大數(shù)據(jù)視角下的電子信息檔案管理探討

文/河南省安陽市社會(huì)福利院 南燚

一、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理面臨的機(jī)遇

（一）有利于優(yōu)化單位的檔案管理模式。顧名思義，大數(shù)據(jù)技術(shù)針對(duì)的主要內(nèi)容是數(shù)據(jù)，單位檔案管理與大數(shù)據(jù)銜接的前提條件就是將單位電子檔案中的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)單位檔案電子化。只有將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)內(nèi)容，才能利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)一步整合、分析。一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式在查閱、拆裝檔案時(shí)容易損壞檔案的實(shí)體，而單位檔案電子化則有效避免了這一點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的永久保存與備份，避免涉及重大利益的信息丟失導(dǎo)致不可彌補(bǔ)的損失。

（二）有助于提升單位的檔案利用率。在將單位的檔案信息電子化之后，大量的檔案數(shù)據(jù)被儲(chǔ)存至TB級(jí)或者ZB級(jí)的云端上，在云端上可以對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、預(yù)測。典型如單位人事檔案電子化之后，可以通過大數(shù)據(jù)對(duì)人事的年齡構(gòu)成、職務(wù)變動(dòng)、學(xué)歷基本信息等檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)測，無需人工重復(fù)查卷。同時(shí)，對(duì)于需要內(nèi)部共享的檔案信息，單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)可以輸入密碼之后在云端上進(jìn)行查閱，單位內(nèi)部信息共享網(wǎng)絡(luò)機(jī)制得到建立健全。另外，在檔案信息發(fā)生變動(dòng)的時(shí)候，只需一個(gè)部門在云端上進(jìn)行更改后，其他部門的相應(yīng)信息也會(huì)得到及時(shí)更新，防止出現(xiàn)因信息不對(duì)稱造成的工作失誤。

二、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理存在的困境

（一）電子信息檔案管理不規(guī)范。實(shí)際工作過程中，絕大多數(shù)單位無法及時(shí)、有效地對(duì)工作中產(chǎn)生的電子信息檔案加以數(shù)據(jù)化，加劇了檔案管理的不規(guī)范性與無序性。比如沒有派遣專業(yè)的人員定期核查儲(chǔ)存在云端上的檔案信息與實(shí)際信息是否有出入，沒有及時(shí)將有關(guān)電子檔案信息移交給上級(jí)部門。部分單位在相關(guān)工作開展過程中才發(fā)現(xiàn)信息有誤，阻礙了工作的進(jìn)程。

（二）電子信息檔案資源共享意識(shí)不強(qiáng)，共享機(jī)制不暢通。雖然大部分單位的信息化程度較之以往都有所提升，但是在資源共享方面意識(shí)不強(qiáng)，共享機(jī)制還不夠透明。一方面，有關(guān)部門查閱電子信息檔案時(shí)不能在網(wǎng)絡(luò)上填寫審批表，仍然需要填寫紙質(zhì)審批表，由檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后才能查檔，遇到緊急工作或者身處外地時(shí)加劇了查檔難度。另一方面，檔案管理工作人員認(rèn)為只要把電子信息數(shù)據(jù)化就是完成了工作任務(wù)，對(duì)電子信息檔案數(shù)據(jù)化后儲(chǔ)存在電腦硬盤當(dāng)中，不及時(shí)將有關(guān)信息錄入到云端平臺(tái)，共享意識(shí)薄弱。這就導(dǎo)致電子信息檔案即使被數(shù)據(jù)化之后，也處于一個(gè)“孤島”的狀態(tài)。

三、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理的對(duì)策

（一）研發(fā)電子信息檔案智慧化管理系統(tǒng)。現(xiàn)今電子信息檔案中的數(shù)據(jù)不僅包括文字、數(shù)字等傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)，還包括圖片、視頻、聲音等非結(jié)構(gòu)式的數(shù)據(jù)，檔案內(nèi)容和形式變化巨大，現(xiàn)行的管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理工作的實(shí)際需求了，研發(fā)電子信息檔案智慧化管理系統(tǒng)迫在眉睫。單位可以運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立對(duì)檔案實(shí)體的智能感知網(wǎng)，這種感知網(wǎng)可以自動(dòng)感知非結(jié)構(gòu)式的數(shù)據(jù)，將其進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)化。

（二）健全電子信息檔案管理制度。首先，單位要出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，確保電子信息檔案被數(shù)據(jù)化之后能夠被上傳到云儲(chǔ)存平臺(tái)，保證數(shù)據(jù)更新的及時(shí)性、實(shí)效性。其次，單位在崗位設(shè)計(jì)上要適應(yīng)工作實(shí)際，細(xì)化工作流程，將工作流程落實(shí)到具體的責(zé)任人。再次，單位要組織工作人員定期對(duì)云端上的數(shù)據(jù)進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況不符的要及時(shí)更正處理。最后，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。隨著檔案信息呈現(xiàn)多樣化、高數(shù)量的趨勢，如何快速對(duì)電子信息檔案進(jìn)行檢索，關(guān)系到檔案管理的工作質(zhì)量。因此，單位要針對(duì)檔案的種類進(jìn)行目錄編輯、歸類。

（三）建立健全共享機(jī)制，提高工作人員共享意識(shí)。一方面，檔案管理工作人員要樹立“我為人人，人人為我”的共享意識(shí)，加強(qiáng)與其他部門、其他單位的信息溝通。對(duì)于新產(chǎn)生的電子信息檔案以及發(fā)生信息變動(dòng)的事項(xiàng)，要及時(shí)在云端上進(jìn)行錄入、更新，防止信息的重復(fù)收集。另一方面，單位要加強(qiáng)與其他單位的溝通協(xié)調(diào)，邀請(qǐng)業(yè)務(wù)上有重合、有關(guān)聯(lián)的單位進(jìn)行共享機(jī)制合作。例如，可以共同建設(shè)云儲(chǔ)存平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)雙方的共贏。

四、結(jié)語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)浪潮下，電子信息檔案數(shù)據(jù)化是必然的趨勢。而我國在這一領(lǐng)域的起步稍晚，缺乏相應(yīng)的理論以及技術(shù)攻克實(shí)踐中的短板，這對(duì)檔案管理部門來說既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。單位電子信息檔案管理數(shù)據(jù)化是一項(xiàng)系統(tǒng)繁瑣的工程。這項(xiàng)工程的建設(shè)需要系統(tǒng)內(nèi)部的各個(gè)部分都發(fā)揮作用，既要以檔案管理工作信息化為方向，通過大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，立足于現(xiàn)有的信息平臺(tái)，建立一個(gè)科學(xué)、高效的電子信息檔案管理機(jī)制，又離不開檔案管理理念的與時(shí)俱進(jìn)。