新時期基層檔案管理信息化建設(shè)的思考

文/長春水務(wù)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 張玲

近年來，社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度很快，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，基層單位檔案管理信息化建設(shè)也受到越來越多的重視。以往基層檔案主要通過人工的方式進(jìn)行檢索與調(diào)卷，這樣檔案的利用率很低，也容易出現(xiàn)重要資源破損、丟失等問題，不能滿足時代發(fā)展要求。對此基層單位要提高重視程度，樹立起新的思想理念，積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，讓檔案管理工作可以高效開展，更好地服務(wù)于國家和社會。

一、新時期基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在溫濕度、光線、灰塵、蟲鼠、水火等因素下容易出現(xiàn)一定程度的損壞，且文字、圖表、聲音、影像等檔案儲存空間和面積較大，在維護(hù)時要投入大量資金，不便于進(jìn)行查閱。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展過程中，光盤技術(shù)、電腦掃描技術(shù)和微縮技術(shù)等應(yīng)用日益廣泛，使檔案信息資源存儲量有效提升，且存儲時占用的空間小，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查閱與長時間保存，檔案利用率也因此得到提升。在電子政務(wù)與辦公自動化快速發(fā)展的今天，社會各界對網(wǎng)上檔案信息資源的需求也不斷增大，這迫切需要基層單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，才能滿足新時期人們對檔案的需求。

二、新時期基層檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該形成新的思想觀念，充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的必要性，站在單位工作的全局角度上思考問題，在單位長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃中納入檔案管理信息化建設(shè)，在人力、物力和財力方面提供更多支持。同時檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真執(zhí)行現(xiàn)行《檔案法》相關(guān)規(guī)定，并將單位制定的檔案管理制度落到實處，將自身職責(zé)履行到位。要積極探索檔案管理信息化建設(shè)的方法，將各項措施做好，確保各項工作有條不紊開展，才能為實現(xiàn)基層檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

（二）逐步增加資金投入。為推進(jìn)基層檔案管理信息化建設(shè)，需要投入更多的資金：一是要在先進(jìn)技術(shù)上加強(qiáng)投入，讓基層檔案管理信息化建設(shè)工作更順暢，能夠有效提升先進(jìn)性?；鶎訂挝灰M快將信息化設(shè)備配置齊全，主要包括計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、除濕柜等，對于老舊的技術(shù)設(shè)備，也要第一時間進(jìn)行更換，積極引進(jìn)更加有效的檔案管理軟件，不斷提升基層檔案管理的信息化、智能化和數(shù)字化水平，確保基層檔案得到有效利用，最大限度發(fā)揮應(yīng)有的價值。二是基層單位要配置足夠的專業(yè)檔案管理人員，確保能夠充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣基層檔案管理信息化建設(shè)才能取得更大成效。

（三）開發(fā)檔案信息管理軟件?；鶎訂挝灰⒅亟ㄔO(shè)規(guī)范化的檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)，具備各種基本的業(yè)務(wù)管理能力，讓基層檔案收集、整理、鑒定、存儲、檢索和利用等工作高效開展。要高標(biāo)準(zhǔn)、高水平開展檔案信息管理軟件開發(fā)工作，從基層檔案管理各個工作與業(yè)務(wù)出發(fā)，與計算機(jī)硬件特性相結(jié)合，實行更高質(zhì)量與效率的工作模式。基層單位要統(tǒng)一應(yīng)用檔案信息管理軟件，這樣才有利于實行信息資源共享，為檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)創(chuàng)造良好條件，讓基層檔案管理各個環(huán)節(jié)都實現(xiàn)信息化。這樣才能提升基層檔案管理信息化水平，為今后的檔案查詢與利用提供便利，讓基層檔案的作用真正得到體現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化安全管理?；鶎訖n案管理信息化建設(shè)要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫安全防護(hù)，這要求將安全防范措施做到位，認(rèn)真開展系統(tǒng)管理維護(hù)工作，并通過采取身份認(rèn)證的方法提升基層檔案的安全性。在使用檔案信息系統(tǒng)時應(yīng)明確各個用戶的權(quán)限，確保在授權(quán)范圍內(nèi)操作，同時檔案系統(tǒng)要采取專人專機(jī)專用的方法。在電子檔案保護(hù)中應(yīng)加強(qiáng)防毒，將防火墻和殺毒軟件安裝好，所有電子檔案要做好備份，尤其是重要電子檔案信息內(nèi)容要加密處理，這樣電子檔案才會變得更加可靠，為基層檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，便于各個單位與部門之間更好地共享檔案信息資源。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)?；鶎訂挝粰n案管理人員必須具備較高的綜合素質(zhì)，掌握豐富的專業(yè)知識，在基層檔案管理中能夠保持較高的責(zé)任心與事業(yè)心，主動適應(yīng)時代的發(fā)展，推動基層檔案管理信息化建設(shè)步伐。基層單位要定期開展對檔案管理人員的培養(yǎng)工作，幫助他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，更新知識結(jié)構(gòu)，能夠熟練操作各種先進(jìn)的信息設(shè)備。同時還要做好人才引進(jìn)工作，吸引更多懂檔案管理、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力強(qiáng)的優(yōu)秀人才，夯實基層檔案管理信息化建設(shè)的人力資源基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總之，新時期加強(qiáng)基層檔案管理信息化建設(shè)具有重要的意義，能夠提升基層檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平，讓基層檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用等環(huán)節(jié)高效進(jìn)行。因此基層單位各級領(lǐng)導(dǎo)要提高重視，大力支持基層檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，既要完善制度，還要注重人才培養(yǎng)，同時配置先進(jìn)的信息化技術(shù)與設(shè)備，有效提升基層檔案管理效率。