信息化時(shí)代高校年鑒編纂工作研究

文/遼寧建筑職業(yè)學(xué)院 王丹

編纂高校年鑒是對(duì)學(xué)校發(fā)展情況的真實(shí)反映，可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供文獻(xiàn)支撐，還可以供師生查閱，了解學(xué)校發(fā)展歷程，對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。到目前為止，國(guó)內(nèi)已有超過(guò)200所高校在進(jìn)行年鑒編纂工作，但是在信息化的大背景下，高校年鑒的編纂工作還存在著很多問(wèn)題，本文就如何提高高校年鑒編纂工作質(zhì)量進(jìn)行探討。

一、高校年鑒的含義和特點(diǎn)

高校年鑒是逐年編纂出版的記錄上一年學(xué)校各項(xiàng)工作重要信息的密集型資料，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)熟悉本校本部門(mén)工作情況歷史面貌及建設(shè)發(fā)展軌跡的重要渠道及開(kāi)展工作規(guī)劃未來(lái)果斷決策的參考書(shū)。高校年鑒具有如下特征：

（一）全面性。高校年鑒的全面性體現(xiàn)在其所載內(nèi)容的豐富性上，包括黨建與管理工作、科研與教學(xué)工作、招生與就業(yè)工作、師資建設(shè)與對(duì)外交流工作、重大事件與重大活動(dòng)等內(nèi)容。

（二）權(quán)威性。高校年鑒的編纂必須要有權(quán)威性，這體現(xiàn)在編纂部門(mén)的權(quán)威性、編纂內(nèi)容的準(zhǔn)確性和客觀性上。權(quán)威性的年鑒資料能夠?yàn)楣芾碚叩臎Q策提供豐富的數(shù)據(jù)和資料，是實(shí)現(xiàn)高?？茖W(xué)化管理的有力支撐。

（三）實(shí)用性。信息化時(shí)代的高校年鑒實(shí)用性更強(qiáng)，能夠?yàn)楹笕颂峁└咝０l(fā)展的真實(shí)歷史記錄，為學(xué)校發(fā)展提供歷史依據(jù)。通過(guò)年鑒信息化編寫(xiě)，能夠方便后人查閱。

（四）編年性。高校年鑒的編寫(xiě)工作以一年為周期，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的編寫(xiě)形成系列性的史冊(cè)，全面記錄高校各個(gè)方面的事件。

（五）條理性。高校年鑒要對(duì)各種雜亂的信息進(jìn)行分類編寫(xiě)，形成具有條理性的信息庫(kù)供師生查閱。

二、高校年鑒編纂工作存在的問(wèn)題

（一）信息利用率低。高校年鑒的最主要作用應(yīng)該是信息查閱，然而很多高校對(duì)年鑒編撰的認(rèn)識(shí)還存在問(wèn)題，認(rèn)為應(yīng)該將其作為宣傳工具來(lái)使用，無(wú)法在年鑒中體現(xiàn)高校的辦學(xué)特色和各方面的信息，導(dǎo)致其信息的可利用性下降。

（二）對(duì)年鑒編纂工作的重視程度不夠。高校年鑒是記錄學(xué)校一年發(fā)展的最具權(quán)威性的資料，但目前很多高校對(duì)年鑒編寫(xiě)的價(jià)值和效益還沒(méi)有充足的認(rèn)識(shí)。由于信息化時(shí)代下人們對(duì)于信息檢索的效率要求提升，紙質(zhì)的年鑒資料不再利于信息檢索，導(dǎo)致其難以實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值。

（三）年鑒編纂隊(duì)伍不穩(wěn)定，編纂水平有待提高。高校年鑒的編纂人員流動(dòng)性很大，高校內(nèi)一般不安排專門(mén)的年鑒編寫(xiě)工作人員，有的是分配到各學(xué)院辦公室編寫(xiě)，有的由輔導(dǎo)員編寫(xiě)，導(dǎo)致責(zé)任不明確。編纂隊(duì)伍的不穩(wěn)定和不專業(yè)，直接導(dǎo)致了年鑒的編纂水平較低，具體體現(xiàn)為年鑒內(nèi)容寫(xiě)得像工作總結(jié)；資料收集不齊全；行文不規(guī)范等。

（四）對(duì)年鑒的時(shí)效性缺乏重視。年鑒編寫(xiě)由于需要收集大量的資料，從整理資料到成稿出版需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，導(dǎo)致年鑒內(nèi)容的時(shí)效性差。

三、信息化時(shí)代高校年鑒編纂質(zhì)量提升策略

（一）加強(qiáng)年鑒編纂的信息化建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行年鑒的編纂：一方面，高?？梢蚤_(kāi)發(fā)年鑒編纂軟件，以集成年鑒編纂的資料收集、目錄分類、編寫(xiě)和審核等功能，大大縮短年鑒的編纂時(shí)間；另一方面，高校還可以設(shè)計(jì)年鑒網(wǎng)頁(yè)，既可以節(jié)約成本，又可以方便師生進(jìn)行查詢信息。

（二）調(diào)整年鑒內(nèi)容結(jié)構(gòu)，提高信息利用率。高校年鑒信息化建設(shè)的核心就是對(duì)信息資源的有效開(kāi)發(fā)和合理利用。要提高信息利用率，就需要優(yōu)化年鑒的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，規(guī)范年鑒編寫(xiě)體例，突出年鑒的實(shí)用性，通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)彌補(bǔ)紙質(zhì)年鑒的局限，擴(kuò)展年鑒的傳播范圍。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)年鑒編纂的重視和制度建設(shè)。為保證高校年鑒編纂的工作順利開(kāi)展，高校應(yīng)逐漸形成由檔案館牽頭、各學(xué)院分管的年鑒編纂制度，明確各單位的編纂責(zé)任人，做到穩(wěn)定年鑒編纂隊(duì)伍，明確年鑒編纂質(zhì)量責(zé)任制。除此之外，還要將年鑒工作納入各部門(mén)的考核之中。

（四）提高年鑒編纂的時(shí)效性。提高年鑒編纂的時(shí)效性應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：一是設(shè)計(jì)合理的框架結(jié)構(gòu)，突出年度重點(diǎn)。二是要有豐富的資料匯集，體現(xiàn)全年的各項(xiàng)信息。三是實(shí)現(xiàn)信息載體的多元化，加強(qiáng)年鑒編寫(xiě)的信息化建設(shè)。四是體現(xiàn)年鑒的實(shí)用性，縮短編寫(xiě)時(shí)長(zhǎng)，突出時(shí)效性。

四、總結(jié)

信息化對(duì)高校年鑒編纂來(lái)說(shuō)具有諸多好處，使高校的信息公開(kāi)工作突破了時(shí)間和空間的局限，節(jié)約了年鑒編纂工作的成本。盡管高校年鑒編纂工作還存在一些問(wèn)題，但是仍應(yīng)看到其良好的發(fā)展勢(shì)頭。