辦公室工作人員應(yīng)注重提高的四種能力

文/云南省煙草公司保山市公司 楊聰娟

辦公室作為企業(yè)發(fā)展過程中的一個重要工作地點，辦公室工作人員的作用是不可替代的。提高辦公室工作人員水平，有助于提升內(nèi)部廣大職工的思想水平和整體素質(zhì)，確保各項工作能夠有序開展。有助于辦公室工作更加流暢，按部就班地將工作落到實處，促使廣大職工都能夠養(yǎng)成良好的責(zé)任意識，為企業(yè)長遠生存發(fā)展起到推動作用。故此，如何有效提升辦公室工作人員綜合能力顯得十分關(guān)鍵。結(jié)合工作實踐和經(jīng)驗，筆者認為辦公室人員應(yīng)注重提高以下四種能力。

一、提高學(xué)習(xí)能力

提高辦公室人員學(xué)習(xí)能力是新時期迎合時代發(fā)展需要的一項必備能力。一是加強政治理論的學(xué)習(xí)。在工作中，辦公室工作人員疲于各項事務(wù)性工作，在時間上和精力上都很少放在政治理論學(xué)習(xí)上。為了強化辦公室工作人員政治理論學(xué)習(xí)的舉措，首先要緊密結(jié)合我國國情和時代特征大力推進理論創(chuàng)新，進一步把思想統(tǒng)一到黨的基本路線上來，從根本上打牢人生觀、價值觀的基礎(chǔ)。二是加強科技知識學(xué)習(xí)。大家也許會認為辦公室工作與科技工作好像沒有什么關(guān)聯(lián)，所以學(xué)不學(xué)科技知識無所謂，事實上只有加強科技知識的學(xué)習(xí)，才能不斷提高科技素養(yǎng)，提高超前思維和參謀能力，提高執(zhí)政水平和執(zhí)政能力。也才會從事物的不斷變化中掌握其內(nèi)在規(guī)律；善于進行理論思維和戰(zhàn)略思維，敏銳把握發(fā)展的大趨勢，緊跟發(fā)展的新形勢，勇立時代潮頭。三是加強本職業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。辦公室工作必須加強信息和調(diào)研工作，同時確保起草的文稿和辦理的公文層次清楚，文字通順，表達準確，并符合公文的規(guī)范。信息工作是辦公室的一項重要日常工作，是領(lǐng)導(dǎo)掌握政務(wù)動態(tài)、了解社情民意的重要渠道，是妥善處置各類突發(fā)事件、緊急情況的重要基礎(chǔ)。暢通而準確的信息將有助于領(lǐng)導(dǎo)的正確決策。辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當好參謀助手，還要求我們把調(diào)研工作作為一個重要任務(wù)來抓。必須在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上制定各項實施方案和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準確、真實的依據(jù)。

二、提高思考能力

辦公室工作很多是一些瑣碎雜事，沒有人會告訴你怎么做，至少領(lǐng)導(dǎo)不會給予太多具體指導(dǎo)，這就要靠你去主動思考，不等不靠。平時工作中，要勤于思考，多問幾個為什么，多謀劃工作如何開展，多思考領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，善于站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題，多琢磨能為領(lǐng)導(dǎo)做什么，不能等領(lǐng)導(dǎo)交代什么才做什么。

同時，要勤于總結(jié)，也不能只顧往前走，還需要時不時地駐足回望，看看前進的方向是否正確，前進的步伐能否更快。要注意總結(jié)成敗得失，每一項工作、每一件事完成之后，分析哪些地方做得好，哪些地方做得不到位，舉一反三，持續(xù)改進提升。

三、提高綜合協(xié)調(diào)能力

辦公室處在溝通上下、聯(lián)系各方的樞紐位置，肩負著保證機關(guān)正常運轉(zhuǎn)、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。因此，辦公室一個很重要的職能就是綜合協(xié)調(diào)服務(wù)。要切實加強協(xié)調(diào)溝通，不但要協(xié)調(diào)好各項日常工作，對一些大事和難度較大的工作也要敢于協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào)，做好總調(diào)度、總調(diào)節(jié)。要妥善處理各方面的關(guān)系，做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的事情拖延，不讓急辦的文件積壓，不讓各種差錯發(fā)生，不讓機關(guān)形象受到影響，盡最大努力滿足和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，為領(lǐng)導(dǎo)騰出時間和精力抓大事、謀大事。

在協(xié)調(diào)溝通工作中，首先，要做到主動溝通與協(xié)調(diào)。對服務(wù)對象的訴求要善于傾聽、準確理解。對咨詢政策的服務(wù)對象，要善于解釋政策；對訴求未解決而思想不通的人員，要善于疏導(dǎo)思想，理順情緒；還要善于化解和消除各種矛盾。其次，要善于協(xié)調(diào)，選擇合適的場景、合適的空間，做到對事不對人，同時要形成有效的思維。最后，要把握時機，巧于溝通與協(xié)調(diào)。妥善處理與上級、同級和下級之間的關(guān)系，做到合作部門友好相處、協(xié)調(diào)一致。

四、提高辦事能力

辦公室工作的性質(zhì)和特點，概括起來“三句話”，參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)。辦公室工作常常處于政務(wù)與事務(wù)交叉之中，各種矛盾交織在一起，工作常常是被動的，有時是事務(wù)纏身，經(jīng)常性事務(wù)多，突擊性任務(wù)重。要做到忙而不亂，對中心工作、重點工作分清輕重緩急，注意辦法方法，注意辦事效率，確保各項工作能夠落到實處，而不是流于表面。同時在踏實肯干的基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新。要適應(yīng)信息化社會的要求，努力改進辦公手段，積極采用互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等現(xiàn)代技術(shù)手段，努力實現(xiàn)主要辦公業(yè)務(wù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和一體化，最大限度地提高辦公室的工作效率。

工作能力的提高是通過日復(fù)一日、年復(fù)一年、一點一滴、一磚一瓦積累和磨煉出來的，體現(xiàn)在日常工作的點點滴滴。不論是起草一份文稿、籌辦一場會議，還是組織一次活動，唯有用心打磨，做精每一件事中的每一個細節(jié)，方能“見水平、出精品”。