構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系的對(duì)策探析

文/黃龍管理局 張曉蓉

一、構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系的必要性

（一）順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異，數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)越來越成熟，將其運(yùn)用到現(xiàn)代檔案管理工作當(dāng)中，能夠改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，全面提升檔案管理的效率，進(jìn)而打造出高效的數(shù)字化檔案管理體系。數(shù)字化檔案管理體系不受時(shí)間、空間限制，只要管理人員、使用人員具備對(duì)應(yīng)的權(quán)限就能夠加強(qiáng)對(duì)檔案資源的應(yīng)用。另外，數(shù)字化檔案管理體系是以計(jì)算機(jī)技術(shù)與設(shè)備為基礎(chǔ)的檔案管理模式，意味著檔案管理環(huán)境將會(huì)更加優(yōu)化，而且在良好的運(yùn)作體系之下，能夠確保檔案管理的準(zhǔn)確性、安全性。

（二）實(shí)現(xiàn)資源共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，資源共享可以說是“老生常談”的問題。任何領(lǐng)域如果實(shí)現(xiàn)了資源共享，能夠不斷挖掘更多數(shù)據(jù)，能夠?yàn)楹罄m(xù)使用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案資源共享是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，數(shù)字化檔案管理模式依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠全面實(shí)現(xiàn)資源共享。比如，利用先進(jìn)的設(shè)備對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并且分類上傳到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，方便管理人員、使用人員的后續(xù)管理與使用。

（三）計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建。計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)施等等，與人們的生活、工作緊密相連，時(shí)代發(fā)展離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持。尤其檔案管理，檔案資源具有不可再生、繁雜、數(shù)量多的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展則能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足，在設(shè)備與技術(shù)的支持下，能夠有效降低工作強(qiáng)度，并且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與軟件系統(tǒng)的更新，還能夠不斷完善數(shù)字化檔案管理體系，使其能夠更好地為檔案事業(yè)服務(wù)。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與革新必將推動(dòng)數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)。

二、構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系的對(duì)策

（一）制定并完善數(shù)字化檔案管理體制。為了確保數(shù)字化檔案管理體系能夠全面實(shí)施，制定并完善數(shù)字化檔案管理體制是非常重要的手段。各個(gè)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，尤其是要掌握檔案類型、使用情況以及客觀環(huán)境，可以在現(xiàn)有的檔案管理制度上進(jìn)行完善，以確保數(shù)字化檔案管理制度更加科學(xué)合理。管理體制在實(shí)際運(yùn)行的過程中，還需要不斷實(shí)踐與考核，由于數(shù)字化技術(shù)發(fā)展速度較快，很多管理制度制定出來之后已經(jīng)不適用于當(dāng)前的數(shù)字化管理手段，因此，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)加以改善。另外，數(shù)字化檔案管理體制包括了數(shù)字化檔案收集制度、整理制度、保管制度，根據(jù)檔案資源的特點(diǎn)，還需要明確數(shù)字化歸檔的具體范圍、數(shù)字化檔案保管的期限等等方面。

（二）嚴(yán)格規(guī)范數(shù)字化檔案的使用方式。數(shù)字化檔案管理其實(shí)質(zhì)是加強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用，因此，還需要有一定的原則，比如相關(guān)的查閱、借閱規(guī)定，使用者在具體使用檔案資源時(shí)，首先要有對(duì)應(yīng)的權(quán)限才能登陸進(jìn)行借閱、查閱。雖然數(shù)字化檔案管理體系帶來了極大的便利，同時(shí)也存在被侵害的風(fēng)險(xiǎn)。因此，無論是數(shù)字化檔案管理，還是使用者權(quán)限都需要根據(jù)相關(guān)制度來制定。比如，可以根據(jù)檔案內(nèi)容密級(jí)開放對(duì)應(yīng)的借閱權(quán)限，沒有達(dá)到查閱、借閱權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)的管理人員、使用人員不能涉及到檔案管理與使用。針對(duì)沒有開放的電子檔案內(nèi)容，要指定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，比如不能借閱、拷貝等等，若有特殊情況需要使用該檔案，則要根據(jù)相關(guān)規(guī)定在檔案管理人員的監(jiān)控之下進(jìn)行查閱。數(shù)字化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享，但是共享過程則需要涉及到網(wǎng)絡(luò)，因此，檔案管理部門需要對(duì)含有密級(jí)信息的電子檔案給予加密處理，還需要做到不定期或者定期對(duì)“密匙”進(jìn)行修改，最大限度保障檔案資源的安全。同時(shí)，還要避免使用人員在借閱過程中對(duì)數(shù)字化檔案的損壞或者非法修改檔案內(nèi)容。隨著時(shí)代的進(jìn)步，各行各業(yè)所產(chǎn)生的信息將會(huì)越來越多，隨之而產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量也將會(huì)越來越多，必然會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案儲(chǔ)存設(shè)備與系統(tǒng)運(yùn)行帶來極大的壓力。同時(shí)，隨著用戶需求的提升，數(shù)字化檔案檢索利用率必然會(huì)越來越低。筆者相信遇到這些問題只是時(shí)間上的問題，因此，可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪問頻率來對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，根據(jù)具體情況將數(shù)字化檔案分類、分級(jí)處理，在滿足使用者的需求基礎(chǔ)上，同時(shí)還要不斷優(yōu)化儲(chǔ)備成本，讓數(shù)字化檔案管理體系保持著良好的運(yùn)行水準(zhǔn)。

（三）紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了最大限度控制傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的成本，提升檔案管理工作效率，筆者建議從這些方面入手：第一，檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況，評(píng)估紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)公司的技術(shù)能力、服務(wù)能力，選擇綜合實(shí)力較好的公司。第二，簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務(wù)與責(zé)任。第三，及時(shí)歸還檔案原件，不得擅自留存或者復(fù)制。例如，開遠(yuǎn)市檔案館按照“分批實(shí)施、逐步完善”的原則，以招投標(biāo)的形式選擇了云南蘭臺(tái)商貿(mào)有限公司，做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描，并建立對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。2015年，第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；2016年，第二批錄入條目139050條、掃描648514頁；2017年以后繼續(xù)做第三批。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化能夠提高檔案利用率，進(jìn)而為社會(huì)提供更加便捷的檔案服務(wù)。

三、結(jié)語

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理部門要正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，從構(gòu)建并完善數(shù)字化檔案管理制度、嚴(yán)格規(guī)范數(shù)字化檔案的使用方式以及通過外包實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的掃描等等方面，進(jìn)而全面提升數(shù)字化檔案管理工作的效率與質(zhì)量。