檔案管理的保密問題及其優(yōu)化措施

文/江蘇省泰州市檔案技術(shù)中心 仲華

對(duì)于檔案管理來說，保密可以說是其生命，是管理工作中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，各個(gè)單位和部門凡涉及檔案管理的，尤其是涉及保密檔案管理的，都要時(shí)刻拉緊保密這根弦，要有居安思危的意識(shí)，要始終牢記在檔案保密問題上沒有作檢討的機(jī)會(huì)，沒有后悔藥可以吃。

一、檔案保密的重要性

一家企業(yè)的關(guān)鍵技術(shù)、核心參數(shù)等機(jī)密檔案被泄露，將會(huì)造成很大的損失。從國家層面來說，大量的檔案資料涉及了政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、國防等重要、關(guān)鍵領(lǐng)域，一旦泄露將直接威脅到國家安全和國家核心利益。有人說，檔案管理的目的就是為了利用檔案，又要強(qiáng)調(diào)檔案的保密性，那不是一對(duì)矛盾體嗎？其實(shí)正是因?yàn)闄n案有被開發(fā)、利用的屬性，其保密的重要性才更加需要強(qiáng)調(diào)，同樣，也正是因?yàn)橛斜Ｃ艿囊?，在查閱使用檔案時(shí)，要注重檔案開放使用的范圍，那些記錄著國家或機(jī)構(gòu)重要?dú)v史信息的檔案應(yīng)該嚴(yán)格控制，否則一旦泄露，將會(huì)造成無法挽回的損失。

二、檔案管理中的保密問題分析

（一）欠缺標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。不容否認(rèn)，各地區(qū)各部門在檔案管理的層次上有較大的差距，存在著相當(dāng)多的問題和隱患。在人員配備和使用上，有的檔案管理人員熟練檔案管理工作，但是對(duì)現(xiàn)代化檔案管理手段不了解、不掌握，根本談不上使用；有的對(duì)信息技術(shù)掌握精湛，但是對(duì)檔案管理一知半解，不懂相關(guān)規(guī)章制度，不懂操作規(guī)程。在制度層面，由于缺乏精干、配套的規(guī)章制度，或者是對(duì)制度選擇性執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理不嚴(yán)格、人浮于事，檔案資料長期無人收集整理歸檔。另外，各單位的借閱制度基本上處于混亂的狀態(tài)，管理者雖然心里也有怨言，多數(shù)情況卻裝“老好人”，寧愿違背制度規(guī)定也不愿“為難”他人，糊里糊涂就把檔案借出去，不管對(duì)方是否有借閱權(quán)限，也不管對(duì)方手續(xù)是否齊全。

（二）保密意識(shí)和觀念不強(qiáng)。檔案往往記錄著某個(gè)歷史時(shí)期，國家或單位所經(jīng)歷的重大且有記錄保存必要的事件，是日后調(diào)閱、查考的重要依據(jù)，檔案與普遍的業(yè)務(wù)文件有著本質(zhì)的區(qū)別，在管理上也不能用同樣的方法。而在現(xiàn)實(shí)中，部分管理人員對(duì)自己所管的大量的檔案資料沒有給予足夠的重視，更沒有認(rèn)識(shí)到這些文件保密的重要性，在交談中、電話里隨意談?wù)?，有的甚至在飯桌上?dāng)成一種別人沒有的信息來源，大談檔案內(nèi)容，殊不知說者無心，聽著有意，不知不覺之間已經(jīng)泄露了大量的秘密信息。

（三）信息化水平不高。在現(xiàn)代檔案管理理念中，最重要的一點(diǎn)就是對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而在我國，檔案管理的信息化水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，尤其是基層檔案管理部門的信息化、數(shù)字化程度還很低，給檔案的保存、調(diào)閱、維護(hù)造成了極大的不便。在客觀條件上，技術(shù)水平限制了檔案信息化發(fā)展的腳步，往往一個(gè)管理系統(tǒng)只能滿足某個(gè)領(lǐng)域、某個(gè)單位的使用，如果用到其他單位，就會(huì)出現(xiàn)不兼容的情況，而如果要為每個(gè)檔案管理部門都單獨(dú)配備適用的信息化管理系統(tǒng)，在實(shí)際上也不可行。所以，要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的研究開發(fā)，不斷提升檔案管理系統(tǒng)的兼容性和可移植性。

三、檔案管理中的保密策略

（一）增強(qiáng)意識(shí)，強(qiáng)化職責(zé)。對(duì)于檔案管理工作人員而言，意識(shí)比能力重要、責(zé)任心強(qiáng)比技術(shù)精重要。信息化程度再高、數(shù)字化水平再強(qiáng)，也解決不了檔案管理人員知密之深、知密之早和知密之多的問題，而避免工作人員泄露秘密的根本途徑就是加強(qiáng)他們的保密意識(shí)，強(qiáng)化他們的工作責(zé)任心和使命感，否則用多少高科技手段，也解決不了保密這一問題。在日常工作中，我們要著重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育、警示教育和使命教育，以此來提升他們的意識(shí)水平。

