疾控中心檔案工作發(fā)展思路探析

文/福建省南平市疾病預(yù)防控制中心 吳琳娟

疾控中心在我國疾病預(yù)防控制以及創(chuàng)造健康的環(huán)境等方面起著重要的作用。而各個(gè)地區(qū)的疾病控制中心所保管的檔案資料是疾病控制中心工作的基本保障。這些檔案資料數(shù)量非常龐大，但也非常的珍貴。隨著現(xiàn)如今公共衛(wèi)生事件越來越多，疾控中心檔案發(fā)展工作越來越受到政府的重視。如果檔案管理模式不合理，檔案資料保存不完善，將影響中心工作的正常開展。由于我們國家的檔案管理工作開始得比較晚，有些本身不夠發(fā)達(dá)的地區(qū)在設(shè)備、人才等方面都不夠完善，所以在管理檔案的時(shí)候往往存在著一些漏洞和問題。這些漏洞和問題如果不及時(shí)解決，就會(huì)阻礙檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。

一、疾控中心檔案工作信息化的意義

首先，檔案工作信息化之后就可以達(dá)到一次性輸入，多次性輸出的目的?？梢源蟠鬁p少再次取出檔案時(shí)信息加工的時(shí)間，增強(qiáng)了檔案信息的時(shí)效性。疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理方式大都是檔案實(shí)體文件的管理，這就需要檔案管理人員親手收集、整理、管理再提供給單位使用。這種純手工的工作方式往往工作量巨大，效率低下，必然費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，檔案管理的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化也更多地被體現(xiàn)出來。最方便的一點(diǎn)就是：檔案數(shù)據(jù)在錄入一次之后，就可以隨時(shí)反復(fù)地利用，實(shí)時(shí)性很強(qiáng)。此外，由于信息化文件的特點(diǎn)，這些檔案數(shù)據(jù)還能方便地在檔案管理部門之間實(shí)現(xiàn)快速共享。其次，檔案的使用頻率是非常高的，在工作過程中，相關(guān)人員的檔案信息會(huì)經(jīng)常被查詢并使用。如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔來記載檔案，紙質(zhì)載體將不堪重負(fù)。但如果將檔案信息化以后，相關(guān)人員的信息可以通過計(jì)算機(jī)從數(shù)據(jù)庫中直接獲取，如此一來，就不會(huì)對原始檔案造成磨損，對保護(hù)檔案有好處。

二、疾控中心檔案管理存在的問題

盡管檔案管理信息化之后會(huì)對疾控中心工作人員的工作效率帶來極大的方便，但檔案管理過程中所面臨的問題我們也必須要面對。這些問題主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的意識比較薄弱。檔案管理工作不僅非常復(fù)雜，而且非常繁瑣。這就要求工作人員能夠靜下心來，心無旁騖，默默付出，專心致志地做好每一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，做到每天必須完成當(dāng)天的任務(wù)。畢竟疾控中心在是為廣大人民群眾提供衛(wèi)生防疫服務(wù)，是一個(gè)大公無私的機(jī)構(gòu)，更是公益性機(jī)構(gòu)。換句話說，就算其檔案管理工作做得再好再優(yōu)秀，也無法創(chuàng)造太大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。沒有了利益的驅(qū)使，工作人員的工作積極性自然就不會(huì)太高。相關(guān)部門也就不夠重視這一項(xiàng)工作，不會(huì)設(shè)置專門的檔案管理部門，忽略了檔案管理專業(yè)人才的重要性。容易導(dǎo)致檔案管理的不合理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案破損甚至遺失。

（二）檔案管理機(jī)制不完善。疾控中心的檔案管理中一直都存在著管理機(jī)制不完善的情況。比如檔案歸檔不及時(shí)，業(yè)務(wù)檔案存放在業(yè)務(wù)科室，沒有歸檔到中心檔案室。也沒有按照科室細(xì)化檔案分類，籠統(tǒng)地將所有業(yè)務(wù)檔案歸結(jié)為綜合類。這就導(dǎo)致了檔案不能被充分利用，降低了檔案使用的時(shí)效性。每次使用檔案之前都要花大量的時(shí)間和人力去尋找檔案。大大降低了檔案管理發(fā)揮的作用。當(dāng)使用信息技術(shù)管理電子檔案時(shí)，因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)還不夠成熟，很多電子檔案容易出現(xiàn)損壞，導(dǎo)致無法被利用。

