黨、政、軍三系統(tǒng)的檔案實行分工管理，并各自建立起機關(guān)檔案室。這一時期的檔案室主要是貯存檔案，為本機關(guān)工作服務(wù)。黨、政、軍三個系統(tǒng)分別設(shè)立檔案室使檔案內(nèi)容被分割，不便于機關(guān)領(lǐng)導和各項工作利用。1959年1月，中共中央頒發(fā)了《關(guān)于統(tǒng)一管理黨政檔案工作的通知》，要求對黨、政、軍機關(guān)的檔案實行統(tǒng)一管理，檔案室在業(yè)務(wù)上接受國家各級檔案管理機關(guān)的指導、監(jiān)督和檢查。根據(jù)這些精神，各級黨、政、軍機關(guān)都開始建立統(tǒng)一的檔案室，集中管理檔案。隨著我國改革開放和經(jīng)濟建設(shè)的深入發(fā)展，為了適應(yīng)社會各界對檔案的認識和需求發(fā)生的巨大變化，科技檔案室、綜合檔案室、聯(lián)合檔案室及各種專門檔案室相繼建立，在各項事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。1980-1988年，檔案管理體制改革處于探索階段，該階段主要試點建立了縱向和橫向的聯(lián)合檔案室；1988-1991年進入檔案管理體制改革的深化階段，開始觸動縣級機關(guān)檔案管理體系結(jié)構(gòu)，嘗試建立了縣級機關(guān)文件中心。隨著我國政治經(jīng)濟體制的改革，檔案工作發(fā)生了變化，出現(xiàn)了一些新問題，為了解決這些新問題，檔案寄存中心、檔案事務(wù)所、檔案咨詢機構(gòu)等檔案機構(gòu)應(yīng)運而生。

（二）國外的檔案機構(gòu)。1.美國的檔案機構(gòu)。在美國，其各州政府及商業(yè)機構(gòu)用來保管半現(xiàn)行文件的機構(gòu)被稱為文件中心。由于文件中心能把機關(guān)從大量的檔案文件工作中解脫出來，且能保證移交檔案館的檔案文件的質(zhì)量，節(jié)省開支，所以美國各州政府以及各商業(yè)機構(gòu)都紛紛建立起文件中心。文件中心起源于美國，且問世后受到許多國家的青睞和效仿，紛紛建立了文件中心或類似于文件中心的機構(gòu)。2.歐洲的檔案機構(gòu)。英國在第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束時就開始為其中央政府機關(guān)籌建中間檔案館，直到1950年，英國公共檔案館在倫敦附近的海斯設(shè)立了一個中間檔案館，保存政府各部的檔案文件。法國1974年在巴黎附近的楓丹白露建造了一個大型的中間檔案館，被稱為巴黎市部際檔案館，也叫楓丹白露現(xiàn)代檔案城，用來保存法國中央各部的半現(xiàn)行文件，由法國國家檔案館管理。聯(lián)邦德國于1965年在波恩附近的巴特戈德斯貝格建立了一個中間檔案館，保存聯(lián)邦政府各部的檔案，并為其服務(wù)。1970-1971年，又在波恩附近的奧古斯汀建造了一個中間檔案館，代替先前的中間檔案館，它保管聯(lián)邦德國中央政府機關(guān)的文件，但不包括外交部和國防部的檔案文件，這兩個部門的文件由另外兩個中間檔案館分別保管。3.俄羅斯的檔案機構(gòu)。前蘇聯(lián)在美國及歐洲各國建立文件中心及中間檔案館的影響下，建立了機關(guān)聯(lián)合檔案館和跨機關(guān)檔案館。蘇聯(lián)解體后，俄羅斯聯(lián)邦境內(nèi)按前蘇聯(lián)黨中央檔案館被改造的模式組織了47個共和國級、邊疆區(qū)或州級的文件中心，還建立了兩個中央級文件中心，即俄羅斯近代文件保管與研究中心和現(xiàn)代文件保管中心。

二、我國適宜推行的檔案室和聯(lián)合檔案室

近年來，針對我國機關(guān)檔案室的種種不足之處，檔案學界有一些學者主張在我國推行文件中心；還有的學者認為應(yīng)該推行檔案管理多元化，主張檔案館、機關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室、檔案寄存中心、文件中心等多種檔案機構(gòu)并存。筆者認為，文件中心不適合我國的國情和現(xiàn)實需要，而檔案機構(gòu)的多元化也只會導致檔案管理的混亂，也違背了我國檔案管理體制“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的基本原則。因此，筆者主張在我國推行檔案室和聯(lián)合檔案室。具體原因有如下幾點：

