推進(jìn)精細(xì)化管理 提升辦公室工作效能

文/北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所 李垚 剛申坤 黃晨陽(yáng)

隨著社會(huì)對(duì)生產(chǎn)力要求的不斷提高，推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理成為提升辦公室工作效能的重要因素。而辦公室作為生產(chǎn)力部門(mén)的重要組成部門(mén)，其效能的提高，對(duì)于整體生產(chǎn)力的提升有著重要的影響。因此，本文從精細(xì)化管理入手，闡述其存在的問(wèn)題，提出相關(guān)的措施，以供相關(guān)的學(xué)者參考和借鑒，并予以指正。

一、概述

（一）精細(xì)化管理的歷史。精細(xì)化管理的歷史可以追溯到上世紀(jì)五十年代，日本的汽車(chē)企業(yè)豐田公司誕生了這一理念。隨后，其就開(kāi)始成為了當(dāng)代工業(yè)企業(yè)的一個(gè)重要的管理理念，并逐漸應(yīng)用在辦公室的工作效能的提升上。再后來(lái)就開(kāi)始傳入我國(guó)，隨著我國(guó)的特殊的國(guó)情和實(shí)際的狀況的不同，精細(xì)化管理在我國(guó)的發(fā)展中不斷完善自我，適應(yīng)我國(guó)的現(xiàn)實(shí)國(guó)情，并開(kāi)始廣泛在我國(guó)的辦公室中使用。當(dāng)前，精細(xì)化管理正在逐步發(fā)展和不斷細(xì)化，開(kāi)始深入到社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的方方面面，同時(shí)，隨著精細(xì)化管理的應(yīng)用，我國(guó)社會(huì)正在不斷朝著和諧的方向發(fā)展。

（二）精細(xì)化管理理念。精細(xì)化管理這一科學(xué)理念，最早產(chǎn)生于思想家泰勒的科學(xué)管理。當(dāng)前提升辦公室效能的精細(xì)化管理的理念，主要指的是以對(duì)辦公室的績(jī)效提升為主要目的的管理理論，主要通過(guò)對(duì)辦公室參與人員的效率提升的方式來(lái)達(dá)到效率、效益統(tǒng)一的優(yōu)化發(fā)展的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。精細(xì)化管理理論體系體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是精細(xì)化管理理念的層面，指的是上述對(duì)效益和效率的統(tǒng)籌優(yōu)化考量的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)合理的精細(xì)化的手段，實(shí)現(xiàn)兩者的均衡發(fā)展和協(xié)調(diào)發(fā)展。其次是精細(xì)化管理的評(píng)價(jià)層面。指的是在對(duì)精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，尋找辦公室中存在的效率方面的問(wèn)題和效益的問(wèn)題，然后對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析考察和信息的收集處理，最終提出相關(guān)的解決方案。然后依托精細(xì)化管理的理論指導(dǎo)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)和建議。

（三）精細(xì)化管理的具體實(shí)現(xiàn)方式。精細(xì)化管理的具體實(shí)現(xiàn)方式體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面： 1.細(xì)化。對(duì)一切工作的實(shí)現(xiàn)要落實(shí)到細(xì)處，建立相應(yīng)的實(shí)施方案和監(jiān)督細(xì)則。2.量化。對(duì)一切工作的落實(shí)都要做到量的把控，從最終完成的結(jié)果和相關(guān)量的規(guī)定的比較來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)處理。3.流程化。一切工作實(shí)現(xiàn)流程化的處理。4.標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)一切工作制定相應(yīng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和完成標(biāo)準(zhǔn)，做到格式化和規(guī)范化，通過(guò)相關(guān)政策的出臺(tái)和對(duì)秩序的統(tǒng)一來(lái)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。5.系統(tǒng)化。對(duì)辦公室內(nèi)的部門(mén)、單元之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過(guò)整體的優(yōu)化來(lái)提升效能。6.經(jīng)濟(jì)化。對(duì)工作成本的降低和單位利益的提升，以此來(lái)提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。7.實(shí)證化。對(duì)一切工作做到真實(shí)有效，從實(shí)際情況出發(fā)，尊重客觀規(guī)律。

