關(guān)于做好農(nóng)業(yè)科研院所辦公室工作的幾點(diǎn)思考

文/中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院草原研究所 戴雅婷 田青松 穆懷彬 夏燕

辦公室是單位的“窗口”和綜合協(xié)調(diào)中心，具有承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的作用，既承擔(dān)著參謀、調(diào)研、執(zhí)行、督辦協(xié)調(diào)等管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、業(yè)務(wù)接待、辦文辦會(huì)等服務(wù)任務(wù)。新形勢(shì)下，農(nóng)業(yè)科研院所辦公室工作的主要職能依然是參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)，但其工作不僅體現(xiàn)在機(jī)構(gòu)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)上，同時(shí)也體現(xiàn)在服務(wù)科技創(chuàng)新、生態(tài)文明建設(shè)、鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略等方面，這也讓辦公室工作呈現(xiàn)出新的重點(diǎn)和特點(diǎn)。如何應(yīng)對(duì)新形勢(shì)對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所行政管理提出的新要求，如何提高管理、服務(wù)、參謀、監(jiān)督、協(xié)調(diào)等能力，顯得尤為重要。

一、農(nóng)業(yè)科研院所辦公室特點(diǎn)和職能

（一）農(nóng)業(yè)科研院所辦公室的工作特點(diǎn)。辦公室工作的突出特點(diǎn)是政治性、服務(wù)性、綜合性，而農(nóng)業(yè)科研院所辦公室工作的特點(diǎn)更加強(qiáng)調(diào)服務(wù)性。辦公室工作的性質(zhì)決定了它是圍繞中心工作開(kāi)展服務(wù)的，以人為本、以科研為本是農(nóng)業(yè)科研院所的宗旨，因此，為科研人員服務(wù)、為科技創(chuàng)新保駕護(hù)航是辦公室工作的重要責(zé)任。辦公室在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹黨和國(guó)家的路線、方針、政策等方面，肩負(fù)著重要責(zé)任，對(duì)文件的理解、上傳下達(dá)、保密等工作，都具有很強(qiáng)的政治性。尤其是對(duì)新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)政策的解讀、傳達(dá)，對(duì)政策的安排部署和實(shí)施督查督辦，都是非常重要的工作。辦公室工作包含了調(diào)查研究、以文輔政、公文處理、檔案管理、印章管理、合同管理、督查督辦、會(huì)務(wù)、公務(wù)接待等方方面面，具有很強(qiáng)的綜合性。做好辦公室工作，必須具備多方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在精通一、兩項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，熟悉多個(gè)方面的業(yè)務(wù)，成為多面手，以適應(yīng)辦公室工作的要求。辦公室工作除了事先可以安排的一些工作外，有很多工作都是事先不能預(yù)料的、偶發(fā)性的、臨時(shí)交辦的，具有很大的被動(dòng)性。在這種情況下，為了做好服務(wù)工作，辦公室就應(yīng)在被動(dòng)中爭(zhēng)取主動(dòng)。不斷提高工作的預(yù)見(jiàn)性，加強(qiáng)應(yīng)急管理能力。

