提高高校人事檔案管理信息化路徑選擇

文/中共廣西科技師范學(xué)院黨委宣傳部 楊琪

高校人事檔案管理工作是高校人事管理與服務(wù)的核心內(nèi)容，也是高校人事工作的基礎(chǔ)性工程。與其他檔案管理相比，高校人事檔案管理呈現(xiàn)出專業(yè)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，具有一定的特殊性。隨著我國(guó)高等教育管理體制的創(chuàng)新和高校人事管理制度改革的不斷推進(jìn)，國(guó)家有關(guān)部門對(duì)新常態(tài)下高校的人事檔案管理工作提出了新的、更高的目標(biāo)和要求，這給高校的人事檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)。目前，我們處于信息化新時(shí)代，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日漸加劇，利用信息化社會(huì)的資源，建設(shè)信息化人事檔案管理平臺(tái)，是高校深化人事制度改革，提高人事檔案管理和服務(wù)水平的一項(xiàng)先進(jìn)方式。

一、新時(shí)代高校人事檔案管理面臨的機(jī)遇

（一）信息化保護(hù)紙質(zhì)檔案。到檔案室翻閱紙質(zhì)檔案，摘抄相關(guān)信息和復(fù)印部分檔案是當(dāng)前高校利用人事檔案的常用方式。通過調(diào)查某高校利用人事檔案的人員數(shù)據(jù)顯示（詳見“表1”），高校職能部門人員占需要查閱檔案人員總數(shù)的75%，其中包括人事部門、組織部門、外交部門、辦公室、教務(wù)部門等，另外教師、社會(huì)其他機(jī)構(gòu)人員占需要查閱檔案人員總數(shù)的25%，由于不同的人員查閱人事檔案的目的和用途不同，同樣的信息經(jīng)常會(huì)重復(fù)查找，出現(xiàn)同一份人事檔案翻閱多次的現(xiàn)象，這種利用檔案的方式費(fèi)時(shí)費(fèi)勁效率低，還會(huì)損壞原始的紙質(zhì)檔案材料。高校人事檔案的利用率很高，日常工作中要經(jīng)常查閱，特別是在每年職稱評(píng)定、工資調(diào)整時(shí)；在崗位競(jìng)聘需要確認(rèn)工作年限、職稱等信息時(shí)；在報(bào)考博士需要確認(rèn)或復(fù)印成績(jī)單等情況，有時(shí)要多次翻閱人事檔案，加上反復(fù)拆裝，都會(huì)損壞紙質(zhì)檔案材料。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，各種信息都可以通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，無需翻閱紙質(zhì)檔案，很大程度上延長(zhǎng)了人事檔案材料的壽命。

表1 高校人事檔案利用人員情況表

（二）信息化提高工作效率。目前，高校的人事檔案管理主要以實(shí)體檔案為主，工作人員主要工作是收集、整理、分類、歸檔、查閱等，這些工作都是手工操作，工作量大，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。通過調(diào)查某高校查閱人事檔案的方式數(shù)據(jù)顯示（詳見“表2”），由于人事檔案的保密性和政治性等原因，到檔案部門查閱是高校人事檔案查閱的主要方式。而在提供查閱服務(wù)時(shí)，工作人員通過各分類目錄查找需要查閱的人事檔案，再?gòu)娜耸聶n案目錄中翻閱需要查找的信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)勁。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，一次錄用可以重復(fù)使用，還可以在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享。通過建立人事檔案信息共享平臺(tái)，檔案利用人員只要登錄校園網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以快速及時(shí)地查詢相關(guān)信息，足不出戶找到想要的信息，非常便利。檔案管理員在進(jìn)行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，不需要進(jìn)行人工測(cè)算，只要人事檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)就能進(jìn)行自動(dòng)整合、統(tǒng)計(jì)、篩選等功能，大大提高了檔案利用的效率，人事檔案信息也得到很好的利用，為高校作出各項(xiàng)決策提高準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

