“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院檔案管理新思路

文/吉林省東遼縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 王書一

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題分析

（一）管理層重視不足。對于檔案管理工作來說，雖不是醫(yī)院的專業(yè)業(yè)務(wù)，也不是醫(yī)院的重點(diǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)，但是卻是醫(yī)院管理工作中的必不可少的重要工作內(nèi)容。醫(yī)院的檔案管理中不僅存儲著醫(yī)務(wù)工作者的人事信息，同時還記錄著大量醫(yī)學(xué)案例、成果，為醫(yī)學(xué)研究和發(fā)展提供大量依據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)分析能力的不斷增強(qiáng)，數(shù)據(jù)之間不再孤立，經(jīng)過大數(shù)據(jù)處理之后，這些數(shù)據(jù)背后，能夠引申揭示出更多醫(yī)療新思路，對推動醫(yī)學(xué)界的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。相反，如果不能夠進(jìn)行科學(xué)合理的檔案管理，必將使大量數(shù)據(jù)混亂、無規(guī)則、無記錄，則不僅阻礙了醫(yī)院本身的發(fā)展，同時也對我國的醫(yī)療工作造成了相當(dāng)?shù)淖璧K。因此，醫(yī)院檔案管理工作在未來，其重要性越來越強(qiáng)，需要各部門的全方位重視。然而，在現(xiàn)實(shí)中，我們卻發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院從管理層到基層，對于醫(yī)院檔案管理工作的重視程度都不夠。管理層把更多的精力放在醫(yī)療事業(yè)本身上，卻忽略了這些為醫(yī)療事業(yè)提供輔助支撐的管理工作。部分管理人員認(rèn)為醫(yī)院的檔案管理工作不是醫(yī)院中的一個必備工作，對于醫(yī)務(wù)工作本身不能起到什么重要的作用。正是由于這樣的思想，導(dǎo)致全醫(yī)院對醫(yī)務(wù)檔案工作的不重視。

（二）管理模式不前沿。對于醫(yī)院的檔案管理工作來說，需要有前沿的緊跟時代發(fā)展的管理模式。當(dāng)前，很多醫(yī)院在管理模式上過于落后。部分醫(yī)院檔案管理制度不健全，沒能根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，針對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理。沒有統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一要求，導(dǎo)致檔案重復(fù)管理、無人管理、數(shù)據(jù)管理不足等情況發(fā)生。甚至還有部分醫(yī)院仍采用手工歸檔的方式進(jìn)行管理。手工歸檔的管理過程當(dāng)中，會由于字跡潦草、記錄不完整、年久辨認(rèn)不清等問題造成檔案數(shù)據(jù)不完整的情況。甚至，有時會造成部分重要檔案查詢不出的情況。另外，記錄方式?jīng)]有科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)定，也使得檔案管理的數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確。

（三）管理手段不先進(jìn)。當(dāng)前，信息化水平已經(jīng)全面在各行各業(yè)開展，醫(yī)院的醫(yī)療管理部門也需要不斷更新管理手段，全面采用信息化手段。在信息化管理的過程當(dāng)中，要避免出現(xiàn)信息孤島的情況。在醫(yī)院更新管理軟件的同時，一定要從全局出發(fā)，考慮新舊軟件的銜接問題，讓新軟件能夠?qū)⒃袛?shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入并直接應(yīng)用。同時，對于數(shù)據(jù)要在統(tǒng)一的軟件中進(jìn)行管理，不能全散到各部門以各自的軟件進(jìn)行管理。這樣，很容易造成數(shù)據(jù)的不一致性，為后續(xù)數(shù)據(jù)的應(yīng)用帶來麻煩。

（四）工作人員業(yè)務(wù)水平有待提高。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平直接影響著管理效果。當(dāng)前，部分檔案管理工作人員自身對于檔案管理工作的重要性的認(rèn)識還存在嚴(yán)重不足。主要原因是作為檔案管理工作人員自身也不了解檔案的重要價值，因此在收集與整理的過程當(dāng)中，不能夠按程度規(guī)范開展工作，從而使檔案數(shù)據(jù)存在大量漏洞。同時，由于檔案管理工作者缺乏醫(yī)學(xué)知識，導(dǎo)致檔案管理的過程中，對于數(shù)據(jù)和信息理解錯誤，致使檔案管理出現(xiàn)問題。另外，部分檔案管理工作者對于現(xiàn)代化管理手段、信息技術(shù)平臺的應(yīng)用等學(xué)習(xí)和接受能力有限，使得設(shè)計合理科學(xué)的平臺，在實(shí)際運(yùn)用中不能夠合理采集到科學(xué)的數(shù)據(jù)，從而造成數(shù)據(jù)的可用性差。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院檔案管理思路分析

