淺談應(yīng)收賬款管理

文/安陽鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 張德文

一、應(yīng)收賬款

應(yīng)收賬款是指企業(yè)在商品交易過程中，因銷售商品、提供勞務(wù)，應(yīng)向客戶收取而未取得的回報(bào)，一般采用貨幣計(jì)量，在資產(chǎn)負(fù)債表中反映為應(yīng)收賬款。它是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分。應(yīng)收款項(xiàng)包括應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款、長(zhǎng)期應(yīng)收款等特殊原因形成的應(yīng)收款項(xiàng)。

二、應(yīng)收賬款的作用

企業(yè)應(yīng)收賬款的變動(dòng)是一把雙刃劍，一方面應(yīng)收賬款的增加可以降低庫存、擴(kuò)大銷售使企業(yè)營(yíng)業(yè)利潤(rùn)增加；另一方面，應(yīng)收賬款的增加會(huì)降低企業(yè)現(xiàn)金流動(dòng)速度，延長(zhǎng)企業(yè)營(yíng)業(yè)周期。由于企業(yè)采用權(quán)責(zé)發(fā)生制核算銷售收入，企業(yè)的銷售收入與資金流入很難同步，部分銷售收入沒有相應(yīng)的現(xiàn)金流與之對(duì)應(yīng)，而企業(yè)稅負(fù)則是根據(jù)銷售收入確定，從而增加企業(yè)稅負(fù)。如果企業(yè)存在大量應(yīng)收賬款的情況下取得年度盈利，企業(yè)股東分紅所造成的現(xiàn)金流出必須由企業(yè)支付，企業(yè)因上述追求表面效益而產(chǎn)生的現(xiàn)金流出，不但沒有產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，還降低了影響企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)速度，掩蓋了企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況。

應(yīng)收賬款的存在本身就是商品交易和資金流出的產(chǎn)物，企業(yè)一方面可以借助于它來擴(kuò)大銷售，降低庫存，增強(qiáng)企業(yè)本身競(jìng)爭(zhēng)能力，同時(shí)又希望避免由于應(yīng)收賬款的增加而給企業(yè)帶來壞賬損失、資金周轉(zhuǎn)困難等弊端。因此，企業(yè)必須在銷售利潤(rùn)和增加的應(yīng)收賬款擔(dān)負(fù)的財(cái)務(wù)成本之間作出決策，只有當(dāng)所增加的銷售利潤(rùn)超過應(yīng)收賬款所增加的財(cái)務(wù)成本時(shí)，應(yīng)收賬款的增加才是可以接受的。