表2 高校人事檔案利用人員查閱檔案方式情況表

（三）信息化提高管理員業(yè)務(wù)水平。信息化管理后，人事檔案管理人員能夠從繁重的收集、整理、歸類、歸檔等瑣碎的工作中解脫出來，不用長(zhǎng)時(shí)間在庫(kù)房中逗留，免受檔案防蟲產(chǎn)品、防潮產(chǎn)品對(duì)檔案管理人員身體的影響，充分保護(hù)檔案管理人員的身心健康，體現(xiàn)以教職工為本的新時(shí)代人性化管理理念。還可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)控制庫(kù)房的溫度、濕度等，不用進(jìn)入庫(kù)房就可以進(jìn)行相關(guān)工作，手工工作時(shí)間大大減少，檔案管理人員能夠抽出足夠的時(shí)間進(jìn)行檔案管理新業(yè)務(wù)、新知識(shí)的學(xué)習(xí)和鉆研，創(chuàng)新工作方式、方法，提高人事檔案管理水平。管理人員還可以通過網(wǎng)絡(luò)在線學(xué)習(xí)，方便快捷，方式靈活，效率高。

二、新時(shí)代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）技術(shù)方面的挑戰(zhàn)。國(guó)家的方針政策和法律法規(guī)是高校人事檔案管理工作的原則和基礎(chǔ)，各項(xiàng)工作都要圍繞這些原則和基礎(chǔ)來開展。高校人事檔案管理具有系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性、政治性、保密性等特征，嚴(yán)密的管理制度和管理程序是傳統(tǒng)高校人事檔案管理的特點(diǎn)，便于保管好檔案和嚴(yán)防檔案泄密。信息化時(shí)代，信息飛速傳送，人事檔案信息一旦泄露，以當(dāng)下的傳播速度，在幾秒鐘之內(nèi)就能造成不可挽回的損失。在高校人事檔案信息化道路的過程中，要妥善處理好信息的開發(fā)、利用和保密三者之間的關(guān)系，在確保高校人事檔案信息安全性、保密性的前提下，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行開發(fā)。為防止檔案信息被盜取、被篡改、被破壞等，要采用訪問和管理權(quán)限設(shè)置、安裝防火墻、登陸認(rèn)證、口令認(rèn)證等方式，選用科學(xué)的安保系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)方面保證人事檔案信息的安全，這些給人事檔案信息化管理帶來了更高的挑戰(zhàn)。

（二）工作人員業(yè)務(wù)能力挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)模式下的高校人事檔案管理，依靠的是人工對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔，提供的服務(wù)主要是通過人工查找的方式來滿足利用者的需求。而在信息時(shí)代，高校人事檔案工作人員要掌握新時(shí)代檔案信息管理的有關(guān)技術(shù)和設(shè)備的運(yùn)用，才能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，為檔案利用者提供更加優(yōu)越的服務(wù)。信息時(shí)代，人工智能、自動(dòng)化信息處理、聲像處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、微縮技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等在人事檔案管理工作領(lǐng)域的運(yùn)用越來越廣泛，對(duì)高校人事檔案工作人員的素質(zhì)要求也越來越高，對(duì)工作人員業(yè)務(wù)能力的挑戰(zhàn)前所未有，高校人事檔案工作人員僅僅熟識(shí)傳統(tǒng)的人事檔案管理知識(shí)、方式方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上形式的發(fā)展。高校的人事檔案工作人員，要不斷進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，接受繼續(xù)教育，掌握新設(shè)備的使用方法，掌握網(wǎng)絡(luò)緊急情況的應(yīng)急能力和處理辦法，具備信息化時(shí)代人事檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)的能力，開發(fā)優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)方式。

（三）管理投入方面的挑戰(zhàn)。伴隨著電子圖片、文檔、表格、視頻等電子檔案的出現(xiàn)，以及檔案的讀取、查閱對(duì)電子計(jì)算機(jī)的要求越來越高，高校人事檔案的管理越來越離不開計(jì)算機(jī)、高速掃描儀等現(xiàn)代化的硬件設(shè)備。要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的人事檔案服務(wù)，檔案信息的開發(fā)和整合、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案服務(wù)系統(tǒng)和平臺(tái)的建設(shè)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化等，都需要配套的軟件設(shè)施，這些相應(yīng)的軟硬件設(shè)施以及與之相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用，都需要投資大量的經(jīng)費(fèi)。另外，由于高校長(zhǎng)期對(duì)人事檔案管理的投入不足，部分高校的檔案庫(kù)房還是融辦公、閱檔、倉(cāng)庫(kù)為一間，空調(diào)、除濕機(jī)等溫濕度控制設(shè)備，防火、防盜等設(shè)備不足，對(duì)工作人員的檔案信息管理、服務(wù)的技術(shù)培訓(xùn)不足，只有管理者加強(qiáng)高校人事檔案管理的投入，才能為實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化提供有利保障。

