關(guān)于加強(qiáng)疾控中心檔案管理的對(duì)策與注意事項(xiàng)

文/長沙市疾病預(yù)防控制中心 肖紅玉

本文以加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作的重要性和我國傳統(tǒng)疾控中心檔案管理工作的不足之處為探究起點(diǎn)，具體分析并闡述疾控中心檔案管理的對(duì)策，自上而下、由內(nèi)而外地分析如何加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作，并說明檔案管理過程的注意事項(xiàng)。

一、加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作的重要性

（一）提高疾控中心工作效率和工作質(zhì)量。疾控中心檔案信息是疾控中心整體工作的重要基石，因此，強(qiáng)化檔案信息管理工作質(zhì)量，能夠很大程度上保證疾控中心整體工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，高效、科學(xué)的檔案管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質(zhì)量。

（二）提高疾控中心信息管理質(zhì)量。各類疾病的檔案信息對(duì)疾控中心來說是非常重要的，所以必須提升其信息管理質(zhì)量，才能確保各類檔案信息的完整性和安全性，發(fā)揮這些檔案信息的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，因此，進(jìn)一步加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作是非常重要的。

（三）提升疾控中心的整體管理水平。疾控中心檔案管理工作作為其整體管理工作的重要組成部分，是推動(dòng)工作水平不斷提升的重要力量，如今，我國各疾控中心都相繼成立較大型的檔案管理信息部門，足可見加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作對(duì)于提升其整體管理水平的重要性。

二、我國傳統(tǒng)疾控中心檔案管理工作的不足之處

（一）檔案管理紙質(zhì)化的不足。紙質(zhì)化檔案共有以下幾個(gè)缺點(diǎn)：第一，易遭水泡、蟲噬、霉變，對(duì)紙質(zhì)化檔案管理的成本較高。第二，紙質(zhì)檔案外形笨重，不方便攜帶，無形中增加了借調(diào)和歸檔工作量。第三，價(jià)格昂貴，增加了檔案管理成本。第四，占用空間大，造成空間資源浪費(fèi)。

（二）檔案管理過程不合理，資料安全性難以保障。疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理過程并不是非常細(xì)致，檔案在收集、整理、立卷和歸檔的時(shí)候容易出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)偏差，在借調(diào)過程中還容易出現(xiàn)資料丟失、外泄的情況。

（三）檔案分類不合理，資料查找存在困難。每一類疾病的檔案資料都可以按不同標(biāo)準(zhǔn)分為不同的類別，然而在傳統(tǒng)檔案管理過程中，多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下的檔案信息容易出現(xiàn)交叉重疊，使得資料查找工作存在一定的困難，同時(shí)，由于檔案管理不集中，各部門檔案信息也存在交叉錯(cuò)亂的情況。

三、疾控中心檔案管理的對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)疾控中心檔案管理工作的重視程度。

俗話說“火車快不快，全靠車頭帶?！奔部刂行念I(lǐng)導(dǎo)層重視檔案管理工作是提升檔案管理工作水平的首要前提和必要基礎(chǔ)，因此，有關(guān)部門要對(duì)疾控中心領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，強(qiáng)化其檔案信息安全意識(shí)，使其重視檔案管理工作。

（二）全面升級(jí)和優(yōu)化檔案管理過程。檔案管理工作包括收集、整理、立卷和歸檔四部分。第一，收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，在此工作中，工作人員要十分注重檔案的完整性、科學(xué)性和準(zhǔn)確性，確保收集到的資料具有較大的參考價(jià)值。第二，整理工作包括為檔案編號(hào)、根據(jù)入檔要求整理移交案卷、整理零散文件等，在此工作中，工作人員要做到認(rèn)真仔細(xì)，避免出現(xiàn)信息錯(cuò)亂或交叉的情況。第三，立卷工作即將整理后的資料進(jìn)行規(guī)整和編排，在此工作中，工作人員要分門別類做好檔案的歸類工作。第四，歸檔工作即按照一定的歸檔順序，將檔案入庫進(jìn)行保存，在此工作中，工作人員之間要做到分工明確，責(zé)任到人，防止檔案損壞甚至遺失。

（三）采用現(xiàn)代化科技手段管理檔案信息，形成“電子+紙質(zhì)”的新型檔案管理載體形式。電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理其實(shí)各有利弊，當(dāng)今世界科技雖說發(fā)展迅速，但想以電子檔案全面替代紙質(zhì)檔案還存在諸多問題，為進(jìn)一步提升檔案管理工作水平，可以采用“電子+紙質(zhì)”的新型檔案管理載體形式，既節(jié)約管理成本，又提升管理效率。

（四）加大檔案管理人才培養(yǎng)力度。高素質(zhì)的檔案管理人才對(duì)提升檔案管理水平非常重要，因此，疾控中心應(yīng)發(fā)揮自身優(yōu)勢，廣泛調(diào)動(dòng)社會(huì)資源以拓展人才招聘渠道，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人才培訓(xùn)工作，以人才的力量推動(dòng)檔案管理工作水平的快速提升。

四、疾控中心檔案管理的注意事項(xiàng)

（一）始終堅(jiān)持以人為本的科學(xué)管理理念。以人為本的管理理念即重視人在檔案管理工作中的主體作用，通過對(duì)檔案管理人員的合理調(diào)配，從而形成“各司其職，責(zé)任到人”的檔案管理工作模式，最大限度地提升人力資源利用率。

（二）以“精細(xì)化、系統(tǒng)化、全面性”為基本的工作思路。精細(xì)化即做到檔案信息準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)精確、條分縷析；系統(tǒng)化即做到檔案信息分門別類，不交叉、不重疊；全面性是指檔案信息要全面，根據(jù)檔案信息能快速找到資料。以上三點(diǎn)是檔案管理工作的基本思路，需要工作人員牢記在心并時(shí)刻注意。

（三）注意檔案信息的保密工作。首先，要定期核對(duì)檔案數(shù)量，防止檔案資料丟失，對(duì)于一些非常重要的資料，要加大巡查和檢查力度。其次，制定嚴(yán)格的檔案借調(diào)規(guī)范，防止資料外泄，通常來說，疾控中心的重要資料只允許內(nèi)部人員調(diào)用，而且該人員不僅需要有對(duì)應(yīng)的借調(diào)憑據(jù)，還要有對(duì)應(yīng)的借調(diào)權(quán)限。