淺析國際火電EPC項目文檔管理
——以巴西1×345MW燃煤電站項目為例

文/山東電力工程咨詢院有限公司 王紅娟

火電EPC項目文檔管理即工程總承包單位根據(jù)文件生命周期理論，建立項目文檔管控體系以及各種計劃、程序和規(guī)范，實現(xiàn)項目文檔管理的全員參與、全過程管控，從文件信息的角度保證項目的順利實施，不僅實現(xiàn)項目文檔向建設(shè)單位（業(yè)主）的順利移交，更重要的是保存電廠建設(shè)過程的全部文檔，為企業(yè)各項業(yè)務(wù)建設(shè)提供支持。文檔管理是火電EPC項目管理的重要內(nèi)容之一，是工程項目管理的基礎(chǔ)和保證。完整的項目文檔是工程維修、改建、擴建和事故處理的重要依據(jù)；是評定工程質(zhì)量等級、竣工驗收的重要技術(shù)文檔；也是工程決算和進行索賠的重要根據(jù)、更是企業(yè)業(yè)務(wù)建設(shè)和知識管理實施的重要資源保障。本文以作者所在國際火電EPC項目為例，對國際火電項目文檔管理工作進行探討。

筆者所在的巴西項目是一臺345MW燃煤發(fā)電機組，項目安裝設(shè)計主要由總包方完成，土建設(shè)計由所在國分包商完成；設(shè)備分境內(nèi)采購和境外采購兩部分；項目施工分為土建和安裝，土建由項目所在國的分包商完成，安裝工作采用以中國單位為主所在國分包商為輔的模式進行。

一、國際火電EPC項目文檔的特點

項目文檔是火電EPC總承包項目建設(shè)過程的真實記錄，國際EPC總承包模式下的項目文檔除了具備國內(nèi)項目文檔管理一般特點之外，還有其自身特點。

（一）語言問題。國際項目采用的語言以合同約定為準(zhǔn)，本項目的官方語言為英語，部分當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)有特殊要求的文件要求葡語。因此，文件大部分為英語、葡語或者英葡對照，這就對文檔人員素質(zhì)和后期項目文檔管理提出了更高的要求。

（二）文件傳遞方式不同。本項目文件與核電項目文檔傳遞模式類似，采用傳遞單進行文件傳遞，紙版與電子版同步。傳遞單上標(biāo)記文件編碼、名稱、時間、接收人、單位等相關(guān)信息，文件提交時雙方簽字留存證據(jù)。

（三）文件分類不同。在國內(nèi)項目文件一般分為施工文件、設(shè)備文件、設(shè)計文件等。本項目文件只分為兩類，一類是管理性文件，包括照片、信函等；一類是技術(shù)文件，包括圖紙、方案、ITP等各類與現(xiàn)場施工相關(guān)的文件和記錄。

（四）文檔管理人員。國內(nèi)各個單位一般有專門的文檔管理人員負(fù)責(zé)文檔管理。本項目現(xiàn)場各個分包單位都是由專業(yè)技術(shù)人員進行文檔傳遞。因此，能夠更好地把握文件內(nèi)容。

（五）文件形成單位多。由于現(xiàn)場施工單位能力和經(jīng)驗有限，很難承擔(dān)較多施工項目，因此項目分包給多家施工單位，給項目文檔管理也帶來了很大的困難。

（六）文件組卷方式不同。國內(nèi)項目都是按照文件類別、單位工程等進行組卷，國際項目一般按照Databook進行組卷。組卷形式的不同對文檔管理人員也提出了更高的要求。

二、提高國際火電EPC項目文檔管理水平的措施

（一）提高合同意識。做國際項目重要的就是做合同。因此在項目合同簽訂階段一定要有經(jīng)驗豐富的文檔人員參與，以規(guī)避合同風(fēng)險。在執(zhí)行階段，項目文檔人員必須要熟練掌握合同內(nèi)容，按照合同要求進行文檔管理。在過程中注意留存項目管理的各種記錄，為后期結(jié)算和索賠提供依據(jù)。

（二）提高語言能力。語言是交流的基礎(chǔ)，也是對文檔進行識別的前提。做國際項目必須具備較強的語言能力，至少掌握官方語言英語，最好精通當(dāng)?shù)卣Z種。但是這類專業(yè)文檔人員很難招聘，因此需要在當(dāng)?shù)卣衅妇ㄓ⒄Z和葡語的人員，優(yōu)化文檔人員配置，取長補短，保證文件順利高效傳遞。

（三）提高文檔人員專業(yè)素質(zhì)。國際項目的特點決定了參與本項目管理的文檔人員不僅要具備文檔管理知識，同時還具備英文、葡萄牙語、IT、出版、項目管理等多個領(lǐng)域的專業(yè)知識，因此文檔人員必須加強培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升自身專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。

（四）總結(jié)并建立國際項目文件清單。文件清單是項目文檔控制的關(guān)鍵手段，對于文檔管理有著十分重要的指導(dǎo)意義。國內(nèi)項目我們已經(jīng)有完整的文件清單，在實施國際項目的過程中，要注意總結(jié)和梳理國際項目文件清單，為后續(xù)國際項目的實施提供借鑒和參考。

（五）建立設(shè)計、采購、施工一體化的文件編碼模式。文件編碼是項目文件的唯一標(biāo)識，文件編碼的統(tǒng)一、規(guī)范對文件的流轉(zhuǎn)、控制及跟蹤有重要意義。本項目根據(jù)合同要求及自身管理需要，采用業(yè)主編碼和單位編碼雙編碼的形式，滿足雙方管理習(xí)慣。

（六）建立項目文檔管控體系。為確保火電EPC項目文檔管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和流程化，信息文檔部應(yīng)制定一套操作性強的文檔管理程序文件，主要包括項目文檔編碼程序、項目文檔過程控制程序、項目文檔系統(tǒng)管理程序、項目文檔竣工移交管理程序等，建立統(tǒng)一的文檔管理原則和標(biāo)準(zhǔn)，并將這些程序通過培訓(xùn)、會議紀(jì)要等形式宣貫下去，保證文檔執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。

（七）提高項目文檔管理信息化程度。由于項目參與方眾多，為了提高管理效率，需引進國際先進的文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)現(xiàn)場文檔管理與國內(nèi)文檔工作的高度協(xié)同。結(jié)合國內(nèi)項目文檔管理經(jīng)驗，建立標(biāo)準(zhǔn)化的項目文檔目錄結(jié)構(gòu)、權(quán)限矩陣和分發(fā)矩陣。通過標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)和權(quán)限管控，實現(xiàn)各類人員的訪問和文檔信息共享。

三、結(jié)語

目前，國家嚴(yán)格控制火電項目的審批和規(guī)模，中國很多火電企業(yè)都開始實施走出去戰(zhàn)略，開發(fā)國際市場。文檔是項目實施過程最真實、完整的記錄，因此文檔工作必須要與國際接軌，適應(yīng)國際化的需要。企業(yè)必須提升國際項目文檔管控能力，培養(yǎng)適應(yīng)國際項目文檔管理的專業(yè)人才。