新建企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性研究

文/中核(天津)機(jī)械有限公司 梁志偉

新建企業(yè)在開(kāi)業(yè)伊始許多工作環(huán)節(jié)未理順，各個(gè)環(huán)節(jié)形成的科技文件也很難被完整地保護(hù)，給新建企業(yè)的檔案工作造成了阻礙，但同時(shí)也給檔案信息化工作埋下了伏筆。這個(gè)階段的企業(yè)內(nèi)部，檔案種類少，分類簡(jiǎn)單，庫(kù)存量小，所以檔案信息化的前期工作也很容易開(kāi)展，這個(gè)階段是新建企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的最佳時(shí)期。

一、檔案庫(kù)房容量與檔案數(shù)量增多的矛盾突出

檔案庫(kù)房作為檔案保管、存儲(chǔ)、整理和利用的主要場(chǎng)所，它的建設(shè)質(zhì)量、容量大小都會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的載體耐久性、檔案的存放量造成影響。企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的連續(xù)生成，導(dǎo)致檔案庫(kù)房容量問(wèn)題更加突出，這迫使檔案人員尋求新的管理辦法。隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過(guò)程的雙軌制越來(lái)越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。企業(yè)只有通過(guò)檔案信息化的建設(shè)，才能從根本上解決庫(kù)房不夠用的長(zhǎng)遠(yuǎn)問(wèn)題。

二、檔案提供利用方式的多樣化需求日益提高

檔案提供利用服務(wù)，是檔案開(kāi)發(fā)利用工作的基本內(nèi)容之一，指采用多種有效的方式，直接提供檔案實(shí)體及其信息產(chǎn)品，滿足利用者的檔案信息需求。提供利用服務(wù)主要分為檔案借閱、檔案信息交流和檔案咨詢等方式。

（一）檔案借閱服務(wù)。檔案借閱服務(wù)是檔案提供利用的最基本形式，指檔案部門直接提供檔案原件、檔案復(fù)制件和檔案編研成品等檔案實(shí)體的服務(wù)。檔案借閱具體分為閱覽、出借、復(fù)制等服務(wù)形式。1.閱覽服務(wù)形式。企業(yè)閱覽服務(wù)的形式采取的是閉架閱覽，這種閱覽形式，是檔案人員根據(jù)利用者提供的檢索信息，調(diào)出所需檔案的實(shí)體供利用者使用。但對(duì)不熟悉檔案的利用者而言，這種閱覽形式存在一定的盲目性，有時(shí)需要來(lái)回溝通、反復(fù)調(diào)卷才能檢索到準(zhǔn)確的檔案，達(dá)到利用目的。2.出借服務(wù)形式。出借檔案是指檔案部門按照相關(guān)制度，允許利用者辦理一定的審批手續(xù)，將檔案帶回工作場(chǎng)所利用一段時(shí)間，并按時(shí)歸還的服務(wù)形式。根據(jù)我單位近5年檔案出借量可以看出企業(yè)檔案出借量比較大，但存在以下問(wèn)題：第一，出借檔案范圍界定不明確。企業(yè)檔案部門制定了出借檔案的相關(guān)制度，允許利用者辦理一定的手續(xù)即可將檔案借出。但制度未對(duì)借閱者一次出借檔案的數(shù)量、出借檔案與借閱者的職務(wù)活動(dòng)的相關(guān)性作出明確規(guī)定。第二，檔案出借后的保護(hù)不到位。出借檔案借出檔案部門后，已不受檔案人員的嚴(yán)格控制，出借檔案歸還時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)涂改、勾畫(huà)或其他標(biāo)記，甚至發(fā)生丟檔事件。第三，出借檔案手續(xù)復(fù)雜耗時(shí)。利用者利用檔案時(shí)必須提出書(shū)面申請(qǐng)即填寫檔案借閱申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才可借出檔案，很大程度上影響工作效率。3.復(fù)制服務(wù)形式。企業(yè)檔案復(fù)制形式是通過(guò)復(fù)制審批手續(xù)，由利用者將檔案攜出自行復(fù)制，這樣對(duì)利用者自身素質(zhì)要求很高，很容易造成檔案載體及檔案內(nèi)容的損壞或遺失。隨著企業(yè)的不斷壯大，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案提供利用方式的多樣化需求，必須創(chuàng)新檔案管理工作，加快檔案信息化建設(shè)，引入新技術(shù)、新方法來(lái)更好的完成檔案的提供利用工作。

（二）檔案信息交流服務(wù)。檔案信息交流，是指檔案部門以檔案信息產(chǎn)品作為交流媒介，以推介或交換的方式促進(jìn)檔案信息的社會(huì)傳播，充分實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的主動(dòng)服務(wù)方式。檔案信息交流強(qiáng)調(diào)服務(wù)的主動(dòng)性、信息交流的社會(huì)性和雙向性。傳統(tǒng)的檔案交流只能對(duì)利用者提出的需求做出回應(yīng)，被動(dòng)提供服務(wù)；傳統(tǒng)的提供服務(wù)只能作用于檔案所有者內(nèi)部，信息交流局限于組織內(nèi)部，企業(yè)檔案信息的影響必然越來(lái)越?。粋鹘y(tǒng)檔案信息交流一般都是單向的，缺乏互動(dòng)、互利，檔案信息交流逐漸失去活力。諸多因素決定必須加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、檔案編研對(duì)信息化建設(shè)的依賴程度日趨明顯

檔案編研，是指根據(jù)客觀需要，集中相關(guān)檔案信息，對(duì)它們進(jìn)行分析研究，并將它們加工成擁有一定主題的、不同形式的編研成品的檔案資源開(kāi)發(fā)工作。

（一）檔案編研工作的特征。檔案編研工作以檔案信息為主要對(duì)象；以主動(dòng)滿足客觀需要為目的；以信息研究為基本手段；提供了檔案利用的高級(jí)形式。檔案編研工作的特征，決定了檔案信息化建設(shè)在檔案編研工作中的基礎(chǔ)地位。

（二）檔案編研方法的信息化。檔案編研方法信息化，是指將電子編輯和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息處理與傳輸技術(shù)，運(yùn)用于檔案編研的信息加工、排版及編研成品的傳播。包括：文字錄入、數(shù)字信息加工、圖樣信息加工、圖像信息加工、排版、編研成品修改、定稿的信息化方法，這些方法的應(yīng)用都是以檔案信息化建設(shè)為前提。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案信息化工作的難度會(huì)隨著企業(yè)的日益發(fā)展而大大增加，所以新建企業(yè)的檔案信息化建設(shè)已迫在眉睫。盡快完成企業(yè)檔案信息化建設(shè)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，為企業(yè)的各項(xiàng)決策作貢獻(xiàn)。