如何提升高校辦公室人員的工作效能

文/牡丹江師范學(xué)院 李想

黨的十九大報(bào)告提出要優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)，深化教育改革，辦好人民滿意的教育。作為教書育人、承擔(dān)著為社會(huì)提供人才支持的全國(guó)高校，自然而然成為這一事業(yè)發(fā)展的先行者。隨著新時(shí)期新形勢(shì)的到來(lái)，要想使我國(guó)教育事業(yè)邁上新的臺(tái)階，提高高校工作者的業(yè)務(wù)水平和工作效能勢(shì)在必行。高校辦公室作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，相關(guān)工作人員的各項(xiàng)能力都將在一定程度上影響著學(xué)校大局的發(fā)展，所以辦公室人員工作效能的提升也屬學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)。本文基于現(xiàn)階段高校辦公室工作所存在的問(wèn)題及相應(yīng)的解決措施進(jìn)行闡述，致力于使辦公室可以更好地服務(wù)于學(xué)校和師生。

一、高校辦公室職能

（一）行政職能。高校辦公室負(fù)責(zé)全校的行政事務(wù)管理，包括印章管理、會(huì)議安排、報(bào)告廳管理、來(lái)賓的接待、校內(nèi)車輛管理以及信訪工作等。

（二）公文起草。負(fù)責(zé)全校性長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃以及年度工作計(jì)劃及總結(jié)，組織制定和發(fā)布各種全校性規(guī)章制度、通告、會(huì)議紀(jì)要等文件。

（三）信息采集與整理。負(fù)責(zé)全校大量的信息采集、整理、編印、上報(bào)工作。

（四）其他職能。完成校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

二、目前高校辦公室人員工作中存在的問(wèn)題

（一）辦公室工作人員對(duì)自身工作職能認(rèn)識(shí)不夠。辦公室作為高校的常設(shè)機(jī)構(gòu)，在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中扮演著重要的角色。但實(shí)際上，高校辦公室的工作受各種因素的影響，包括由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致辦公室工作整體工作水平低下，只是進(jìn)行日常繁重而單一的工作。與此同時(shí)，辦公室工作人員本身沒(méi)能對(duì)自己的工作有一個(gè)清晰的把握，參政議政的職能被忽略，許多職能和作用無(wú)法得到充分發(fā)揮，也使人才優(yōu)勢(shì)無(wú)法得到充分展現(xiàn)，這些都在一定程度上影響著學(xué)校的整體發(fā)展。

（二）工作人員整體素質(zhì)不過(guò)硬。辦公室工作復(fù)雜繁多，辦公室人員大多數(shù)時(shí)間也都忙于日常工作，致使很多人無(wú)暇進(jìn)行系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)，新事物新思想接受較少，思想境界進(jìn)步緩慢，自然影響政治素質(zhì)的進(jìn)步和提高，也會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致工作理念和工作方式的僵化落后。而工作能力方面，大多數(shù)辦公室人員是通過(guò)其他崗位的優(yōu)秀人才調(diào)動(dòng)進(jìn)行任用，專業(yè)能力在一定程度上有所缺失，若能接受專門的系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，此類問(wèn)題將會(huì)得到有效的改善。

（三）工作態(tài)度和方式的不及時(shí)更新。面對(duì)較大的工作量和工作壓力，辦公室工作人員隊(duì)伍中也存在著一定的工作態(tài)度不積極、工作方式陳舊老化的現(xiàn)象，面對(duì)常規(guī)工作不能進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)歸納，與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通不到位，使得辦公室工作效率打折，整體的工作效果也顯得不盡如人意。對(duì)此，校領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)具體情況制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，使工作人員之間形成一種良性競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，利用各種手段和方式調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，若人人都可以在這種環(huán)境下做好自己的本職工作，也將一定程度上影響辦公室整體的工作效率和工作質(zhì)量。