三、應(yīng)收賬款管理

（一）建立信用分級(jí)管控制度。企業(yè)可以建立客戶及供應(yīng)商信用分級(jí)管控制度，建立債務(wù)單位檔案，制定信用等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和不同的信用政策，并定期對(duì)債務(wù)單位信用等級(jí)做出分析調(diào)整。根據(jù)應(yīng)收款管理責(zé)任，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)債務(wù)單位檔案，定期更新。債務(wù)單位檔案內(nèi)容包括以下內(nèi)容（企業(yè)可根據(jù)具體情況適當(dāng)調(diào)整）：1.債務(wù)單位基本資料。包括但不限于債務(wù)單位的名稱、地址、聯(lián)系方式、所有權(quán)人、業(yè)務(wù)管理責(zé)任人、法人、注冊(cè)資本，及與本公司交往的時(shí)間、業(yè)務(wù)種類等。由責(zé)任部門具體業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集整理。2.債務(wù)單位特征。企業(yè)可以根據(jù)債務(wù)單位銷售區(qū)域、發(fā)展?jié)摿?、?jīng)營(yíng)理念、經(jīng)營(yíng)范圍等因素，綜合考慮經(jīng)濟(jì)政策、法律、稅收等分類管理。3.業(yè)務(wù)狀況。包括債務(wù)單位的財(cái)務(wù)狀況，如資產(chǎn)負(fù)債情況、利潤(rùn)情況、現(xiàn)金流情況；銷售狀況，如銷售業(yè)績(jī)、市場(chǎng)占比、同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情況等。4.交易現(xiàn)狀。主要包括債務(wù)單位的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、存在的困難、債務(wù)單位的戰(zhàn)略決策、未來預(yù)期及債務(wù)單位的形象、聲譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等。5.債務(wù)單位綜合評(píng)價(jià)。企業(yè)可以根據(jù)客戶基礎(chǔ)資料、經(jīng)營(yíng)狀況、交易狀況等因素采取不同權(quán)重，分別打分，對(duì)客戶進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。6.信用評(píng)級(jí)。根據(jù)對(duì)債務(wù)單位的綜合評(píng)價(jià)情況，將欠款單位劃分相應(yīng)信用等級(jí)，并根據(jù)債務(wù)單位經(jīng)營(yíng)狀況等信息變化及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（二）加強(qiáng)銷售合同管理。企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理部門或指定專門部門負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)。企業(yè)銷售產(chǎn)品時(shí)應(yīng)綜合考慮生產(chǎn)、銷售、法律等因素制定銷售合同，完善合同的內(nèi)容，明確交易各方的責(zé)任和義務(wù)，特別是違約條款、交易非常條款等相關(guān)內(nèi)容，盡可能避免日后糾紛。銷售合同對(duì)收款或付款條件、收或付款節(jié)點(diǎn)、違約處理等進(jìn)行詳細(xì)約定。為及時(shí)掌握合同內(nèi)容、監(jiān)督合同履行情況，銷售合同簽訂后，應(yīng)交檔案管理部門備案。銷售部門應(yīng)跟蹤和落實(shí)合同履行情況，并及時(shí)將合同履行過程中發(fā)生的財(cái)務(wù)原始憑證及時(shí)交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售部門提供的原始票據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門在收付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，嚴(yán)格按照合同約定辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

（三）嚴(yán)格賒銷管理。企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同客戶資信情況展開賒銷管理。一般的處于行業(yè)賣方市場(chǎng)的商品不得采取賒銷方式。企業(yè)應(yīng)根據(jù)行業(yè)情況、本企業(yè)實(shí)際等制定嚴(yán)格的賒銷制度，按照資信等級(jí)、賒銷金額等，對(duì)不同等級(jí)審批權(quán)限做出規(guī)定，根據(jù)客戶資信評(píng)價(jià)情況和市場(chǎng)銷售情況等采取不同的賒銷政策。

（四）加強(qiáng)預(yù)付賬款管控。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)預(yù)付賬款管控力度，對(duì)于不同類別的預(yù)付賬款逐筆分析，加大預(yù)付賬款力度，減少企業(yè)資金壓力。采購業(yè)務(wù)原則上不得采取預(yù)付款方式。確因特殊情況需要預(yù)付款的，應(yīng)根據(jù)供方市場(chǎng)情況、行業(yè)狀況和付款條件，確定合理的預(yù)付款額度，盡量壓縮預(yù)付款比例。采購業(yè)務(wù)主管部門在提交合同審批時(shí)，應(yīng)對(duì)預(yù)付款的必要性及談判過程進(jìn)行專項(xiàng)說明，

（五）建立應(yīng)收款項(xiàng)專用備查賬簿。企業(yè)可以根據(jù)不同應(yīng)收款項(xiàng)性質(zhì)、賬齡等因素建立應(yīng)收賬款專用備注賬簿，并與財(cái)務(wù)部門定期進(jìn)行核對(duì)。應(yīng)收賬款專用備注賬簿內(nèi)容主要可包含：欠款人名稱、交易內(nèi)容、合同編號(hào)、合同金額、合同約定收款或付款條件及日期、每筆交易發(fā)生日期、欠款金額、已收回金額、是否逾期、逾期金額、責(zé)任人（包括分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、具體經(jīng)辦人）、存在問題、備注事項(xiàng)等。具體內(nèi)容可根據(jù)應(yīng)收款項(xiàng)不同因素進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