（三）信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一就是數(shù)據(jù)庫建設(shè)。然而在錄入檔案的時(shí)候，有些工作人員為了加快錄入速度而僅僅錄入了基本信息。如此一來，就會(huì)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)庫不完善，在之后對檔案進(jìn)行篩選和管理的時(shí)候，會(huì)由于部分信息不存在而導(dǎo)致無法篩選和管理檔案。

（四）管理模式落后。由于對檔案的操作都是人工進(jìn)行的，不僅效率低下，而且還很容易發(fā)生錄錯(cuò)的情況；檔案流動(dòng)和傳遞起來相對而言比較麻煩，部門內(nèi)部和部門之間的檔案流通機(jī)制不夠便捷；檔案更新不夠及時(shí)，很多人的檔案資料仍舊停留在好幾年前的狀態(tài)。這給工作帶來了極大的不便。

（五）檔案信息安全工作不足。由于檔案涉及人員的隱私和各項(xiàng)個(gè)人資料，因此對檔案管理的安全性會(huì)比較高。然而目前我國疾控中心的檔案安全工作還不夠完善，對于檔案數(shù)據(jù)的備份也不夠及時(shí)，信息化系統(tǒng)也存在安全漏洞。檔案系統(tǒng)如果被黑客攻擊導(dǎo)致檔案外泄，其造成的影響將是難以想象的。

三、疾控中心檔案工作問題的應(yīng)對措施

（一）增強(qiáng)對檔案管理的重視程度。這一工作的首要任務(wù)是要對領(lǐng)導(dǎo)部門的人員灌輸“檔案管理工作很重要”這一思想，讓他們充分了解到檔案管理對疾控中心工作起著重要作用。此外，政府還應(yīng)該為檔案管理部門提供適當(dāng)?shù)呢?cái)力和人力資源，多在集體會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要作用。使檔案管理部門在各部門之中樹立自己的威信。

（二）改進(jìn)疾控中心檔案工作的管理模式。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理檔案方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在檔案管理的需求了。因?yàn)殡S著社會(huì)的不斷發(fā)展，需要管理的檔案數(shù)據(jù)越來越多。所以，信息化檔案管理工作是非常必要的。若想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，務(wù)必要尋找到一套新的管理模式來適應(yīng)信息化。應(yīng)該在檔案管理工作中引進(jìn)優(yōu)秀的管理設(shè)備和先進(jìn)的管理思維，進(jìn)而建立起一套以信息技術(shù)為中心的智能管理模式。

（三）培養(yǎng)相關(guān)工作人員的素質(zhì)。上文介紹了檔案管理工作的重要性，那么為檔案管理部門培養(yǎng)合適的管理人員是非常必要的。多安排檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，并全面提高他們的素質(zhì)和管理能力，還可以適當(dāng)?shù)貜纳鐣?huì)上招聘管理人才。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，適當(dāng)改善檔案管理人才的待遇和福利，為他們提供升職加薪的機(jī)會(huì)，令他們感受到自己工作的重大意義。只有這樣，才能提升他們工作的積極性。

（四）強(qiáng)化檔案管理的法律法規(guī)。檔案管理部門需要制定出檔案信息化的規(guī)章制度。然后建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案錄入時(shí)應(yīng)具體包含哪些信息，規(guī)定內(nèi)的信息一條都不能少錄。還要規(guī)定信息多久更新錄用一次等等，各方面的標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)落到實(shí)處。

四、小結(jié)

本文首先介紹了疾控中心檔案工作信息化的意義，介紹了信息化對疾控中心檔案工作的重要作用。然后，描述了疾控中心檔案管理中存在的問題，我們需要探討相關(guān)的措施來解決或減緩這些問題。最后，針對疾控中心檔案管理中存在的問題提出了一些具有針對性的應(yīng)對措施，提供了一些解決這類問題的方向。疾控中心是國家行政機(jī)關(guān)中非常重要的一部分，它通過預(yù)防和控制疾病、殘疾等傷害，來達(dá)到創(chuàng)造健康環(huán)境、加強(qiáng)社會(huì)穩(wěn)定、保證國家安全的目的?？傊部刂行牡臋n案管理工作是非常有意義的，也是非常必要的。