（一）全面重視醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理工作的重要性，是毋庸置疑的，但是，現(xiàn)實(shí)中，很多醫(yī)院對于檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不足。作為檔案管理部門，要從自身宣傳做起，在醫(yī)院內(nèi)部各部門宣傳檔案管理工作的重要性，以及規(guī)范要求。讓全院上下都能將檔案管理工作作為醫(yī)院工作的重要組成部分，加以重視。同時，檔案管理工作者要鼓勵全院醫(yī)務(wù)人員積極運(yùn)用醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)能夠?yàn)獒t(yī)療工作作出貢獻(xiàn)。

（二）規(guī)范管理制度，健全管理規(guī)范。多年以來，醫(yī)院多存在重視醫(yī)療業(yè)務(wù)，輕視檔案存檔現(xiàn)象，從某種程度上降低了檔案管理效率。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員需重視檔案管理，不能再停留在相對傳統(tǒng)的檔案管理、利用上，需對檔案管理工作引起高度重視，積極、主動地學(xué)習(xí)先進(jìn)性的管理技術(shù)，在工作中起到帶頭作用。另外，醫(yī)院還需建立規(guī)范性的管理制度，以提高醫(yī)院檔案的管理水平，可從這樣幾點(diǎn)進(jìn)行：第一，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，明確每位檔案管理人員職責(zé)，保證檔案的完整性。第二，建立長效的檔案管理監(jiān)督制度，動態(tài)性地監(jiān)督檔案使用情況，避免檔案遺漏、丟失。對于出現(xiàn)問題的檔案，隨時詢問科室。第三，根據(jù)醫(yī)院的具體情況，制定符合規(guī)范的檔案管理制度，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。信息化改革非常重要。這就需要及時更新檔案管理理念，使每位檔案管理人員充分了解檔案管理的重要性，簡化繁瑣的檔案管理流程，整合信息化管理流程，減輕工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理質(zhì)量。其次，建立新的檔案管理平臺。在檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)期間，整合有效的信息資源，加大網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的投入力度，并為其配備合適的軟件、硬件，構(gòu)建全新的管理平臺，促進(jìn)檔案信息化管理信息化。分類管理制度。由于醫(yī)院管理工作涉及各類數(shù)據(jù)，如不進(jìn)行分類管理，則數(shù)據(jù)會雜亂。因此，檔案管理部門要將數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理，桉大類小類進(jìn)行分門別類管理。管理中要注意數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確性與完整性，只有如此，才能保證數(shù)據(jù)在應(yīng)用中的正確性。

（三）強(qiáng)化信息化管理手段。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的現(xiàn)階段，各種信息技術(shù)被廣泛用于各領(lǐng)域，特別是醫(yī)院檔案管理中，強(qiáng)化醫(yī)院檔案的信息化管理，能滿足檔案的使用需求。首先，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)性的管理理念。

（四）全面提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員的工作素質(zhì)和醫(yī)院檔案管理水平關(guān)系密切，只有提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能保證管理工作的順利開展，提高管理效率。醫(yī)院可借助各種形式培訓(xùn)檔案管理人員，重視實(shí)際工作、培訓(xùn)工作的結(jié)合，通過專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理意識，使每位檔案管理人員充分了解檔案管理知識。同時，按時考察檔案人員的管理知識，鞏固操作技能，加快檔案管理模式的改革。另外，還可引入先進(jìn)、專業(yè)的檔案管理人才，實(shí)施持續(xù)性的檔案管理宣傳工作，提高醫(yī)院檔案的管理效能。

三、應(yīng)用效果

按照以上管理新思路進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的改革，在實(shí)踐中取得了很好的效果。由于檔案管理部門宣傳到位，一線醫(yī)務(wù)工作者利用檔案數(shù)據(jù)積極進(jìn)行科研工作，使得檔案數(shù)據(jù)得到有效利用。同時，全院上下關(guān)注到檔案管理工作的重要性，從醫(yī)務(wù)工作者到管理人員對于醫(yī)院的檔案管理工作是日益重視，這給醫(yī)院的檔案管理工作的全面改革帶來了新的契機(jī)。檔案管理工作部門從管理模式、管理手段這些根本技術(shù)手段入手，重新梳理了管理流程，提出了新的管理規(guī)范與模式，運(yùn)用信息化管理手段，對數(shù)據(jù)進(jìn)行了全方位的管理。使得醫(yī)院的檔案管理工作高效、科學(xué)地順利開展。