淺談科技手段在會議管理中的應(yīng)用

文/中核（天津）機械有限公司 謝寧 張馨怡

企業(yè)經(jīng)營管理過程中，集體決策、信息傳達、信息交流、資源整合都必不可少的需要通過會議來解決。目前，很多企業(yè)都逐步實現(xiàn)了辦公自動化的部署，如財務(wù)的ERP系統(tǒng)，銷售的CRM系統(tǒng)。然而，在會議管理方面，大部分企業(yè)還是采用人工或者團隊管理的方式，導致會議管理過程隨意性強、資源沖突，會議管理效率低、管理難度大。推動會議管理的發(fā)展，在會議管理中融入科技手段，信息化、智能化、自動化將是未來會議發(fā)展的趨勢。

一、會議準備的信息化管理

（一）申請平臺信息化。傳統(tǒng)的會議大多采用前臺登記或電話溝通的方式申請，這種申請方式比較陳舊，且存在幾方面的問題：一是人工工作量大、效率低；二是會議申請的時間容易沖突；三是會議室預定時間分散、閑置多、利用率低?；谝陨蠁栴}，會議管理中可引入辦公自動化系統(tǒng)，如引入OA辦公自動化系統(tǒng)，開設(shè)會議管理模塊。會議申請者可通過該系統(tǒng)清晰地了解會議室的占用情況，在會議申請中詳細注明會議時間、會議地點、會議內(nèi)容、參會人員、會議需求物品、會議通知或其他備注信息。會議管理部門對會議室的預定可實現(xiàn)全局掌握。

（二）會議顯示信息化。信息化可視方面，可采用會議室顯示終端，在會議室門口安裝顯示屏，完整地顯示當前會議室狀態(tài)，包括會議預定信息、多媒體播放、天氣預報、簽到二維碼，甚至還可插播臨時性的通知信息等。另外，企業(yè)內(nèi)部會議管理方面，電子設(shè)備如計算機等，可加裝演講臺鎖定于會議室內(nèi)，免去會議工作人員來回搬運的麻煩，同時信息可通過企業(yè)內(nèi)部交流平臺傳遞。該方案可應(yīng)用于內(nèi)部信息控制嚴格的企業(yè)，防止商業(yè)秘密泄露。

（三）溝通過程信息化。會議模式中，會議前的溝通、組織瑣碎且繁雜。會務(wù)人員往往需要花費大量的時間和精力與參會人員進行各種溝通交流，包括會前提醒、防止信息疏漏等，這個環(huán)節(jié)是重復性、低效率的。信息化的引入可以有效地解決這個問題。通過會議APP等手段，進行會議的發(fā)布、分享、審核、交流、互動。會議中的各相關(guān)方可通過會議APP及時反饋會議的準備、進行狀態(tài)。會議的重要內(nèi)容，如議程、公告、咨詢、地圖交通信息、行程信息等等都可通過會議APP共享。同時會議APP可實現(xiàn)會議的社交作用，組織者與參會者的溝通交流將不僅僅局限于傳統(tǒng)會議。

信息化的引入，降低了傳統(tǒng)管理方式重復勞動出現(xiàn)錯誤的概率，提高了會議籌備效率，為實現(xiàn)有效的、柔性的、集成化的會議管理提供了可操作平臺。

二、會議開展的智能化管理

傳統(tǒng)的會議室，往往會出現(xiàn)這樣的情況：一個寬敞、明亮的大房間，中間是各種形狀的會議桌，周圍擺滿了各式座椅。與會者需要帶上文件、掛圖、投影膠片等大量材料，攜帶極為不便；會議工作人員需要手工操作各類會議設(shè)備，按需進行環(huán)境控制按鈕切換，手忙腳亂。這樣的情況，不僅降低了會議效率，還給會議的保密性帶來諸多問題。

會議室電子化及全面智能化控制正在成為解決上述問題的重要手段。一次重要的會議中，需要視、聽及電腦圖像演示，需要保持適宜的會場溫度等環(huán)境狀態(tài)，科技越發(fā)達、越先進，視、聽、電腦及環(huán)境設(shè)備的整合便越復雜：關(guān)閉窗簾，調(diào)暗燈光，打開空調(diào)，放下屏幕，投影各種信息，播放音樂，調(diào)節(jié)音量?？刂艱VD的播停，控制投影儀的開關(guān)，控制投影儀幕布的升降等等，但這一系列的操作，會議工作人員甚至不用走進會議室，會議主持也不用走進控制室，都可以一鍵實現(xiàn)。

這種綜合管理不同功能的設(shè)備使其相互協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)，就是中央控制系統(tǒng)。它采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最新成果，將所有設(shè)備的操作控制集中在一個界面上完成，集合了各種設(shè)備的卓越功能，使復雜瑣碎的操作過程簡單化，工作人員無需在各類設(shè)備之間來往奔波，使用者可輕松、從容地使用和管理各類會場設(shè)備，提高了會議的管理效率。

三、未來會議的發(fā)展趨勢

隨著人們生活節(jié)奏和辦公效率的加快，很多企業(yè)意識到科技和創(chuàng)新在管理中的重要作用，會紛紛引入信息化、智能化等會議管理系統(tǒng)來輔助企業(yè)的運營，搭建企業(yè)的管理通道。網(wǎng)絡(luò)會議、視頻會議等實用性技術(shù)手段，實現(xiàn)遠程可視化協(xié)同工作，打破了傳統(tǒng)會議時間、空間的局限性，為企業(yè)降低成本、提高效率。3D技術(shù)、會議機器人等科技手段，也將為企業(yè)發(fā)展帶來新的契機。

科技手段在會議管理中的應(yīng)用，是一個綜合的過程，企業(yè)在會議科技化的過程中，應(yīng)遵循原則：總體規(guī)劃、分步實施、效益驅(qū)動。這是一個處理、反饋、修正、預測、再處理、再反饋、再修正、再預測的過程。會議科技化系統(tǒng)的實施是一個長期的，需要持續(xù)改進的過程，因為企業(yè)需求在不斷變化，技術(shù)和管理也在不斷發(fā)展。

四、結(jié)束語

未來的企業(yè)管理中，信息化、智能化、自動化等科技手段會得到更廣泛的應(yīng)用。在未來，當大量的科技創(chuàng)新產(chǎn)品出現(xiàn)在會場的時候，當這些產(chǎn)品引領(lǐng)會議業(yè)邁向新臺階的時候，當會議不僅是一個專屬名詞而成為一個技術(shù)實踐品的時候，我們將進入全新的科技會議時代。