（一）檔案室和文件中心的功能相同。檔案室是機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)，主要為本單位各項工作提供檔案服務(wù)，它是文件材料處理部門、業(yè)務(wù)部門與檔案館的中轉(zhuǎn)站。而美國的文件中心也是介于文件形成機構(gòu)和檔案館之間的一種中間性、過渡性的保管半現(xiàn)行文件的機構(gòu)。在我國，文件辦理完畢立卷歸檔后就被稱為檔案；在美國，具有永久保存價值的文件進入檔案館保存才叫檔案；在歐洲一些國家，則認為文件自形成之日起就是檔案。盡管國內(nèi)外文件和檔案的劃分不同，但都是分階段來管理的，并且各個階段都有對應(yīng)的保管場所和管理形式。因此，雖然我國和美國對這種中間性過渡性的機構(gòu)的稱呼不同，但從檔案室和文件中心兩者的性質(zhì)和功能來看，它們所發(fā)揮的作用其實是一樣的。

（二）我國和歐美國家的政體不同。眾所周知，檔案室是我國檔案事業(yè)的特點之一。我國之所以有檔案室這一檔案機構(gòu)的存在，與我國的國情和現(xiàn)實需要是分不開的，它是適合于我國的國情和我國檔案事業(yè)的現(xiàn)實需要的。文件中心起源于美國，其之所以能夠在美國得到發(fā)展和壯大，是由于它符合美國的國情和現(xiàn)實的需要。歐洲許多國家和美國同屬資本主義國家，雖然歐洲一些國家和美國對檔案概念的理解不同，但由于他們政治體制相同，所以可以互相借鑒和學習的可行性較大。而我國和美國的政治體制不同，這就導致了我國與其社會管理制度、檔案管理體制也不相同。所以，將文件中心直接照搬到我國當然也是不合適的。

（三）檔案室和聯(lián)合檔案室在我國的發(fā)展較成熟。檔案室從我國建國起就開始建立和發(fā)展，且經(jīng)歷了草創(chuàng)階段、改進與發(fā)展階段、停滯階段和恢復(fù)與發(fā)展階段，發(fā)展到今天，我國檔案室已經(jīng)形成了其獨有的管理體系并取得了一定的成效。聯(lián)合檔案室的出現(xiàn)與推行也正是檔案室在社會進步和轉(zhuǎn)型的大環(huán)境下發(fā)展的結(jié)果。聯(lián)合檔案室是在相同的行業(yè)系統(tǒng)或區(qū)域，將原來若干“小而全”的檔案室以縱向或橫向的方式聯(lián)合起來，組織成為一個綜合性的檔案管理機構(gòu)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、整體開發(fā)、綜合利用。檔案室和聯(lián)合檔案室是根據(jù)我國國情和現(xiàn)實發(fā)展需要形成的，是我國現(xiàn)有檔案理論和檔案事業(yè)體制創(chuàng)新的結(jié)果。因此，筆者認為，撤銷檔案室和聯(lián)合檔案室代之以文件中心的做法是不現(xiàn)實的，在其現(xiàn)有的體系上重建一套文件中心的體系也是沒有必要的；實行檔案機構(gòu)多元化，檔案館、機關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室、檔案寄存中心、文件中心等多種形式檔案機構(gòu)并存會導致檔案管理的混亂，檔案機構(gòu)的多元化不應(yīng)該是沒有主體的多元化，而應(yīng)該遵循我國檔案管理體制的基本原則——“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”，在符合現(xiàn)實需要和實際情況的條件下，推行成熟高效的檔案管理方式和檔案保管機構(gòu)，檔案室和聯(lián)合檔案室即符合上述要求。

（四）推行檔案室和聯(lián)合檔案室符合我國法律法規(guī)。首先，推行檔案室和聯(lián)合檔案室符合中華人民共和國檔案法第二章（檔案機構(gòu)及其職責）第六條的規(guī)定：國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度、監(jiān)督和領(lǐng)導。其次，推行檔案室和聯(lián)合檔案室也符合中華人民共和國檔案法第三章（檔案的管理）第十三條的規(guī)定：各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進的技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（五）推行檔案室和聯(lián)合檔案室符合精簡高效原則。檔案室已成為我國檔案事業(yè)中不可或缺的機構(gòu)之一，聯(lián)合檔案室經(jīng)過這么多年的發(fā)展也取得了明顯的成效。聯(lián)合檔案室有利于消除區(qū)、縣級機關(guān)原有單一檔案管理模式中機構(gòu)不健全、人員不穩(wěn)定、制度不規(guī)范、管理水平不高等缺陷，且節(jié)省人力、物力、財力等資源，符合精簡高效的原則。檔案室適合于中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)，而對于其他的區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位和小型團體、非國有企業(yè)、個人則適宜推行聯(lián)合檔案室。