四、逾期應(yīng)收款項(xiàng)管理

（一）加強(qiáng)催收管理。應(yīng)收款項(xiàng)的催收工作根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定，一般的由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)清收，具體應(yīng)收賬款可以指定專門清收管理部門或者指定專人負(fù)責(zé)。應(yīng)收款項(xiàng)管理責(zé)任部門和具體責(zé)任人員，應(yīng)及時(shí)關(guān)注合同到期情況，對(duì)于臨近付款期的欠款，應(yīng)提示欠款單位及時(shí)付款；對(duì)已到期或已逾期的應(yīng)收款項(xiàng)，可采用電話、傳真、電子郵件、信件、上門等形式及時(shí)催收，并對(duì)催收記錄資料進(jìn)行存檔，確保應(yīng)收款項(xiàng)催收持續(xù)不過法律催收期限。

（二）定期分析及預(yù)警。定期對(duì)本單位應(yīng)收款現(xiàn)狀、控制目標(biāo)完成情況、存在的問題等進(jìn)行分析。按月對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)的余額、賬齡、增減變動(dòng)、清收目標(biāo)完成情況、存在的問題等進(jìn)行專項(xiàng)分析，對(duì)存在壞賬風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行提示，并將相關(guān)信息及時(shí)反饋給相關(guān)責(zé)任部門、分管領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人。相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)本部門臺(tái)賬登記、財(cái)務(wù)部門反饋信息和業(yè)務(wù)開展情況，對(duì)負(fù)責(zé)清收的應(yīng)收款項(xiàng)定期總結(jié)分析，并建立預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能影響應(yīng)收款回收的事項(xiàng)（如欠款單位違約、重大資產(chǎn)重組、經(jīng)營(yíng)情況惡化、破產(chǎn)等）及逾期應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，及時(shí)完善相關(guān)措施，并將分析預(yù)警報(bào)告報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和單位負(fù)責(zé)人。

（三）建立定期對(duì)賬制度。至少每半年與欠款單位核對(duì)一次賬目，由財(cái)務(wù)部門制作對(duì)賬函，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和責(zé)任人配合完成對(duì)賬工作，形成書面的對(duì)賬記錄；雙方余額不一致的，應(yīng)編制對(duì)賬調(diào)節(jié)表，由對(duì)賬雙方簽字并加蓋財(cái)務(wù)專用章或單位公章。業(yè)務(wù)部門臺(tái)賬與財(cái)務(wù)部門應(yīng)收款明細(xì)賬也應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)。

五、應(yīng)收款項(xiàng)清收措施

（一）制定專項(xiàng)清欠方案，嚴(yán)抓行動(dòng)實(shí)施。逐筆分析應(yīng)收款項(xiàng)形成原因、形成時(shí)間，找尋原始經(jīng)辦人，劃定清收部門、清收責(zé)任人、清收時(shí)間點(diǎn)，建立臺(tái)賬跟蹤管理，對(duì)超過1年以上的應(yīng)收賬款建立專項(xiàng)檔案。

（二）建立激勵(lì)督導(dǎo)機(jī)制，嚴(yán)格考核落實(shí)。建立清收激勵(lì)和督導(dǎo)并行的考核機(jī)制，將企業(yè)每月清欠工作考核與工資、績(jī)效掛鉤，階段性清欠考核直接與責(zé)任單位工資總額掛鉤。對(duì)清欠工作進(jìn)展較慢的責(zé)任人單獨(dú)約談，明確清收責(zé)任，提出了相關(guān)要求。

（三）運(yùn)用法律途徑維權(quán)，追索欠款。依法治國(guó)是我國(guó)的國(guó)策，我國(guó)有完善的法律體系。一方面，企業(yè)必須根據(jù)法律規(guī)定進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)；另一方面，企業(yè)的合法經(jīng)濟(jì)活動(dòng)受我國(guó)法律保護(hù)。在應(yīng)收賬款的追索過程中，企業(yè)可以根據(jù)《合同法》《民法》等法律規(guī)定，使用法律武器保護(hù)自己的利益。對(duì)企業(yè)合法經(jīng)營(yíng)過程中取得的具有法律效力的書面文件要定期整理。對(duì)于資不抵債、經(jīng)營(yíng)不善的客戶，在綜合分析后應(yīng)考慮啟動(dòng)債權(quán)人申請(qǐng)破產(chǎn)程序，及時(shí)止損。