淺析醫(yī)院中層干部人事檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策

文/昭通市中醫(yī)醫(yī)院 馬睿

現(xiàn)代化醫(yī)院管理的一個(gè)突出特征就是規(guī)范化、制度化建設(shè)，現(xiàn)代醫(yī)院中層干部人事檔案工作的管理也需要逐步走上規(guī)范化、制度化管理之路。那么，醫(yī)院如何提高中層干部人事檔案管理人員的工作水平和服務(wù)水平，以便更快更好地發(fā)揮醫(yī)院中層干部人事檔案的作用，為醫(yī)院干部的選拔、培養(yǎng)、管理、儲(chǔ)備人才提供科學(xué)有效的依據(jù)，是當(dāng)前每個(gè)醫(yī)院中層干部人事檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、醫(yī)院中層干部人事檔案獨(dú)特的工作要求

（一）收集與補(bǔ)充。醫(yī)院中層干部人事檔案的收集是醫(yī)院人事檔案工作的最重要的工作環(huán)節(jié)，是醫(yī)院人事檔案管理工作的最前端，其檔案收集的目標(biāo)是收集完整。那么，人事檔案的動(dòng)態(tài)性特征就決定了醫(yī)院中層干部人事檔案資料，必須經(jīng)過(guò)后續(xù)環(huán)節(jié)的補(bǔ)充工作，因而，醫(yī)院人事檔案管理者必須做到收集檔案資料的同時(shí)不斷補(bǔ)充資料，收集與補(bǔ)充工作同時(shí)進(jìn)行。

（二）醫(yī)院中層干部檔案的保密性。因?yàn)獒t(yī)院中層干部人事檔案資料涉及醫(yī)院每個(gè)中層干部個(gè)人的學(xué)習(xí)及一生的工作、生活經(jīng)歷的重大事件，比如：個(gè)人的功績(jī)、獲得的表彰及處罰，以及家庭和生活中的隱私等方方面面的情況和資料。而這些資料內(nèi)容在一定時(shí)期內(nèi)是要求保密的，具有保密性，只能由醫(yī)院人事科集中保管，并建立執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度，不得隨意公開和擴(kuò)散其個(gè)人信息，特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部、知名人士、昭通名醫(yī)，其人事檔案的保密性要求更高。

二、干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）中層干部檔案管理思想意識(shí)不足。一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，多年來(lái)，很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不能直接體現(xiàn)出醫(yī)院的工作業(yè)績(jī)，也不能為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，醫(yī)院還需要投入一定的人力、物力，因此不很重視干部檔案管理。二是管理人員和設(shè)備配備不足。目前，很多三甲醫(yī)院尚未有專職的檔案工作人員，人事檔案管理工作人員更是由人事部門的工作人員兼職，這些兼職人員一般是半路出家，對(duì)中層干部檔案管理業(yè)務(wù)不了解、不熟悉，且日常工作繁忙，沒有更多的時(shí)間投身到中層干部人事檔案管理工作中，導(dǎo)致很多中層干部人事檔案材料的收集不齊全，歸檔不及時(shí)，需要補(bǔ)充的資料收集不到。

（二）中層干部檔案資料真實(shí)性值得探討。醫(yī)院中層干部人事檔案管理，就是要確保檔案資料收集補(bǔ)充的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和可靠性，只有收集補(bǔ)充到真實(shí)、可靠的檔案信息資料，才能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)。由于大多醫(yī)院的中層干部人事檔案管理工作人員是兼職的，受時(shí)間限制和業(yè)務(wù)知識(shí)水平的限制，往往在進(jìn)行材料審核時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，一些虛假的材料混進(jìn)中層干部人事檔案中。近年來(lái)，在被查處的選人用人違紀(jì)違法案件中，不難發(fā)現(xiàn)個(gè)別不法分子肆意涂改、增減檔案材料，制作假檔案。

（三）中層干部人事檔案資料信息利用率低。現(xiàn)在醫(yī)院中層干部人事檔案的利用，僅僅限制于查閱原始的檔案材料，翻閱紙質(zhì)文本，人事檔案信息服務(wù)工作，只是一種被動(dòng)的、落后的服務(wù)狀態(tài)，而不是主動(dòng)提供信息，提出參考意見和建議，在一定程度上大大降低了其利用效率。

三、醫(yī)院中層干部人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）建立健全檔案管理工作機(jī)制。醫(yī)院必須建立健全完善的檔案管理制度及其工作人員職責(zé)，保證有專用的檔案庫(kù)房。嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)工作制度。從而有效推動(dòng)干部人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，不斷吸取和總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，保障工作有序開展。

（二）增強(qiáng)干部人事檔案管理者的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)知識(shí)。要增強(qiáng)檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，是醫(yī)院中層干部人事檔案管理的重中之重，在實(shí)際工作中，需要管理人員積極主動(dòng)地投身到工作中。同時(shí)，還需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)科室部門大力支持配合工作。配備齊全檔案管理設(shè)備的時(shí)候，還需要配備思想政治素質(zhì)好、檔案業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任。

（三）提高干部人事檔案的利用價(jià)值。醫(yī)院中層干部人事檔案管理的利用價(jià)值，是提供有效的信息資源，這就要求中層干部人事檔案記錄內(nèi)容要具備完整性和條理性。在管理工作中，要求檔案管理工作人員對(duì)干部的各類信息資料進(jìn)行合理分類，為查閱者提供不同類型的人員資料狀況，定期或不定期對(duì)收集歸檔干部人員進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總并分析，做好信息保密與信息使用之間的關(guān)系，保證干部人事檔案資料的安全性，同時(shí)也要提供相應(yīng)的信息服務(wù)，在保護(hù)的同時(shí)提高檔案信息的利用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，要使醫(yī)院中層干部人事檔案管理工作取得新的進(jìn)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和中層干部人事檔案管理人員必須協(xié)調(diào)一致，充分認(rèn)識(shí)到中層干部人事檔案管理工作的必要性和重要性。改變?cè)械墓ぷ魉悸泛凸ぷ髂Ｊ?，適應(yīng)新的檔案工作發(fā)展需要，將醫(yī)院中層干部人事檔案管理工作推向新的高度，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作健康有序發(fā)展。