三、提高高校辦公室人員工作效能的相關(guān)策略

（一）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，科學(xué)管理。由于工作復(fù)雜繁多，提高工作效率自然成為辦公室自我提升過(guò)程中的重頭戲。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)合理規(guī)劃辦公室人員結(jié)構(gòu)，根據(jù)年齡、性別、學(xué)歷、職稱以及工作能力等條件將工作人員進(jìn)行劃分，盡量做到人員分配優(yōu)缺互補(bǔ)，人才優(yōu)勢(shì)充分利用，也通過(guò)工作中的不斷實(shí)踐，讓工作人員之間相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，以此達(dá)到共同進(jìn)步的目的。同時(shí)較好的協(xié)調(diào)合作便是推動(dòng)辦公室工作順利開展的有力武器，辦公室人員必須從大局出發(fā)，時(shí)刻凝聚在一起，齊心協(xié)力為學(xué)校發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（二）管理方法制度化、規(guī)范化。針對(duì)人員管理過(guò)程中和日常工作中所出現(xiàn)的各種問(wèn)題，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)合理利用制度的約束性，建立健全科學(xué)的辦公室管理制度，使辦公室人員在制度的管理和制約下，自覺(jué)規(guī)范自身的行為，當(dāng)然，若想使制度可以有效的利用，制定初期必須進(jìn)行反復(fù)的斟酌，細(xì)節(jié)之處要進(jìn)行多次的推敲，以保證制度在公平、公正、公開的條件下使人信服，從而發(fā)揮出其應(yīng)達(dá)到的效果。除此之外，制度的制定要堅(jiān)持以人為本的原則，始終以實(shí)際情況為先，也可以制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)人員工作的積極性，同時(shí)還要根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求以及本校自身實(shí)際情況，定期對(duì)制度進(jìn)行修改，大膽創(chuàng)新，使制度始終保持活力和生命力。

（三）提供對(duì)外學(xué)習(xí)、交流機(jī)會(huì)。換句話講，工作結(jié)束后所呈現(xiàn)出來(lái)的質(zhì)量和效果就是工作人員工作能力的直接體現(xiàn)，而提高辦公室人員業(yè)務(wù)水平和工作效能的最直接最有效途徑，就是提高工作人員的工作能力，面對(duì)辦公室人員存在專業(yè)能力不過(guò)硬的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)階層要想提高其工作效率，必須針對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行改善。可以采取外派參觀學(xué)習(xí)、邀請(qǐng)專業(yè)管理專家開展講座等形式，對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的、與時(shí)俱進(jìn)的管理理念和管理方式，而后將理論聯(lián)系實(shí)際，在不斷的實(shí)踐過(guò)程中提升自己的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，從而提高工作效能。

（四）加強(qiáng)思想政治教育。習(xí)近平總書記在十九大報(bào)告中指出，要加強(qiáng)思想道德建設(shè)，要提高人民思想覺(jué)悟、道德水準(zhǔn)、文明素養(yǎng)，提高全社會(huì)文明程度。作為一名高校教育工作者，本身就應(yīng)具備一定的政治素養(yǎng)，要始終保持堅(jiān)定的理想信念，始終以飽滿的精神狀態(tài)去面對(duì)復(fù)雜繁多的工作，當(dāng)然這也就需要通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)理論，從而不斷地提高自身的思想道德素質(zhì)來(lái)實(shí)現(xiàn)。雖然辦公室人員由于工作量大導(dǎo)致想要進(jìn)行系統(tǒng)理論知識(shí)學(xué)習(xí)十分困難，但是學(xué)校可以通過(guò)組織思想政治教育活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)工作人員思想教育的同時(shí)，也達(dá)到了為其提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)的目的。

四、新時(shí)期對(duì)高校辦公室人員的新要求

（一）緊跟時(shí)代步伐，做新時(shí)期高校工作者。習(xí)近平總書記在十九大報(bào)告中指出，要全面貫徹黨的教育方針，落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，辦人民滿意的教育。作為新時(shí)期高校工作者，必須要從一而終跟隨黨的腳步，思想上、行動(dòng)上、作風(fēng)上牢牢與黨保持高度一致，緊跟時(shí)代步伐，全面宣傳和學(xué)習(xí)十九大精神，堅(jiān)決按照黨的十九大的相關(guān)要求，牢牢把握新時(shí)期的發(fā)展方向，結(jié)合自身，更新思想，努力做好本職工作，加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的思想道德素質(zhì)，以嶄新的精神面貌面對(duì)新時(shí)期所帶來(lái)的機(jī)會(huì)與挑戰(zhàn)。