三、新時(shí)代高校人事檔案管理信息化路徑

（一）樹立主動(dòng)服務(wù)理念，形成創(chuàng)新工作思維。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，檔案利用者有需要?jiǎng)t到檔案部門查閱，提供的是被動(dòng)式的服務(wù)，這種服務(wù)理念直接阻礙了高校人事檔案信息的創(chuàng)新發(fā)展。在信息化建設(shè)的進(jìn)程中，要改變高校人事檔案管理工作者的理念和思維，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，以檔案利用者為中心，主動(dòng)將人事檔案工作與網(wǎng)絡(luò)信息相結(jié)合，利用電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、微信、微博、客戶端等平臺(tái)提高服務(wù)質(zhì)量。創(chuàng)新高校人事檔案工作方式，人事檔案工作者要主動(dòng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案資源，將使用頻率高的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、分析、凝煉、整合，以備檔案利用者提高檔案利用效率；主動(dòng)建立功能豐富、安全便捷的檢索工具、檔案管理系統(tǒng)或網(wǎng)站，通過電話、網(wǎng)絡(luò)、微信等線上、線下的方式主動(dòng)與檔案利用者交流，及時(shí)回復(fù)、解答檔案利用者提出的問題，與檔案利用者展開有效的互動(dòng)?？傊?，高校人事檔案工作人員要樹立新型的服務(wù)理念，主動(dòng)服務(wù)，以檔案利用者需求為中心，主動(dòng)服務(wù)、熱情服務(wù)。

（二）提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)新型人才隊(duì)伍。提高高校人事檔案管理信息化水平，要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。加大人才培訓(xùn)力度，定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行多媒體技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn)，使他們能熟練操作現(xiàn)代化的信息管理設(shè)備，提高檔案管理人員掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的水平。實(shí)施業(yè)務(wù)能力提升工程，營(yíng)造終身學(xué)習(xí)的良好氛圍，鼓勵(lì)檔案工作人員通過參觀考察、會(huì)議交流、學(xué)術(shù)研討、進(jìn)修學(xué)習(xí)、學(xué)歷提升等方式提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷更新工作人員的檔案知識(shí)。建立科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制，提升檔案工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)和工作的積極性，鼓勵(lì)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新，不斷提高檔案管理工作效率。對(duì)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，掌握新技術(shù)能力強(qiáng)、進(jìn)步快的高校人事檔案管理工作人員進(jìn)行精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，提高員工學(xué)習(xí)新知識(shí)和掌握新知識(shí)的自信心。建立公平公正的績(jī)效考核體制，公正地評(píng)價(jià)每一位員工。建立科學(xué)合理的人事檔案人才引進(jìn)機(jī)制，將良好的道德素質(zhì)，過硬的專業(yè)知識(shí)、實(shí)踐能力作為選用人才的標(biāo)準(zhǔn)，建立和培養(yǎng)一支有效促進(jìn)高校人事檔案管理信息化的新型人才隊(duì)伍。

（三）加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，整合檔案數(shù)字資源。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展促使高校人事檔案信息載體的形式、人事檔案管理與服務(wù)方式發(fā)生了重大變化，檔案利用者對(duì)檔案服務(wù)也提出了更高的要求。目前，高校人事檔案工作人員越來越重視紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，但是對(duì)電子人事檔案的收集、整理和歸檔的意識(shí)還不夠強(qiáng)。要加大投入，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)建立高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，整合人事檔案資源，為檔案利用者提供便捷、豐富、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案信息。積極應(yīng)對(duì)信息時(shí)代對(duì)高校人事檔案管理的挑戰(zhàn)，在學(xué)校門戶網(wǎng)或檔案部門網(wǎng)頁的基礎(chǔ)之上，建立數(shù)字檔案館和移動(dòng)通信服務(wù)平臺(tái)。各高校檔案部門應(yīng)聯(lián)合協(xié)作，建立高校檔案信息資源平臺(tái)，將高校人事檔案與互聯(lián)網(wǎng)真正融合，整合高校人事檔案數(shù)字資源，促進(jìn)人事檔案服務(wù)內(nèi)容的豐富化、服務(wù)交流的雙向化、服務(wù)方式的快捷化，促進(jìn)高校人事檔案信息資源的共享度。