（二）健全保密制度。機(jī)關(guān)單位要建立健全保密制度，要面向檔案管理工作的全過程發(fā)力。比如，要從檔案的密級(jí)認(rèn)定上、保存年限確定上、傳達(dá)范圍上、銷毀程序上、借閱手續(xù)上等各個(gè)方面考慮，從檔案的產(chǎn)生到傳達(dá)、保存、歸檔全壽命上進(jìn)行制度層面的規(guī)定，確保不遺漏任何一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。此外，各單位在保密制度的規(guī)定上也不可照搬照抄，而應(yīng)該結(jié)合自身的特點(diǎn)來健全完善。

（三）加強(qiáng)庫房建設(shè)和管理。檔案資料的庫房建設(shè)是檔案管理的基礎(chǔ)性工程，庫房設(shè)置的合理與否直接決定著檔案管理的總體水平。一般而言，檔案庫房需要單獨(dú)建設(shè)，不與辦公場所混建，要有鐵門、鐵窗、安防、消防器材，要嚴(yán)格控制好庫房內(nèi)的濕度、溫度，對(duì)于重要核心檔案庫還應(yīng)該落實(shí)雙人雙鎖制度，嚴(yán)格檔案庫室的進(jìn)出入人員管理，不得單獨(dú)進(jìn)入，不得攜帶具有攝像錄像存儲(chǔ)功能的電子器材進(jìn)入，必須要由檔案管理人員陪同，并且要做到入庫有登記、出庫有檢查，嚴(yán)格做好檔案的靜態(tài)、動(dòng)態(tài)安全保密管理。

（四）建立責(zé)任追究制度。不難想象，如果對(duì)瀆職、失職的行為進(jìn)行嚴(yán)格的問責(zé)，無疑能有效約束檔案管理人員，用紀(jì)律的武器讓管理人員警醒，不遷就照顧、不助長歪風(fēng)。每個(gè)單位都應(yīng)結(jié)合自身的情況，制定出檔案保密管理的紀(jì)律紅線，誰觸碰誰就要受到懲處，將檔案安全與檔案管理人員直接相連，切實(shí)降低因失職瀆職造成的損失。

（五）加大檔案利用監(jiān)督。各類檔案要嚴(yán)格按照確定的知悉范圍進(jìn)行管理。管理中，混亂的借閱秩序一直是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。各級(jí)檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案利用的全過程進(jìn)行監(jiān)督，從借閱、調(diào)閱的權(quán)限上、手續(xù)上逐一核對(duì)，對(duì)于無權(quán)調(diào)閱的應(yīng)該明確拒絕；對(duì)于控制借閱的檔案，要嚴(yán)格審核借閱人員的動(dòng)機(jī)，對(duì)于不合理合法的要求應(yīng)當(dāng)予以說明；對(duì)于借閱出去的檔案，要做到不失管不失控，只能在閱讀室使用，確需帶出閱讀室的，都要按照流程和審批權(quán)限嚴(yán)格辦理，不能因?yàn)榕碌米锶司碗S便簡化程序甚至不走程序。檔案歸還時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)原件有無缺頁、損壞，對(duì)于惡意損毀、夾帶檔案資料的要立即上報(bào)，嚴(yán)肅處理。

（六）加快信息化進(jìn)程。加快檔案管理信息化進(jìn)程，要從技術(shù)和制度兩個(gè)層面進(jìn)行推動(dòng)。技術(shù)層面，要由國家相關(guān)部門推出一系列的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)參數(shù)，使全國信息技術(shù)公司能夠有的放矢，朝著一個(gè)方向努力，避免空轉(zhuǎn)消耗。制度層面，要根據(jù)信息化的進(jìn)程，適時(shí)提出與發(fā)展進(jìn)程相適應(yīng)的制度規(guī)定，并不斷調(diào)整完善，避免因制度過時(shí)制約技術(shù)層面的發(fā)展進(jìn)步。另外一個(gè)方面，各部門要破除利益壁壘，精準(zhǔn)發(fā)力，共同開發(fā)出適用性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理部門也應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)研究，讓本單位在硬件設(shè)施方面盡量符合標(biāo)準(zhǔn)條件，以便更好地與信息系統(tǒng)融合適配。

四、結(jié)語

對(duì)于檔案保密工作中亟須解決的問題，相關(guān)部門應(yīng)該制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)如何提高檔案的安全性需要進(jìn)行研究。本文從問題切入，談現(xiàn)象、提方法，旨在提升檔案管理人員的保密意識(shí)、職業(yè)素質(zhì)，以期對(duì)檔案管理工作有所幫助。