（二）認(rèn)清自身職能，各項(xiàng)工作穩(wěn)扎穩(wěn)打。辦公室人員要想提高工作效能，就要對(duì)自身的工作職能有一個(gè)清晰的掌握，對(duì)待工作要有整體的規(guī)劃，時(shí)刻保持清醒的頭腦，牢牢把握工作大局，做到心中有數(shù)，包括了解自己什么時(shí)候做什么，應(yīng)該怎樣做，使得工作方式逐漸模式化。同時(shí)清晰的思路可以讓工作人員在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行更加全面的思考，更好地結(jié)合實(shí)際，加以創(chuàng)新，當(dāng)然還要做到分配合理，溝通有效，采用靈活的工作方式將各項(xiàng)工作順利推進(jìn)，如此可以使工作人員了解到自身的責(zé)任所在，對(duì)工作人員自身責(zé)任感也是一種鍛煉和培養(yǎng)，能夠以高度的責(zé)任感和使命感來(lái)面對(duì)自己的工作，也在一定程度上推動(dòng)著工作的順利開展和落實(shí)。

（三）靈活工作方式，及時(shí)進(jìn)行歸納總結(jié)。面對(duì)復(fù)雜繁瑣的工作，要想提高工作效能，辦公室工作人員必須要做到工作前有規(guī)劃，結(jié)束后有總結(jié)，頭腦中保持絕對(duì)清晰的工作思路和流程，將固定的常規(guī)的工作進(jìn)行模式化整理，以為未來(lái)此類工作的高效開展打好基礎(chǔ)。還要不斷學(xué)習(xí)、借鑒新的管理和工作方法，不斷更新自身的工作方式，放棄陳舊的落后的工作方法和工作理念，緊跟新時(shí)期新思想，靈活面對(duì)各項(xiàng)工作，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，不斷在工作中充實(shí)自我，提升自身的工作能力和業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)和鍛煉自己的思考能力和大局意識(shí)，實(shí)際上在自我進(jìn)步的過(guò)程中，也在提高整體的工作效率。

（四）增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自身業(yè)務(wù)能力。社會(huì)發(fā)展日新月異，時(shí)代的進(jìn)步所帶來(lái)的新的要求，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在督促我們要通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提升自己，由于工作量大導(dǎo)致辦公室人員學(xué)習(xí)時(shí)間相對(duì)較少，使得很多工作人員在自身業(yè)務(wù)能力不過(guò)硬的條件下，只能靠工作中不斷實(shí)踐來(lái)尋求突破，但是所帶來(lái)的效果也不盡如人意，自然也一定程度上影響了整體的工作效率。在此條件下更需要全體工作人員保持一顆好學(xué)之心，不斷在思想上、專業(yè)知識(shí)上以及個(gè)人能力上突破自己，不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，在每項(xiàng)工作中做好自己，配合好其他人，彼此之間取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同進(jìn)步，為整體工作水平的提高以及學(xué)校大局的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

（五）積極主動(dòng)思考，大膽創(chuàng)新工作思路。沉思就是勞動(dòng)，思考就是行動(dòng)。作為一名教育工作者，必須要爭(zhēng)做思想上的先驅(qū)，而在高校處于重要位置的辦公室工作人員更要始終保持獨(dú)立思考的意識(shí)，要對(duì)自己的工作有整體的把握和清晰的認(rèn)識(shí)，在經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上不斷充實(shí)自己、提升自己，不斷地學(xué)習(xí)和摸索適合自己的工作模式，大膽思考，勇于創(chuàng)新，緊跟時(shí)代步伐，更要充分利用互聯(lián)網(wǎng)、新媒體所帶來(lái)的可利用的工作手段，豐富工作形式，努力為學(xué)校提供更加高水平、高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

五、總結(jié)

總之，辦公室在高校發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，廣大高校辦公室工作人員要牢記習(xí)近平總書記在十九大報(bào)告中所提出的各項(xiàng)要求，在不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐中提升自我，大膽創(chuàng)新，善于思考，注重提高工作效能，立足大局，積極思考，努力開創(chuàng)高校辦公室發(fā)展的嶄新局面。