（二）農(nóng)業(yè)科研院所辦公室職能解析。新形勢(shì)下，科研院所辦公室工作的基本職能仍然是參與政務(wù)、管理事務(wù)和搞好服務(wù)，但其管理事務(wù)的方式方法有所改變，服務(wù)的對(duì)象范圍有所擴(kuò)大，其作用不再僅僅局限于單位內(nèi)部的服務(wù)、管理和協(xié)調(diào)，在科研院所服務(wù)生態(tài)文明建設(shè)、實(shí)施鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的過(guò)程中，辦公室承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)辦事機(jī)構(gòu)和群眾服務(wù)機(jī)構(gòu)的作用。1.服務(wù)職能。服務(wù)職能是農(nóng)業(yè)科研院所辦公室的最基本職能，農(nóng)業(yè)科研院所的辦公室職能首先是要服務(wù)科研、服務(wù)職工，以科技創(chuàng)新為首要任務(wù)，以全體科研人員為主，提供周到、細(xì)致的服務(wù)。在服務(wù)的過(guò)程中，要有大局意識(shí)，有為服務(wù)科研、服務(wù)職工而犧牲個(gè)人利益的決心和信念。要牢固樹(shù)立以人為本的理念，提高服務(wù)的主動(dòng)性、積極性、敏銳性，在為科研人員服務(wù)辦事的過(guò)程中，盡可能提供完善的服務(wù)，將科研人員從繁雜事務(wù)中解放出來(lái)，迅速、準(zhǔn)確、科學(xué)地做好行政服務(wù)保障工作。2.參謀職能。辦公室要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，配合領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作，并提出相應(yīng)的建議，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行正確決策。要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，深入基層開(kāi)展調(diào)研，充分了解單位存在的問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的思路，并制定實(shí)施方案，確保對(duì)策具有可行性。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)采納建議后，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好執(zhí)行工作，同時(shí)根據(jù)情況不斷調(diào)整問(wèn)題的解決方案，最后向領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的解決過(guò)程，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。要隨時(shí)了解農(nóng)業(yè)政策導(dǎo)向，準(zhǔn)確分析形勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。3.管理職能。管理職能是辦公室的主要職能之一，作為上下溝通的橋梁，需要按照上級(jí)單位要求對(duì)下級(jí)執(zhí)行部門進(jìn)行管理和監(jiān)督，確保各執(zhí)行部門能夠按照上級(jí)單位要求，按時(shí)完成工作任務(wù)。辦公室的管理職能特點(diǎn)就是要讓單位進(jìn)入到一個(gè)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、程序化的運(yùn)行狀態(tài)，提高單位的工作質(zhì)量和管理效能。4.督查督辦。督查督辦是辦公室工作的重要職能之一，其出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是為了確保單位決策的政令暢通。對(duì)重要事項(xiàng)、決議的部署、落實(shí)情況進(jìn)行督查，在某些工作實(shí)施過(guò)程中及時(shí)提出建議及反饋信息，保障重點(diǎn)工作的順利實(shí)施。在督查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取措施，確保政令暢通，貫徹落實(shí)到位。5.協(xié)調(diào)職能。一方面，辦公室需要傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，分解工作任務(wù)，部署各部門按照分工開(kāi)展工作。另一方面，需要協(xié)調(diào)各個(gè)部門的工作，妥善處理各部門之間的關(guān)系，一旦協(xié)調(diào)不當(dāng)可能會(huì)引起互相推諉甚至引發(fā)爭(zhēng)議，從而影響工作效率。建立良好的溝通體系能夠營(yíng)造融洽的工作氛圍，提高工作效率，激發(fā)工作人員潛力，確保工作高質(zhì)、高效。

二、進(jìn)一步做好農(nóng)業(yè)科研院所辦公室工作的思考

農(nóng)業(yè)科研院所辦公室存在一些共性問(wèn)題和不足：一是忙于事務(wù)，欠缺主動(dòng)參謀、統(tǒng)籌規(guī)劃。二是主動(dòng)策劃、綜合思考問(wèn)題少。三是綜合協(xié)調(diào)能力有待提高。四是督查督辦機(jī)制不健全，重要事項(xiàng)的督查落實(shí)不到位。五是基層調(diào)查研究不深入，沒(méi)有進(jìn)一步挖掘深層次問(wèn)題。六是信息渠道不暢通，信息收集、提煉能力有待加強(qiáng)。七是辦公室人員業(yè)務(wù)知識(shí)、服務(wù)科研水平還有待進(jìn)一步提高。針對(duì)這些問(wèn)題，在服務(wù)生態(tài)文明建設(shè)、支撐鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略、推進(jìn)建設(shè)一流科研院所發(fā)展的同時(shí)，科研院所辦公室還須加強(qiáng)以下幾方面的能力建設(shè)：

（一）強(qiáng)化服務(wù)生態(tài)文明建設(shè)、支撐鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略理念。一是在思想上重視研究所服務(wù)生態(tài)文明建設(shè)、支撐鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略工作，在協(xié)助單位制定中長(zhǎng)期規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、目標(biāo)時(shí)，能夠有機(jī)地將相關(guān)工作內(nèi)容納入其中。二是在組織、處理日常事務(wù)時(shí)，要主動(dòng)將之與服務(wù)生態(tài)文明建設(shè)等工作聯(lián)系在一起。三是主動(dòng)籌劃、深入挖掘宣傳素材，有計(jì)劃、有意識(shí)地對(duì)服務(wù)生態(tài)文明建設(shè)、支撐鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略等的典型事例和模范人物開(kāi)展宣傳。四是要不斷增強(qiáng)服務(wù)生態(tài)文明建設(shè)的思想觀念，積極參與相關(guān)活動(dòng)，使辦公室工作更好地服務(wù)于廣大科研人員，使辦公室工作在推動(dòng)研究所跨越發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