三、適宜我國檔案機構(gòu)的發(fā)展方向

根據(jù)我國的實際情況，筆者認為，我國檔案室應(yīng)當在中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)推行，而聯(lián)合檔案室則適宜在區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位和小型團體、非國有企業(yè)、個人推行。

中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)形成的檔案較多，需要單獨設(shè)立專門的檔案保管機構(gòu)，所以這些單位適宜由國家統(tǒng)一設(shè)置檔案室來保管檔案。而區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位和小型團體、非國有企業(yè)、個人的檔案“小而全”，這些單位的檔案室很難保證其工作質(zhì)量，甚至有些單位根本就沒有設(shè)置檔案室，這樣就導致了這些單位檔案保管上出現(xiàn)問題，因此，這些單位就適宜設(shè)置聯(lián)合檔案室來統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、整體開發(fā)、綜合利用，這樣有利于實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化、有序化。關(guān)于檔案室的設(shè)置筆者就不贅述，而關(guān)于聯(lián)合檔案室的設(shè)置，筆者認為，其有兩種發(fā)展形式：

（一）國家統(tǒng)一設(shè)置的聯(lián)合檔案室。區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位應(yīng)當由國家統(tǒng)一安排，分級、分區(qū)域設(shè)立聯(lián)合檔案室為這些單位無償提供檔案保管、利用和處置服務(wù)，聯(lián)合檔案室歸地方檔案局領(lǐng)導和管理。

（二）經(jīng)營性的聯(lián)合檔案室。針對小型團體、非國有企業(yè)、個人，則適宜設(shè)置有償?shù)穆?lián)合檔案室來為其提供檔案的寄存、保管、利用、處置等全方位服務(wù)。有償?shù)穆?lián)合檔案室自負盈虧，接受市場調(diào)節(jié)，它可以根據(jù)保管單位的要求及存放檔案的數(shù)量來決定保管服務(wù)的費用，檔案行政管理部門僅對其進行行業(yè)管理。當然，國家應(yīng)當采取一定的措施對有償?shù)穆?lián)合檔案室加以控制和規(guī)范，避免其出現(xiàn)盲目追求利益等不良后果。筆者認為，有償?shù)穆?lián)合檔案室既可以加快實現(xiàn)檔案的社會化管理、激發(fā)有償檔案機構(gòu)的良性競爭，也可以使檔案人員自覺提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)、服務(wù)意識和競爭意識，還可以促進檔案人員的就業(yè)。對于企業(yè)、單位和個人來說，有償?shù)穆?lián)合檔案室可以為其提供省時、省力且專業(yè)、全面、高效的服務(wù)。這樣“雙贏”的方式難道不是我們想看的結(jié)果嗎？綜上所述，我國應(yīng)當設(shè)置檔案室為中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)服務(wù)；設(shè)置無償聯(lián)合檔案室為區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位服務(wù)；推行有償聯(lián)合檔案室為小型團體、非國有企業(yè)、個人服務(wù)。這樣的檔案機構(gòu)設(shè)置才是精簡、經(jīng)濟和高效的。

四、小結(jié)

關(guān)于我國檔案機構(gòu)的設(shè)置問題，檔案學界有很多不同的觀點，爭論了很多年也沒有一個確切統(tǒng)一的觀點。筆者認為，我國檔案室應(yīng)當在中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)推行，而聯(lián)合檔案室則適宜在區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位和小型團體、非國有企業(yè)、個人推行。本文僅僅是筆者對我國檔案機構(gòu)設(shè)置的一些個人的看法和觀點，而我國到底應(yīng)該設(shè)置哪些檔案機構(gòu)？哪些檔案機構(gòu)才真正符合我國國情和現(xiàn)實情況？設(shè)置哪些檔案機構(gòu)才能使我國的檔案工作更加簡便、規(guī)范、高效和有序等等問題都是值得我們思考和進一步探討、統(tǒng)一確定的。