二、精細(xì)化管理面臨的問(wèn)題

在辦公室精細(xì)化管理推行的過(guò)程中產(chǎn)生了一些問(wèn)題，只有對(duì)這些問(wèn)題的有效解決，才能真正促進(jìn)精細(xì)化管理對(duì)辦公室效能的提升。

首先是辦公室工作的混亂無(wú)序。由于辦公室是一個(gè)重要的職能部門(mén)，在辦公室內(nèi)的工作任務(wù)又多又繁雜，辦公室工作人員在進(jìn)行工作時(shí)很容易產(chǎn)生混亂和手足無(wú)措的感覺(jué)。比如當(dāng)產(chǎn)生突發(fā)情況時(shí)，工作人員經(jīng)常會(huì)不知所措，不知道該如何正確處理手頭的工作，不知道如何安排工作的進(jìn)度，因此導(dǎo)致了辦公室工作效益和效率的無(wú)法有機(jī)統(tǒng)一，導(dǎo)致效能低下。同時(shí)由于繁雜的工作任務(wù)和龐大的工作團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致了辦公的質(zhì)量較低。又比如一些辦公文案人員，由于長(zhǎng)時(shí)期的文案工作，導(dǎo)致厭煩情緒等的產(chǎn)生，在進(jìn)行文案書(shū)寫(xiě)時(shí)，會(huì)產(chǎn)生敷衍了事的心態(tài)，導(dǎo)致文案工作諸如報(bào)告、公文等的質(zhì)量不過(guò)關(guān)和不規(guī)范，這些情況的存在都十分不利于辦公室效能的提升和整體工作的有效開(kāi)展。其次是服務(wù)的水平。許多辦公人員的工作態(tài)度不佳，服務(wù)不過(guò)關(guān)，言語(yǔ)措辭不正確，在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和普通員工等的服務(wù)方面沒(méi)有正確的積極的表現(xiàn)，或者表現(xiàn)的態(tài)度天差地別等，這些，都體現(xiàn)了辦公室服務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)的缺失和心理素質(zhì)的不過(guò)關(guān)，從而導(dǎo)致辦公室整體工作效能低下。此外，在推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程中，辦公室的參謀作用也十分重要，但在實(shí)際的情況下，辦公室的參謀作用難以得到體現(xiàn)，這對(duì)管理決策層面的信息分析和處理是十分不利的。

三、推進(jìn)精細(xì)化管理的措施

（一）更新觀念，提升認(rèn)識(shí)。辦公室工作人員要對(duì)精細(xì)化管理的理念宗旨進(jìn)行了解，明確細(xì)節(jié)的重要性，通過(guò)對(duì)細(xì)節(jié)的把握，使每一項(xiàng)工作都能做到一絲不茍和細(xì)致合理。其次，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)吩咐的工作，不拖延，不延遲，讓一層層傳遞的文件不在自己的手中積壓，避免一些差錯(cuò)的產(chǎn)生。同時(shí)對(duì)于辦公室服務(wù)人員來(lái)說(shuō)，不能對(duì)要求辦事的人嗤之以鼻或者持冷漠的態(tài)度，而是應(yīng)該盡心竭力地提供咨詢(xún)和幫助，樹(shù)立好企業(yè)的形象。最后是對(duì)辦公室的工作進(jìn)行梳理，合理安排工作，對(duì)工作進(jìn)行全面的思考和合理的安排，遇事冷靜，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，開(kāi)展工作做到有條不紊。

（二）明確責(zé)能，細(xì)化流程。首先，辦公室人員要按照自身職能辦事，要服務(wù)好所要服務(wù)的對(duì)象，一律持公正客觀的態(tài)度對(duì)待，做好監(jiān)督工作。其二，按照流程進(jìn)行辦事。保障程序簡(jiǎn)潔和流程的順利，對(duì)每項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)節(jié)的落實(shí)，對(duì)工作進(jìn)行優(yōu)化，做好相應(yīng)的調(diào)查研究工作，為決策提供良好的后備。第三，做好協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、同事、上級(jí)機(jī)關(guān)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖進(jìn)行領(lǐng)會(huì)，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的命令進(jìn)行落實(shí)等，對(duì)于其任務(wù)的布置，能夠做好備案，對(duì)于同事相處過(guò)程中產(chǎn)生的矛盾進(jìn)行及時(shí)的協(xié)調(diào)和化解。