（四）做好信息安全防范，保證檔案信息安全。在信息化時(shí)代，高校人事檔案的安全防范工作不僅要保護(hù)好紙質(zhì)檔案，做好防火、防水、防潮、防蟲、防盜等工作，還要確保電子檔案的安全，確保人事檔案信息不被盜取、不泄露。高校檔案管理信息化進(jìn)程中，要想在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境大背景下人事檔案的利用方便快捷，人事檔案信息就存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，人事檔案利用的便利性和檔案信息的安全性形成了一對(duì)矛盾。為保障檔案信息安全，對(duì)人事檔案使用人員的身份進(jìn)行認(rèn)證和設(shè)置使用權(quán)限是關(guān)鍵，可以設(shè)置賬號(hào)登陸系統(tǒng)，利用公民身份證、指紋認(rèn)證、臉部標(biāo)識(shí)等方式實(shí)現(xiàn)人事檔案信息利用的實(shí)名制，還可以根據(jù)檔案使用人員的身份信息，根據(jù)崗位與人事檔案所有者的關(guān)系等信息設(shè)置訪問權(quán)限，哪些人員可以查詢檔案人員具體詳細(xì)資料、哪些人員可以查詢總目錄、子目錄等，防止人事檔案信息被復(fù)制、損壞或者改動(dòng)，確保人事檔案不被非法使用和訪問。確保人事檔案使用人員身份的真實(shí)性并將權(quán)限進(jìn)行準(zhǔn)確設(shè)置，確保檔案信息的安全。還要為網(wǎng)絡(luò)安裝高級(jí)別防火墻，定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)信息和訪問日志，減輕惡意訪問對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的破壞。

（五）拓寬檔案服務(wù)范圍，保障高效查詢利用。高校人事檔案部門要?jiǎng)?chuàng)新工作方式方法，充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價(jià)值，拓寬檔案服務(wù)范圍，根據(jù)實(shí)際需要增加服務(wù)項(xiàng)目，采取線上、線下相結(jié)合的方式，重點(diǎn)挖掘線上服務(wù)方式，以進(jìn)一步提高人事檔案服務(wù)水平。通過總結(jié)分析，可以根據(jù)不同用戶的需求開發(fā)差異化的服務(wù)方式，為檔案利用人員提供個(gè)性化的服務(wù)，充分利用網(wǎng)上預(yù)約、手機(jī)APP、微信公眾號(hào)等載體，使人事檔案可以直接在互聯(lián)網(wǎng)上查詢，消除空間和時(shí)間上的限制，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的開放化、網(wǎng)絡(luò)化，切切實(shí)實(shí)將高校人事檔案管理信息化水平提高到一個(gè)新的臺(tái)階。

四、結(jié)語

加快高校人事檔案管理信息化進(jìn)程，要根據(jù)社會(huì)發(fā)展，對(duì)高校人事檔案面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)進(jìn)行科學(xué)全面的分析研判，不斷更新工作人員知識(shí)，樹立主動(dòng)服務(wù)理念，以檔案利用者需求為中心，利用信息技術(shù)逐步形成創(chuàng)新工作思維；要提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大人才培訓(xùn)力度，實(shí)施業(yè)務(wù)能力提升工程，建立和培養(yǎng)一支有效促進(jìn)高校人事檔案管理信息化的新型人才隊(duì)伍。要加大投入，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)建立高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，整合人事檔案數(shù)字資源；做好信息安全防范，對(duì)訪問人員進(jìn)行身份認(rèn)證和設(shè)置使用權(quán)限，保證檔案信息安全；拓寬檔案服務(wù)范圍，達(dá)到高效查詢利用，充分利用信息科技，提高高校人事檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，使人事檔案更好地為建設(shè)一流高校工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。