（二）大力提高辦公室人員專業(yè)素養(yǎng)。辦公室人員應(yīng)當(dāng)在政治上可靠、思想上敏銳、學(xué)習(xí)上刻苦、作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，還要具備較高的政策水平，較多的文化知識(shí)和寫作水平。要具備兩種精神，一是創(chuàng)新精神，勇于創(chuàng)新，銳意改革。二是實(shí)干精神，工作要埋頭苦干，嚴(yán)肅認(rèn)真，扎實(shí)負(fù)責(zé)。隨著政策環(huán)境的不斷變化，辦公室作為農(nóng)業(yè)科研院所的“窗口”和“樞紐”，與上級(jí)部門、農(nóng)業(yè)科研院校、地方政府的接觸和交流日益增多。良好的工作服務(wù)態(tài)度，不僅反映出辦公室的整體素質(zhì)、單位的形象，而且關(guān)系到服務(wù)生態(tài)文明建設(shè)等工作的質(zhì)量、效果。具備常學(xué)常更新的專業(yè)業(yè)務(wù)素養(yǎng)和熱愛(ài)農(nóng)業(yè)的工作信念，是新形勢(shì)下加強(qiáng)辦公室人員綜合素質(zhì)的關(guān)鍵所在。

（三）著力提升科學(xué)化管理水平。農(nóng)業(yè)科研院所在全力推進(jìn)跨越發(fā)展的過(guò)程中，辦公室的科學(xué)管理是單位各項(xiàng)工作順利實(shí)施的根本保證。要從單位的中心工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)工作的實(shí)際出發(fā)，合理確定分工職責(zé)，使每個(gè)部門、每個(gè)工作人員各司其職，各盡其責(zé)。要改變單憑經(jīng)驗(yàn)和慣例辦事的做法，使內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)方式和管理方法建立在科學(xué)的基礎(chǔ)之上。對(duì)過(guò)去長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)以及相沿成習(xí)的工作程序和方法，應(yīng)當(dāng)根據(jù)新形勢(shì)和新任務(wù)的要求重新加以認(rèn)識(shí)，摒棄與新形勢(shì)、新任務(wù)不相適應(yīng)的老觀念、老辦法，積極探索、采用和推廣與新形勢(shì)新任務(wù)相適應(yīng)的好辦法、好經(jīng)驗(yàn)，把精細(xì)化管理、逆向管理等多元化的科學(xué)管理理念引入辦公室工作中，形成一套規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序和工作方法。

（四）建立靈敏、暢通的信息渠道，做好參謀助手。要做好辦公室工作，必須有靈敏的信息渠道和深入調(diào)研發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的信息。一是要加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，形成一個(gè)完整的信息體系，保障單位內(nèi)外、上下工作、信息的流通。要善于發(fā)現(xiàn)信息，多渠道、多層次收集有價(jià)值的信息，提煉信息。二是要加強(qiáng)調(diào)查研究的能力，主動(dòng)抓信息，掌握第一手材料，站在全局角度和領(lǐng)導(dǎo)高度分析問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和反饋，適時(shí)提出建議和方案，為領(lǐng)導(dǎo)作決策提供服務(wù)。三是做好以文輔政發(fā)揮參謀助手的重要作用。新形勢(shì)下對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所行政管理部門的文字材料有了更高的要求，辦公室要起到“揚(yáng)聲器”作用，把上級(jí)精神準(zhǔn)確傳達(dá)到位，把基層新情況新問(wèn)題分析到位，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的意見(jiàn)和建議。同時(shí)，外送材料代表了單位的形象，要提高文字材料質(zhì)量，通過(guò)文字表達(dá)，發(fā)揮“窗口”作用，同時(shí)要發(fā)揮“質(zhì)檢員”作用，把關(guān)外送材料的準(zhǔn)確性。

綜上所述，新形勢(shì)下科研院所辦公室的職能作用被賦予了新的內(nèi)涵，對(duì)辦公室工作也提出了新的要求，只有切實(shí)結(jié)合單位發(fā)展需要，緊密圍繞單位的發(fā)展思路和中心工作，明確職能定位，創(chuàng)新工作方式，提高管理效能，才能推進(jìn)科研院所跨越發(fā)展。